excel 基本知识、工作表的建立、编辑和格式化.pptVIP

* 3.数据有效性* 限制数据类型 限制数据范围 限制数据长度 限制重复数据：在A列中没有重复数据，选择“自定义”，在“公式”栏中输入=countif(a:a,a1)=1 设置输入提示信息 设置错误信息 圈释无效数据 * 自动切换输入法 ---- 在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，你可以用以下方法实现自动切换。方法是： (1)打开所用的中文输入法，再选中需要输入中文的单元格区域； (2)打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮； (3)选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）； (4)单击“确定”按钮。这样，用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。 * 4.用下拉列表快速输入数据 如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历(小学、初 中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理 工程师、工程师、高级工程师)等，你希望减少手工录入的工作量， 这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。 选取需要设置下拉列表的单元格区域; “数据→有效性”命令，从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，如“技术员,助理工程师,工程师,高级工程师”; 选中复选框“提供下拉箭头”被选中，单击“确定”按钮即可。 这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据，从而加快了输入速度。 * 6.多个单元格中输入相同的数据或公式 选取需要输入相同数据区域; 输入数据或公式 Ctrl+Enter 5.单元格内换行(ALT + Enter) 要在一个单元格中输入几行文字，如果输入一行后敲回车键就 会移到下一单元格，而不是换行。 在输入第一行内容后，在换行处按“Alt+回车键”，即可输入 第二行内容，再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推 * 7.快速输入自定义短语 使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。 定义“自动更正”项目的方法: 单击“文件→选项→校对”命令; 在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语，如“qy”，在“替换为”框中键入要替换的内容，如“湖北汽车工业学院”，单击“添加”按钮，将该项目添加到项目列表中，单击“确定”退出。以后只要输入“qy”，则“湖北汽车工业学院”这个短语就会输到表格中。 * 8.将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间 如果你想要将一块复制的单元格插入到其他行或列之间而不是 覆盖这些行或列,可以通过下面这个简单的操作来完成: 选择你将要复制的单元格 单击编辑菜单上的复制 在工作表上选择将要放置被复制单元格的区域 按下“Ctrl+Shift+ +” 在插入对话框中选择周围单元格的移动方向，然后单击“确定”。现在，复制的单元格将插入到合适的位置，而你无需担心它们覆盖原有的信息。 * 9.输入15位以上的数字编码(1) 用’引导(2) 设置单元格格式为文本 10. 显示公式和公式求值 （1）显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的，如果想要快速知道每个单 元格中的公式形式，可以这样做： “公式”- “显示公式”。 （2）公式求值： “公式”- “公式求值” （3）错误检查 * 11.自动设置小数点如果有一大批小于1的数字要录入到Excel工作表中，如果录入前先设置自动调整小数点，将会使输入速度成倍提高。单击“文件”-“选项”-“高级”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入“2”单击“确定”按钮。此时如果你在单元格中键入的是“8888”，则在你结束输入之后，该单元格的数字自动变为“88.88”。 数据管理 1、数据获取 数据来源：ACCESS，网页，文本，数据库 2、数据分列 3、合并计算 4、数据筛选 5、数据透视表与数据透视图 插入-数据透视表 * * 课程名称：office 软件应用技术 推荐参考书： 1、《Excel 2010 函数与公式》 人民邮电出版社 胡建学编著 2、《EXCEL 2010从入门到精通》 科学出版社 杰创文化编著 教 师：刘振章 电 话: 622149)