ch5-使用报表输出信息分析报告.ppt

第5章 报表 学习目标 理解不同类型报表的作用与结构 掌握使用向导创建基本报表的方法 掌握使用设计视图创建各种不同格式的报表 掌握报表中控件的使用 了解创建多级排序和分组汇总报表的方法 了解美化报表的外观并显示与打印报表方法 5.1什么是报表 报表是一种信息表示的方式，它根据用户需求重新组织数据表中的数据，并按特定的格式显示或者打印。报表也是Access数据库的一个对象，其信息可以是表或者查询的直接拷贝；也可以对数据分组，再按照所要求的任何次序对数据分类，然后按分组的次序来显示数据；还可以建立把数字相加的汇总、计算平均值或者其他的统计。可以说，只要用户能够想象出的报表，Access几乎都能够建立。 5.1.1 一个报表的例子 例5-1 学期课程表 创建和设计报表与创建和设计窗体的操作有很多共同之处，两者之间的所有控件几乎是可以共用的，它们之间的不同在于报表不能用来输入数据。如图5-1所示的学期课 程表就是使用课程统计 查询作为数据源创建的 报表。 5.1.2 报表的分类 在Access中，用户可以使用4种类型的报表。 1. 表格式报表 表格式报表的外观与通常的报表相似，以整齐的行、列形式显示记录数据，一行表示一条记录、一页可以显示多条记录。在表格式报表中，如果在设计报表时，将与字段对应的标题信息设置在页面页眉中，则报表的每一页都会有一个标题行，如图5-2所示。 2. 纵栏式报表 纵栏式报表，也也称为窗体报表，以垂直（纵向）方式在一页中显示一条或多条记录，其标题信息与数据在一起显示，左侧是标题，右侧是对应的数据记录，如图5-3所示。 3. 图表式报表 图表式报表用图表的形式显示信息，可以更直观地表示数据及数据之间的关系。可以根据实际需要选择多种不同形式的图表，如图5-4所示的是以折线图形式表示的各专业各年级学生入学的平均成绩情况。 4. 标签报表 标签报表将与表或者查询对应的一条记录中的指定内容组织为邮件标签格式，一页中可以显示多个标签，如图5-5所示。 5.1.3 建立报表的过程 建立报表不仅仅是在Access的设计视图中进行操作。实际上，在开始创建报表之前，一般均需要做一些计划及准备工作。 例5-2 请简要描述创建报表的基本过程。 解：首先，创建报表也要建立在满足用户需求的基础上。当用户需要对原始数据进行一定的处理以表达更加明确的信息时，对报表的需求就提出来了。一般来说，报表的建立过程包括以下几个步骤： ① 明确需求。明确用户希望报表提供哪些信息？这些信息以什么格式显示？等。 ② 定义报表布局。根据用户需求，定义报表的布局。比较正式的做法是做原型设计，通过某种工具（电子或者纸质的）描绘出报表的布局。在非正式的情况下，这种设计可以仅仅是大脑中的想象。 ③ 汇集数据。为报表汇集所需要的数据。如果报表中使用的数据来源于多个表，可以先创建一个查询将这些表格连接在一起，再使用查询作为报表的数据源。 ④ 使用向导或者设计视图创建报表。上述准备工作完成之后，就可以开始创建报表。如果报表的格式比较简单，一般可以通过向导创建；而如果报表的格式相对较复杂，还是需要通过设计视图建立报表。 ⑤ 打印或浏览设计的报表。 5.2 快速创建报表 Access提供了报表向导及自动创建报表两种方法快速创建报表。类似于窗体向导，用户可以先通过报表向导创建基本的报表布局，再通过设计视图修改。 5.2.1 用报表向导创建报表 例5-3 设计一个报表，以课程为单位显示学生的成绩表，报表显示内容及格式如图5-6所示。 分析：这是一个一般意义上的报表，已经有了明确的格式要求，内容按课程名称分组显示，涉及到的数据项包括课程名称、学号、姓名、班级名称和成绩。需要选择多张表作为数据源，主要操作步骤如下： ① 打开新建报表对话框。 在高校学生管理数据库窗口中选择报表对象，单击新建按钮，打开新建报表对话框，选择报表向导单击确定按钮，屏幕显示如图5-7所示的报表向导对话框。 ② 选择报表的数据源及其字段。 这里可以选择多个表或者查询中的数据（字段）。在如图5-7所示的对话框中，依次选择“表/查询”下拉列表中的“表：课程表”、“表：学生基本信息表”、“表：班级表”和“表：成绩表”后，在可用字段列表中根据需要选择其中的部分或者全部字段。 ③ 确定查看数据的方式。 在确定查看数据方式对话框中，选择“通过课程表”，如图5-8所示。如果需要，可以单击“显示更多信息”查看更加详细的说明。 ④ 确定是否添加分组级别。 如果需要，选择一个字段作为二级分组级别，否则直接进入下一步。 ⑤ 确定明细信息使用的排序次序和汇总信息。 在如图5-9所示的对话框中，确定排序字段及排序方式，选择