秘书收文制作处理摘要.pptVIP

秘书收文制作处理 一、收文的处理程序环节 签收 启封 登记 审核 拟办 批办 承办 归档 催办 ■1.签收就是签字表示收到来文，是收文处理工作的开端。小型机关只设一个综合收发室或专（兼）职收发员，负责文件的签收、拆封、登记和送阅。大中型机关多设内外两种收发。先由外收发部门收文，而后转交秘书人员（文书）。公司、企业的文书信函常由写字楼的前台或办公楼的总收发代收，秘书从专门的信箱或前台收取。 二、收文的处理程序实践详解 将文件封套上的发文机关名称，发文机关的文件编发号，以及发文机关的机要通信号、等登记在的收文簿上 仔细查看文件封套上所注的收文机关部门或姓名，是否是本机关，如有误投，应立即退回 检查无误后，收件人应认真地在送件人的投递回执清单上签名，注明收到日期，然后转送到秘书部门 ■2.启封是指有权拆封的秘书对来文拆剪封套，检查封套内来文的程序。对拆封工作应认真对待，除指定专人或主管文件工作的机要秘书拆封外，其他人员不得拆封。拆封范围是：封面上标明送本机关、机关办公室以及机关“负责人”收的所有信件。封面标有具体领导同志名字的，或“亲启”、“亲收”字样的，一般不得拆封。 注意保存原封套的完好，不要损坏封内文件、信件，必要时还应把原封套别在文件或信件后一并处理 文件的秘密等级在封套上是标明的，但如果拆封后发现是保密文件，不再转让他人阅读，拆封人员要负责保管 请示类文件，如无发文机关领导签发，或其他手续不全时，应拒收退回；在处理急件时，应告知行文错处 ■3.登记是有权拆封的秘书对所经手拆阅的文书进行管理和保护的必要措施，也是保障文书迅速办理的措施，是一项重要的制度。登记制度便于对文书的管理和保护；便于对目标文书的查找和利用；便于统计和催办；便于文书工作中的核对和交接。 登 记 用 具 作 用 收文登记簿、册的形式，主要是来文登记一览表 是将所有来文按照一定的分类标准登记在一起，起总体掌握来文及办理情况的作用 收文登记卡、单的形式 是为每一份来文做一份登记表，起重点表示该份来文办理情况的作用 ■基本按公文来源、内容以及办理情况的登记； ■中等规模的机关，所用的《收文登记簿》，对三级件（即党中央国务院文件、省委省政府文件、市委市政府文件）按发文机关名称分册登记。 ■规模较小的单位或机关收文不多，一般建立综合性的《收文登记簿》，在簿内相隔适当册页将眉端错落，标明各类文件名称，以便登记和查找。 ■有些文件不需要登记，如各种公开或内部不属机密的一般性简报，越级的请示和一般性抄件，行政事务性通知、请柬、介绍信等。 ■ 4.收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用和公文格式是否规范。 ■ 5.拟办是秘书根据来文的具体情况，对来文如何处理，拿出初步的意见，供领导或部门负责人审核决定的过程。对于秘书来说，“拟办”是在办文工作中体现“辅助管理”职能的重要环节。 秘书要做好拟办应该做好以下三点。 ■首先要对来文内容有透彻的了解掌握，要先认真阅读来文，弄清楚：来文的上、下款是否明确；来文的主要内容；提出的主要问题，这些问题是否需要办理；提出的问题与哪些部门有关系?应由哪个部门主办，由谁批示；来文的办理时限和秘密等级要求。 ■其次要对相应的政策法规、类似问题的处理常规有所掌握。 ■最后要充分掌握自己提出拟办意见的理由。拟办也可以由具体承办部门、承办人来做。 ■ 6.批办是机关领导或秘书部门负责人针对一份来文应当如何处理而做出的指示性意见，也可以是对拟办情况的肯定或否定。文件的批办工作一般由机关的负责人、秘书长或办公室主任承担。秘书的工作是辅助领导搞好批办环节。 做好批办的环节，可以使领导及时处理、掌握重要的收文，了解情况，加强对文字秘书的领导。领