会议营运管理第六章会议筹备管理资料讲解.ppt

会议营运管理 第六章 会议筹备管理 6.3 会议预先注册 6.3.1 会议预先注册的准备工作 (3）合同中的价格 如会议使用场所不特别强调，会场预订合同中尽量不要标明价格，特别是餐饮的价格，因为在几年筹备的时间中，价格的变化有时是非常大的。当会议的注册工作基本结束时，会议的各种数据已经非常明确。会议组织者可以再签补充合同，此时再明确会议的全部活动细节和价格。 会议营运管理 第六章 会议筹备管理 6.3 会议预先注册 6.3.1 会议预先注册的准备工作 (4）违约赔付 合同中一定要有违约赔付的条款。在漫长的筹备期间，经常会遇到一些突发事件，使早已预订的会场不能按期使用，会议组织者因此有可能得到一些补偿。 会议营运管理 第六章 会议筹备管理 6.3 会议预先注册 6.3.1 会议预先注册的准备工作 2．宾馆租用合同 注册通知书中要向会议代表公布宾馆的名称、条件和价格，一经公布便不可轻易更改，因此会议组织者一定要与所有会议使用的宾馆签订预订合同。目前我国的会议市场上，宾馆提供给会议组织者的租房合同很少是为会议专门制定的。合同中应包括如下内容：宾馆能提供给本次会议各种档次房间的数量；房价和房价中是否包含早餐和服务费等；会议房价中通常不包含代表的个人消费，如电话费、洗衣费等；会议的外报价；佣金的数量和佣金的返还方式；会议对预订房间的管理方式；任何一方不能执行合同时的赔偿条款等。 会议营运管理 第六章 会议筹备管理 6.3 会议预先注册 6.3.1 会议预先注册的准备工作 3．其他的合同 除了以上两个合同必须签订外，其他的合同可以推迟到会议注册结束后再分别签订，例如设备租用合同、展台搭建合同、论文印刷合同和车辆租用合同等。这里需要指出的是举办大型会议，有些活动是在会议举办地以外的场所举行，车辆的保证就是最大的问题，一定要按当地的惯例与汽车出租公司提前预订，并签订合同。 会议营运管理 第六章 会议筹备管理 6.3 会议预先注册 6.3.1 会议预先注册的准备工作 4．确定账号 在举办国内会议时收取代表的注册费并不存在很大的问题，但是举办国际会议时，大陆地区以外的会议代表，缴纳会议的各种费用时就必须使用美元。目前我国只有中国银行在海外的许多主要城市都建立了分支机构，对收取国外代表缴纳的各种参会费用以及退款极为方便。因此在举办国际会议时要尽量选用中国银行的账户。 会议营运管理 第六章 会议筹备管理 6.3 会议预先注册 6.3.2 起草注册通知书 注册通知书包括专业和会务两部分内容，专业内容要对代表有足够的吸引力，办理参加会议的手续要极为简便，提供给代表的各种价格也要让他们感觉到物有所值。特别是各种价格都应准确无误，一经公布没有特殊原因，不能再随意更改。注册通知书和征文通知书一样，也由正文、封面和表格三部分组成。 会议营运管理 第六章 会议筹备管理 6.3 会议预先注册 6.3.2 起草注册通知书 （一）注册通知书的正文 1. 邀请信（invitation massage or welcome massage) 2． 组织机构、会议主题和专业题目 3． 特邀的大会演讲人的身份和演讲题目 4. 会议的详细活动日程 5．会议信息 6．会议注册 7. 宾馆预订 会议营运管理 第六章 会议筹备管理 6.3 会议预先注册 6.3.2 起草注册通知书 （一）注册通知书的正文 8．陪同人员活动 9．会前和会后的旅游（Pre tour post tour) 　　 10. 付款方式 11．取消参会时的退款政策 　 　12. 一般信息 13. 联系方法 14. 地图 会议营运管理 第六章 会议筹备管理 6.3 会议预先注册 6.3.2 起草注册通知书 （二）注册通知书的封面 为了减少设计费用，也为了会议文件外观的一致性，注册通知书封面上的内容、图片和版式应基本与征文通知书一致或相似，只是尺寸大小不同。当然，也有许多会议各轮通知书的外观设计相差很大，但封面上的文字内容应该是基本相同的，应该包括：会议名称的全称、缩写；会议的举办时间；会议举办的城市；会徽；会议域名以及会议的主办单位和承办单位的名称和缩写。 会议营运管理 第六章 会议筹备管理 6.3 会议预先注册 6.3.2 起草注册通知书 （三）注册表和预订表 1. 注册表 注册表通常由以下四