秘书信息工作重点.pptVIP

第四章 信息工作 总经理办公室： 李总：“小王，你到市场部去把公司在国内外的地接公司的所有资料找来，作个整理，第一，这些公司的性质；第二，各个公司接团的分成比；第三，服务质量。” 王俐抱回一大堆资料，仔细研究起来。风光公司可是个大公司，国内外都有业务，资料很多，如何整理？她自有办法：先把资料归类，分为国内和国外；接着按项找，公司的性质就是国有、集体、私营、三资等。再一一翻看这些公司的具体资料，主要是看与风光公司的分成比和有无投诉等质量问题。 实训题 王俐找了半天资料，得出以下一些基本数字： 风光公司在国内合作的地接公司有30家其中国营的10家，集体的有5家，私营的有10家，三资的有5家；国外合作的地接公司有15家，都是私营性质的； 分成比参差不齐。45家中，五五的有15家，四六（你四我六）的有10家，六四（你六我四）的有10家，三七（你三我七）的有5家；七三（你七我三）的有5家。 服务质量。45家中，没有被投诉过的只有5家，投诉过5次以上的有10家，投诉过3次以上的有20家，投诉过1次以上的10家。 王俐初步得出这些数字，但目前还是凌乱不清的，请代她用表格的形式反映出来，以便她能及时交给李总。 相关知识 （一）信息整理 1，信息分类：字母；地区；主题；数字；时间。 2，信息筛选：看来源；看标题；看正文；决定取舍。 3，信息校核：溯源；比较；核对；逻辑；调查；数理统计。 （二）信息工作程序： 收集——整理——传递——存储——利用 （三）信息传递 1，基本形式：信件；备忘录；通知或告示；传阅单；企事业内部刊物；新闻稿；新闻发布会；声明；直接邮件等。 2，方法：语言；文字（文本；表格；图表；框图）电讯（电话；传真；电子邮件；可视化辅助物；） 3，方向：内向和外向； 4，要素：信源、信道、信宿。 （四）信息存储 1，步骤：登记；编码；排列；保管。 2，方式：手工；计算机；电子化；缩微胶片。 3，工具：文件夹；文件盒；文件袋；文件柜、架。 （五）信息保密 1，注意事项：主要是注意在以下一些场合和环节中强调保密。 （1）口头信息：交谈；电话；来访；会议。 （2）书面信息：登记；签收；传递；封存；整理；送交；复印；传真；缩微；粉碎。 （3）电子信息：电脑；打印；核对；密码；杀毒；备份； 2，保密范围 （1）文件；（2）会议；（3）科技。 （4）特定信息：人事、财务、产品、客户。 秘书办公室： 陈纪：王俐，听说公司要在外地设分部，是在哪里设，都派谁去啊？ 王俐：你的消息真灵啊！这事还早呢，李总还在考虑，还没调查论证呢！哎，正好，我这里有我正在做的一份调查表，你想办法把这些数据落实一下，我还要赶着给李总写一份调查报告呢，快点啊！ 三天后陈纪交上的调查结果 合肥地区旅游市场消费专项调查 4月份，风光公司在合肥地区进行此项调查，共发出1000份问卷，回收有效问卷875份，有效率为87.5℅。本次调查采用电话访问、散发问卷、街头采访等方法进行。 被调查者的背景资料 消费者对旅游广告的意见 实训题 请根据陈纪所提供的调查结果,写一份调查报告，分析合肥地区旅游市场消费潜力,并提出自己对在合肥设公司分公司的意见。 附：调查报告格式 标题 一，前言，即交代调查的相关情况，意义； 二，调查过程 三，对调查资料的分析 1，论点…… 2，论点…… 3，论点…… 四，结论，总结中心论点，提出看法和建议。 相关知识 调查研究可先形成文字材料，再加工成调查报告，下面是两份关于大学生手机消费的文字材料例文： 如今，大学生拥有手机已不是新鲜事，广州一些高校中学生手机拥有率高达四成左右，普及率还在不断上升。但手机的使用也在校园中带来一些不文明现象，部分高校学生处负责人表示，将制定有关措施限制大学生不文明使用手机的现象。 大学生用手机有“四不文明” 　　有关机构近日对华南理工大学和广东外语外贸大学学生进行了一次问卷调查，在接受调查的100位新生中，有超过1／3的人拥有手机，其中广外学生的手机拥有率高达46%；目前还没有手机的新生，也有近2／3的人认为大学生配手机十分必要，并且想尽快拥有。记者在采访中发现，在大学校园里手机普及率如此之高，使得不少奈人寻问的“手机现象”频频发生： 　　现象一：图书馆内，本来只有轻轻的脚步声和翻书声，突然一阵尖锐的手机铃声响起，惊得四周的人频频回头。10分钟后，手机声再次响起，众多老师和学生怒目而视…… 　　现象二：课室内，老师正讲得投入，不少同学在下面低头发短信，玩得不亦乐乎；老师侃侃而谈时，突然冒出一阵个性十足的手机铃声，惹得哄堂大笑…… 现象三：已是凌晨，某大学学生宿舍，听不见说话声，但见一张张蚊帐内不断传来手机按键声，手机荧屏闪亮，大家舞动手指，与电话里的他(她)倾诉心声。 　　现象四：校道上，阵阵急促的铃声此起