如何有效地使用EMAIL摘要.pptVIP

如何有效使用E-MAIL ? 公司规则篇 Email也是双刃剑？ 目前E-MAIL已在公司普遍使用,成为信息公布、工作汇报、沟通及问题处理的工具,但同时我们也感到在使用中存在着一些问题导致沟通的不顺畅,影响了工作 目前公司内部邮件传递存在问题 有的E-MAIL没有标题,让收信人摸不着头脑 目前公司内部邮件传递存在问题 有的E-MAIL总喜欢发给与其不相干的人,白白浪费了公司的资源 目前公司内部邮件传递存在问题 有的E-MAIL洋洋洒洒写了一堆,收信人看完了内容,却不知道发信人到底需要谁的帮助 目前公司内部邮件传递存在问题 有的E-MAIL不管事无巨细,有无必要,总喜欢发给总经理,也不知道是希望总经理拿主意呢还是主持公道 目前公司内部邮件传递存在问题 明明当事人可以当面立刻说清楚的问题,往往你来我往发了很多E-MAIL,但问题仍得不到解决 E-MAIL用于沟通的原则 面对面直接沟通是首选; 电话沟通是次选; 发E-MAIL是前两项不能达成时的最后选择. E-MAIL的主要用于: 信息公布; 简单的工作汇报、沟通及处理. E-MAIL尤其不能解决: 对问题的争执 对问题的全面了解及掌握; E-MAIL的使用规范 1.???? 收信人是: A?? 必须了解该事情的人; B 必须给予发信人答复的人; E-MAIL的使用规范 1.???? 抄送者是: 只需知晓事项,无需回复写信人; E-MAIL的使用规范 1.???? 主题是: A?? 以简洁明了的文字阐述邮件内容; B 必须填写,不得空白. 邮件内容: 称呼: (希望回信之人一定要点名列出) 邮件内容: 正文: 简洁明了,建议以每行25-35个字为宜(即及时按回程键--ENTER) 不超过10行; 重点部分可用特殊字体、字形、及颜色表示以示区别. 结论一定要写明希望达成的意向,如希望谁在什么时间给予答复. 邮件内容: a)?? 结尾: 务必签署姓名; 可以以格言等做个性化签名; （签名的做法） E-MAIL的使用注意事项: 为有利于让直接领导了解自己的工作情况,有关工作的E-MAIL需抄送至直接领导; E-MAIL的使用注意事项: 发送E-MAIL时请注意相关信息的保密; E-MAIL的使用注意事项: 1.???? 除特殊情况外(如公司领导、直接领导要求等),E-MAIL无需越级发至上级领导; E-MAIL的使用注意事项: 如果双方对E-MAIL的内容有异议,请立刻停止继续以E-MAIL的方式进行沟通,使用直接沟通最有效; E-MAIL的使用注意事项: 不建议使用易令人造成误会的个人签名; E-MAIL的使用注意事项: 不传发与工作无关的E-MAIL. 电子邮件大小不超过5M E-MAIL的使用注意事项: 定时收取信件，及时回复信件，回复发件人收条。 如何有效使用E-MAIL ? 安全篇 申请外部邮箱的注意要点 申请免费E-MAILR的命名需要有一定的技巧，免费邮箱因为申请的人多，往往是那些滥发垃圾邮件的追逐对象，有些干脆用组合排序搜索用户名的方式发邮件。如果您的用户名字母和数字混着来用，或者字母间加一个连接符，这种邮箱收到的垃圾相对少多了。 邮件过滤 对于那些经常不请自来的、或者您不愿收的邮件，您可以以设定过滤的办法，把他们直接送到垃圾箱里。OUTLOOK选 [工具]-[邮件规则]-[邮件] Foxmail 选[帐戶]-[过滤器] 超大信件拒收处理 “Outlook Express”为例，打开“工具”→“邮件規則”，点击“新增”，在新邮件规则对话窗口中依据你的信箱容量（比如最大5M）在条件对话框中选择“大于”项，然后在数值栏中填写数值（比如5M） 然后，在操作对话框中选择“从服务器上删除”选项，今后，只要你的邮件服务器收到体积超过5M的大邮件时，都会自动进行删除，从而保证了你的信箱安全。 防禦電子郵件病毒 电子邮件是传播病毒最常用的途径之一，很多著名的病毒都是通过电子邮件来传输的，如造成全球经济损失十几亿美元的爱虫I LOVE YOU LITTER病毒。 防卫病毒 防卫电子邮件病毒与防卫木马一样，不要随便打开那些不明的可执行附件，即使是熟人寄来的，也要问清楚之后才打开，因为一些电子邮件病毒是自动伪装成您的朋友的电子邮件发送给您。另外及时注意电子邮件客户端程序的更新，由于OUTLOOK一直以来都是黑客们照顾的重点，并且OUTLOOK也经常出现较大的安全漏洞，我们建议不要使用OUTLOOK做为对外电子邮件客户端程序。 邮件礼节 电子邮件的格式应严格按照平信的格式，包含尊称、问候、祝福、日期。 同时发给多人的邮件，一定要注意网上礼节，不能在邮件里出現其他人的邮件地址。这一点很多人不知道也不太在意，但这可是个最基本的常识