2015年档案管理培训分析报告.ppt

文书档案的收集与整理 档章格式： 文书档案 文书档案的收集与整理 装盒、排架： 1.装盒：按文件顺序进行装盒。为节省空间，不建议一个问题（或类别）仅有几份文件也装为一盒。 ※ 特别注意：装盒时一定要按照件号的顺序排放，不要把里面的文件放错，借阅后也要放回原位，否则以后查找起来就会查找不到。 2.背脊：填写年度、保管期限和起止件号。 3.排架：按年度从档案柜最上层排起，保管期限永久和30年的可以一起排架，10年的则另排一架。 文书档案的收集与整理 重要文件的整理 重要文件：政府针对本公司的发文等 整理方式：原件可单独存放，但要注意： 1.单独存放需有目录，编顺序号； 2.复印件按原整理方式著录； 3.著录的备注里注明原件的存放处。 工程建设资料收集时就注意的问题： 1.注意相关电子文件的收集（合同、招投标文件、竣工图） 2.预立卷 3.对于图纸 有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列； 没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列。 如果某些专业的图纸较少，可以几个专业的图纸组成一卷，卷内排完一个专业，再排另一个专业。 案卷题名要注明XX项目YY及YY（YY为专业名称）图纸，如一期基建项目水电及道路管网竣工图。 分类：一级类目为基建档案，代号为04 二级类目为项目 三级类目为案卷 基建文件的收集和整理 图纸：施工图与竣工图一起排在所有文字资料之后，按单体工程、专业组卷。 基建文件的收集和整理 卷内文件整理： 1.卷内文件一般按照文件间的联系、时间顺序、施工顺序排列。 2.文字资料与文书档案相同，一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。建议：请示和批复分别著录。 基建文件的收集和整理 基建文件的收集和整理 装订： 7 案卷装订 7.1 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。 7.2 以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章 科技档案案卷构成一般要求（2008） 基建文件的收集和整理 著录：其项目大体与文书档案相同，关于项目、案卷及卷内文件著录会在档案管理系统操作中讲解 注意：案卷题名 基建案卷题名一般由项目名称、文件材料类别、文件材 料名称三部分组成。题名要确切，能够反应本卷中所含文件的内容。 不允许使用，如：“投标资料一”“投标资料二” 正确为： 一期厂房装修招投标资料； 二期均化库建设竣工图等。 基建文件的收集和整理 基建档号章格式为 其中：分类号指基建档案的一级类目代号 及项目号的组合 一般为: 04.01 全宗号 分类号 案卷号 顺序号 基建文件的收集和整理 收集时注意： 档案人员参与设备开箱验收 电子文件的收集（包括说明书的电子版、随机的U盘、光盘等） 设备档案的收集和整理 采购阶段 （1）购买仪器设备的审批文件； （2）招投标资料； （3）协议、合同； （4）谈判备忘录、附录、附件 设备档案的收集和整理——各阶段产生的文件 开箱阶段 装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单； 图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册；开箱检验记录、商检及索赔文件；运单、发票 设备档案的收集和整理——各阶段产生的文件 * * * * 南玻集团 2015年档案管理工作培训 总论 1 理论 3 实践 2 规则 Page * 档案管理工作 收集 鉴定 分类 装订 排列 上架 打印目录、 贴背脊 著录 盖章 填写档号 保管 提供利用 装盒 档 案 管 理 工 作 流 程 收 集 整 理 利 用 档 案 分 类 文书档案 基建档案 设备档案 专门证照 合同档案 光盘档案 照片档案 文书档案的收集与整理 归档文件的来源，包括但不限于： 单位内部形成的文件 集团下发的文件 政府部门针对本单位发文 需要本单位执行的文件及公司参与合作的项目，合作单位按要求向本单位提交的文件 文书档案的收集与整理 收集时间： 公司发文—月度归档或季度归档 政府批文—随时归档 零散合同—随时归档，或定期归档 各种请示、报告—按照其编号要求各部门兼职档案员定期归档 文书档案的收集与整理 档章格式： 文书档案档章格式 科技档案档案章格式 全 宗 号 年 度 保管期限 件 号 CSG01 2014 Y 003 单位代号 文件形成年度 保管期限代号 一般为三位自然数 保管期限：永久、30年、10年 代 号：Y、30