第十讲 文书工作.ppt

第十讲 文书工作 10-1 文书工作概述 秘书工作显著的文牍性集中表现在文书工作上 （“文来文去”） 10-1-1 文书与文书工作 “公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。” ——国务院办公厅修订的《国家行政 机关公文处理办法》第5章第22条 公文处理程序示意图 文书工作的任务 A.基本任务:准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手，为改革开放和社会主义现代化建设服务。 B.具体任务： a.发文处理； b.收文处理； c.文件管理； d.文件保密； e.文件贯彻落实情况的督促检查工作； f.领导人交办的有关文件处理的其他工作。 10-1-2 文书工作的作用 文书工作是一项专业性、综合性和机要性都很强的工作。做好文书工作，对于改进文风、消除“文山”，提高办公效率，具有重要的意义。 五项作用： A.可以提高文书的质量； B.可以控制文书的总量； C.可以加快文书的运转； D.可以确保文书的安全； E.可以促进档案的管理和利用。 10-1-3 文书工作六项原则 A.准确无误； B.及时迅速； C.安全保密； D.力求精简； E.集中统一； F.党政分开。 10-1-4 行文关系与行文制度（1） 行文关系——根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。 主要有两种类型的行文关系： A.有隶属关系的上下级机关之间的行文。 B.无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种（通常用“函”行文）： a.平行机关之间的行文； b.不相隶属的机关之间的行文。 10-1-4 行文关系与行文制度（2） B.行文制度：机关行文必须共同遵守的办文规程和准则。主要有6种—— a.相互行文制度。 b.联合行文制度。 c.逐级行文制度。 d.文稿代拟制度。 e.一文一事制度。 f.公开行文制度。 案 例 二 则 1，某市卫生局向市委、市政府呈报了《关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告》。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。您认为责任在谁？ 2，国庆前夕，市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。有些自治区、兵团及中央部门所属单位认为行文有误。您看呢？ 10-2 发文处理 10-2-1发文处理五环节： 10-2-2各环节主要注意事项 A. 交拟、拟稿：交拟时，交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容，即拟文的背景、依据、意图、要求。 拟稿时的注意事项已在上一讲详细介绍了。 B.审核、签发： 关于审核的要求也已在上一讲详细介绍过。主要是抓住文稿内容、体式、行文规则，进行综合审查与核定。 签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节，也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。 关于公文签发的权限。 签发文书3项要求（认真；明确；规范） C.印制、校对 对印制工作的要求——内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。 校对非常重要，也最容易出差错，要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。 校对3种方法—— a.对校法。 b.折校法。 c.读校法（两人合作）。 D.用印、登记 发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花”。 登记即对准备发出的公文作统一记载，以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。 一般应使用《发文登记簿》，一文一页登记表，其项目有：发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。 E.封发、传递 封发，即装封发出。分5个步骤：a.清点； b.写封； c.填写发文回签单（也叫《发文回执》） d.装封；e.加封。 传递。根据文件密级高低和缓急时限的不同，其渠道和方式有：机要通信传递；机要交通传递