行政人員應有的檔案管理素養-高雄師範大學.ppt

所謂機密檔案是指：依法規定列為機密等級的檔案。 機密文書辦理歸檔前應以機密檔案專用封套裝封。 封面欄位應載項目 年度、分類號 收發文字號、被併案文號 單位名稱 案由或案名 案卷內文件起迄日期 頁數、件數、附件數 機密等級 保密期限或解密條件 保存年限 備註 填寫機密封套應注意事項 案由應於無洩密之虞下簡扼摘述。 解密條件務必請承辦人填寫解密日期（保密期限應不可逾保存年限），倘若承辦人無法判別解密日期，建議先行填寫預定之解密時間。 封套封口（含上、下封口）處，承辦人應加蓋職名章或簽名。 機密等級由本機關核定 1.填意見表及通知單，陳核後通知原受文機關。 2.填記錄單。 3.承辦人將表單及公文送交單位負責人員確認及清點。 4.各單位彙整後送交文書組。 機密等級由他機關核定 1.填意見表及建議單陳核後，以建議函知原機密等級核定機關變更。 2.填寫意見表及記錄單，若原機密文書判核結果為發文尚需填寫通知單陳核後，通知原受文機關辦理變更事宜。 3.承辦人將表單及公文送交單位負責人員確認及清點。 4.各單位彙整後送交文書組。 調案人填具調檔單申請調案 查檢有無複製品 是 否 檔管人員檢出檔案原件 檔管人員核算並註記件數.頁數及檔案應歸還日期於調案單 相關主管核准申請 否 結束 開 始 是 校內借調檔案原則 主管案件－單位主管。 非主管案件－單位主管-承辦業務主管或主任秘書。 機密檔案－單位主管-主任秘書以上。 校外機關借調檔案原則 應備函載明調用目的及調用期限 向本校提出申請 由業務承辦單位依來函簽辦 經本校首長或授權代理人核准 向檔案管理單位辦理調卷 業務單位應負稽催之責 提供檔案複製品供調案人使用 結束 Ａ 檔管人員製成調案記錄存放 檔管人員將已歸還檔案上架 調案單依規定妥善存放 調出後10天開始稽催 調卷人將公文送回文書組 檔管人員檢查檔案是否齊全 修正檔案借調紀錄並註記已歸還 結束 Ａ 借調檔案以現場閱覽或提供複製檔案原則，攜出原件應依下列原則辦理： 無法拆卷得整卷借出。 須核算件數及頁數。 借調之檔案原件應妥慎保管，違者議處並負相關責任。 以七日為限，屆期應重填調案單續借，並以三次為限。 調出之原件，如有公務急用時，得隨時催還，調案人不得拒絕。 逾期未歸者，檔案管理人員應向調案人或所屬單位辦理催歸。 * ? 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION. * * 國立高雄師範大學 總務處文書組/李蓉茱 檔案為機關重要的行政稽憑，行政人員在經辦案件過程中，經常需借助檔案以為處理業務之參考，但由於檔案數量日增，類型不一，處理過程及手續均有規範，因此行政人員如具有檔案管理素養，將有助於檔案管理工作順利進行。 檔案法 檔案法施行細則 國立高雄師範大學檔案管理作業手冊 文書處理手冊 機關檔案點收作業要點 機密檔案管理辦法 機關檔案保存年限及銷毀辦法 機關檔案檢調作業要點 機關共通性檔案保存年限基準表 國家檔案開放應用要點 機關檔案管理作業手冊 檔案及檔案管理之定義及重要性 文書與檔案管理之關聯 承辦人員應配合辦理事項 將辦畢歸檔的案件清點受領，再依照性質分門別類予以妥善整理與保管，依規