采购管理概述详解.ppt

案例：某烟草公司的采购流程 一、省外卷烟的采购流程 签定合同 供应商通知发货并开出发票 验收入库 申请付款 财务付款 二、省内卷烟的采购流程 对省内卷烟的采购业务流程与省外的情况基本相同。只是在省内的两次定货会上签定的不是合同，而是计划衔接书。在计划衔接书中没有细化到品牌，只明确购进总量。在总量不变的情况下，由省内供应商（中央直属烟厂）为主确定每月安排发货的卷烟品牌及数量。 三、现在采购流程存在的问题 1. 存在代签的情况： 有些县级公司没有与某些省外烟草公司签合同的权限，所以由其上一级分公司代它签合同。 2. 县级公司或分公司向其上级公司购进卷烟： 由于市场行情好，县级公司可能出现某种品牌短缺，这时可以向其上级分公司要货，如果分公司同意则成交，但没有正式的采购合同。分公司同样存在向省公司要烟的情况，但也没有正式的采购合同。这给以后的营销信息系统的录入采购订单造成麻烦。 3. 向省外烟草公司购进卷烟： 省公司或分公司可以从省外烟草公司购进卷烟，但必须在国家烟草交易中心签合同，这势必造成公司的开支增大。 4. 目前，在采购的过程中存在一些违规行为，上级公司规定下面不执行。如，从平级公司购进。 5. 单据不统一，这样不利于统计和日后此营销系统的实施。例如：仓库验收入库的单据在有些地方称为入库验收单，有些称为商品验收单，这些内部单据建议应在名称、格式和联数上作到统一规范 6. 缺少明确的采购订单，采购合同严肃性差。 7. 对地方烟厂缺乏管理，对其限区销售执行不严，这样，有些公司从不允许购进的地方烟厂购进卷烟。 8. 计划衔接书没有明确品牌和相应的数量，只有总数控制，给采购工作带来很大不确定性。同时也给以后的营销系统的采购订单的录入带来困难。 9. 烟厂调拨站给市县公司开的随货同行联不是发票的随货同行联，这样给财务计帐和处理带来麻烦。 对采购流程的改进 一、基本流程 供应商管理 询价和交易 采购计划管理 签定合同 合同管理 生成采购订单 订单审核确认 匹配发票 仓库验收入库 财务做相应处理 对采购流程改进的总结 1. 在改进的方案中，增加了电子商务的某些模式，如业务员根据系统储存的供应商主页地址登录到供应商的主页了解其最新信息。 2. 在供应商管理模块中，业务员可以充分掌握供应商的信息，以及交易的记录。 3. 合同管理模块对合同进行有效的管理，如用入库验收单核减合同数量等。 4. 增加了入库通知单和电子发票，仓库保管员通过入库通知单、随货同行联和实际的到货情况填写入库验收单，在此入库验收单中包含了合同信息和采购订单信息，电子发票和供应商的实物发票相关联，关联后在电子发票上同样包含了合同信息和采购订单信息，这样方便了财务处理。 5. 我们建议加强计划衔接书的严肃性，烟厂调拨站要把分解的发货计划及时通知烟草公司，以便烟草公司的采购流程顺利进行。 6. 通过使用此营销系统，单据名称、格式都规范化了，便于管理工作。 7. 业务人员可以及时查询库存情况，进行合理的采购安排和销售业务。 思考题 1.该烟草公司原来的采购流程面临哪些问题？ 2.该烟草公司基于那种技术对采购流程进行了变革？从中我们可以看出采购管理的发展趋势是什么？ 3.改进后的采购流程为该烟草公司带来了哪些好处？ 4.本案例给你的启示。 人有了知识，就会具备各种分析能力， 明辨是非的能力。 所以我们要勤恳读书，广泛阅读， 古人说“书中自有黄金屋。 ”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识， 培养逻辑思维能力； 通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平， 培养文学情趣； 通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。 有许多书籍还能培养我们的道德情操， 给我们巨大的精神力量， 鼓舞我们前进。 谢谢！ * * 第一章 采购管理概述 教材及参考书 秦小辉.采购管理.高等教育出版社.2014年8月 徐杰，鞠颂东. 采购管理（第2版）[M]. 北京：机械工业出版社，2010 朱新民，林敏晖. 物流采购管理[M].北京: 机械工业出版社,2011 董千里. 采购管理. 重庆：重庆大学出版社，2008,11. 甘明,刘洪娟,杨悦. 采购管理[M].北京:北京：中国石化出版社，2010 梁军.王刚. 采购管理（第2版）[M].北京：电子工业出版社，2010. 导入案例：让采购“创造利润” 2009年，一家集团公司的上海分公司和海南分公司分别购买了一批IBM电脑，型号相同，配置相差无几，但海南分公司的购买价格，却比上海分公司高出近两倍。这是为什么？ 李玉新，美国Emptoris集团副总裁、大中国区总经理。据他讲，一个集团的分公司花不同的钱，采购相同产品的事情经常发生。为什么？集团的采和购两个环节是脱节的，他说：“每个集团都有采购部，当所