会议主持及记录技巧解读.ppt

* 營建處-环安 会议主持及记录技巧 1 为什么要开会及会议成本 2 开会前/中/后的要点 3 议程设计及成功的会议要点 4 与会的规则 5 如何开会 6 倾听/记录/主持技巧 7 会议中的问题 目录 开会让你… 小组面对面沟通 众多讯息一次交流 融合意见凝聚共识 分派工作，公平合理 但开会也让你… 工作时间被分割 人多口杂，讨论耗时 晚上加班 特殊问题还是个别沟通 没有产能 别人发言比自己开口多 Delay重要工作或客户 为什么要开会？ 盘点你的会议成本 算算看，你一周内总共： 开了几个会？ 为会议花掉多少时间？ 因为开会达成几项共识？ 因为开会完成几个结论？ 因为开会加了多久的班？ 因为开会失去多少关键时刻？ 因为开会Delay多少工作？ 开会前 6 项准备 开会前的重要步骤有哪些？ 1. 先决定会议希望达成的结果 2. 想想会议是否有必要召开 3. 邀请适当的人出席 4. 准备背景资料 5. 设定会议纲领及时间表 6. 预先设想可能的冲突 开会中 3 大失败 开会时要克服哪些状况？ 1.一进会场士气散漫，没有参与感 2. 偏离主题 3. 点子干枯，鸦雀无声 开会后 3 项追踪 开会结束时要回顾哪些重点？ 1. 行动项目 2. 决议 3. 开放议题 由重要到不重要——会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。 由不尖锐到尖锐——将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。 由容易到困难——让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。 议 程 设 计 有效——借着团队的集思广益,解决个人无法完成或突破的问题,有效达到会议目标。 和谐——营造和谐的气氛,使成员对团队有安全感、信任感、认同感,展露个人才能。 参与——参与的人用心关注,才能让会议得到健全发展。 效率——当一个会议成功的要素具备后,能在预定的时间内完成开会,这就是效率。 成功的会议 与 会 规 则 要守时,坚持到底 要做事前准备 针对主题主动发发言,简短扼要 对事不对人,不做人身功击 予以真诚的肯定及赞美 倾听他人发言 用积极的话代替消极发言 以探询、谦虚代替主观论断 主持人会议内容中一系列事件,数据要以事实为依据,不得带主观猜测. 与会者提问或者引用一些事件或数据亦必须以事实为依据,不能凭感觉. 与 会 规 则 感觉与事实 感觉——即对事物主观的意念,其中包含个人的价值判断,因此感觉的产生往往因人而异。 事实——即有具体、明确的讯息陈述,与实际所发生的事件相符。 感觉与事实演练 昨日九点过后,G珠宝店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出现并要求鉴赏货品,店主打开玻璃橱窗,橱窗内的东西被人抓起,忽然有个男人迅速跑出店外,突然间警铃大响保安人员迅速赶至现场。 判 断 问 题 以下问题你认为是事实或感觉? 1.店主正在收拾店面时,有一个男人出现。 2.那个男人是强盗。 3.此事件发生于昨晚九点过后。 4.打开橱窗的男人是店主。 5.橱窗内的珠宝是迅速跑出店外的男人抓走了 6.要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走。 7.橱窗内有金饰,且有许多贵重的宝石。 8.这个故事仅牵涉店主、客人、保安人员等三个角色。 问 题 答 案 1.客人未指明是男女 ? 2.没有明确的线索显示是强盗。 ? 3. 未指明是白天九点还是晚上九点 ? 4.没有明确提出店主的性别 ? 5.没有指明是跑出店外的男人抓取橱窗内的物品? 6.没有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗内的物品迅速逃走 ? 7.只说有宝石,没有指明是金饰 ? 8.没有明确的数字或说明显示参与的人数 ? 分清什么是”事实”,什么是”感觉”了吗? 独占发言——避免冗长的发言,占用大家交流 意见的时间。 火爆浪子——要能容纳他人的发言,不可情绪 化与他人发生冲突。 优柔寡断——要思路清晰,对决议事项要果断、明确。 加入冲突——应站在中立的立场来化解冲突。 操控议程——应依照流程引导会议的进行,不可一人操控整个会议的议程。 会议主持注意事项 背景:除了会议召开的背景,也可让与会人员自我介绍,并说明对会议的期待,以促进与会人员及会议气氛的融洽 会议目的 议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间。 会议期待 如 何 开 场 如 何 总 结 宣达决议 激励动机 评估目标达成 过程回顾 悬念事项 如何让大家愿意发言 塑造会议欢乐、和谐的气氛。 建立包容、安全的讨论环境。 保持客观,对事不对人。 不以言立人,不以言废人。 设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。 主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。 有效倾听与良好沟通。 如 何 发 言 积极的发言 明确的发言 尊重的发言 坦承的发言 客观的发言 针对主题 如何