白象集团各类行文管理办法.docVIP

制作单位：行政部 制度编码：A-A-00-022 发行状态：■网络 □书面 阅读等级：■A级：全体员工 □B级：部门主管（含）以上员工 □C级：副总级（含）以上人员 建立修改记录 总页数：7 版次 生效日期 撰稿人 修改说明 A/0 030811 王涛 新制订 1.目的 为使公司的行文处理建立科学、合理、规范的程序，使行文处理准确、及时、提高文件处理的工作效率和行文质量。 2.范围 2.1.适用于集团所属各单位行文管理。 2.2.行文管理是包括对内对外行文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。 2.3.外来文件数据的接收、汇整、登录、发放等管理动作。 3．引用文件 无 4.术语定义 4.1.文件：用于以集团内各公司名义向政府单位行文之公文。 4.2.函：用于公司对外向企事业单位商洽工作、询问和答复问题等。? 4.3.签呈：用于下级对上级的请示或报告。 4.4.内部联络单：用于公司内部各单位业务接洽、联络。 4.5.通知：传达上级的指示、决定，要求下级办理遵照执行或需悉知事项。 4.6.通报：表彰先进、批评错误，传达重要情况以及需所属单位知悉事项。 4.7.外来文件：含传真、信函、邮件、电报、挂号信、报刊。 5.职责 5.1.总部行政部：负责以集团公司名义对内对外发文，以及外来文件的处理。 5.2.分公司管理部：负责分公司对内对外的发文，以及分公司外来文件的处理。 6.内容 6.1.行文分类：共分为对内及对外两类，见附件一。 6.1.1.对外行文：依行文对象可分为「文件」与「函」两种。 6.1.2.对内行文：依行文形式可分签呈、内部联络单、通知、通报四种。 6.2.文件：采用固定格式，依发文单位分为两种： 6.2.1.总部文件 6.2.1.1表头：河南省正龙食品有限公司文件 6.2.1.2适用范围：以集团公司名义向政府行政事业单位行文 6.2.1.3编 号：使用豫正[**]**号（对外） 6.2.1.4发文单位：总部管理中心行政部 6.2.1.5 行文格式：一律使用「红头文件」固定格式 6.2.1.6行文步骤：先由需求（相关）单位拟好行文内容→呈领导审核→呈总经理审批（或董事长）→转发文单位→进行编号、登录→用印→寄发 6.2.2.分公司文件 6.2.2.1.表头：河南省正龙食品有限公司**分公司文件 6.2.2.2.适用范围：用于分公司向当地政府事业单位行文。 6.2.2.3.编号：豫正*分[**]**号 6.2.2.4.发文单位：管理部 6.2.2.5.行文格式：凡对外行文，一律使用「红头文件」固定格式， 6.2.2.6.行文步骤：先由需求（相关）单位拟好行文内容→呈领导审核→呈总经理审批（或董事长）→转发文单位→进行编号、登录→用印→寄发 6.3.函：采固定格式，依发文单位分为两种： 6.3.1.总部「函」 6.3.1.1.表头：河南省正龙食品有限公司文件 6.3.1.2.适用范围：集团总公司向外部企事业单位商洽工作、询问和答复问题等。 6.3.1.3.编号：豫正 [**]**号 6.3.1.4.发文单位：总公司管理中心行政部 6.2.1.5行文步骤：先由需求（相关）单位拟好行文内容→呈领导审核→呈总经理审批（或董事长）→转发文单位→进行编号、登录→用印→寄发 6.3.2.分公司对外「函」 6.3.2.1.表头：河南省正龙食品有限公司**分公司文件 6.3.2.2.适用范围：用于向外部企事业单位商洽工作、询问和答复问题或分、子公司之间正式行文等。 6.3.2.3.编号：豫正*分[**]**号 6.3.2.4.发文单位：管理部 6.3.2.5.行文格式：一律使用「红头文件」固定格式 6.3.2.6.行文步骤：先由需求（相关）单位拟好行文内容→呈领导审核→呈总经理审批→转发文单位→进行编号、登录→用印→寄发 6.4.签呈 6.4.1.标准格式 6.4.1.1.受文者：受文者为行文者事由的最终批示者。 6.4.1.2.密级：保密文件注明密级，绝密、机密、秘密三种。 6.4.1.3.缓急：文件应注明缓急程度，以利于文件及时处理。一般文件为“缓”，要求五日内回复，急件三日回复。 6.4.1.4.主旨：事由+文种组成 6.4.1.5.正文：文件的主体部分。 6.4.1.6.附件：若签呈后有详细文件，请在附件处注明附件名称。 6.4.2.发文单位：请示单位 6.4.3.行文步骤：行文者拟稿→直属领导审核→相关会办单位会签意见→最终批示者批示→转执行单位执行 6.5.内部联络单 6.5.1.适用范围：相互没有隶属关系的平行部门之间的行文。 6.5.2.发文单位：需协调部门 6.5.3.行文步骤：拟稿单位将拟妥需协助事项→经本单位最高领导批示后→转