图表的设计管理.doc

图表的设计管理 图表设计是为了实施各种管理、配合生产经营的需要而进行的。因此，图表与管理制度的联系是十分密切的。要设计图表，首先应明确管理制度的功能及图表对管理制度的作用、意义；其次，设计图表有其自身应遵循的原则、程序。在此前提下，设计图表才会完整、统一，具有效率。 管理是一系列判断、决定及实行制度的过程，建立管理制度目的是减少企业组织对人为的依赖，并运用分工、合作的方法处理生产经营过程中出现的各种问题，提高工作效率。因此，管理制度对于企业而言有其相应的作用与功能： 管理制度可增加组织的工作能力； 管理制度是群体分工合作的方式； 管理制度是集体分工合作方法、稳定工作品质的方法； 管理制度是企业组织减少对人员能力与经验依赖的方法。 管理制度的制定、建立，关键是实行及实行的效果、效率及使用弹性。要实现管理制度的功能，使制度真正发挥作用，有很多途径与手段，其中，图表是一种重要工具。所以，图表对管理制度具有重要作用和意义： 确保资料收集方法的一致性，提高资料可信度； 能减少资料收集整理工作的重复，避免管理资料的流失； 能简化管理资料的收集整理过程； 能促进日常管理资料的收集、整理工作自动化，减少决策性资料搜集的困扰； 能明确划分资料的提供、传递权责关系。 设计图表时，应充分考虑图表于管理制度实行的配合关系，以便能更好发挥图表的功能，此外图表设计还有其自身应遵循的功能： 图表应有具体明确的功能； 图表流程应力求清楚、简单、迅速； 图表格式应简单、统一、易看、易填、易懂； 资料力求完整； 方便资料填写； 减少书写工作，避免不必要文字书写； 避免资料重复； 表格便于套写，减少同一资料两次以上填写； 简化表格装订工作，减少不必要重复工作； 10、格式统一便于归类； 11、表格联数适当； 12、流程设计合理； 13、体制数量适当。 图表设计制作也有一定程序，其程序如下： 图表系统 图表内容 3．图表格式； 4．图表流程； 5．图表管理。 四、检查分析步骤： （一） 检查图表系统 绘出图表的流程； 列出图表的功能、作用； 对图表重排、合并、增减。 方法：利用图表流程图或作出流程图。 图 表 流 程 图 单位 表格名称 部 部 部 仓库 厂长 经理室 总经理 联数 流 程 第 联 第 联 第 联 第 联 （二） 检查图表内容： 检查图表主要资料、参考资料及来源； 检查资料是否真实、可靠； 检查资料的时效性； 检查图表包含的资料是否必要。 （三） 检查图表格式 图表格式是否易填、易看； 图表格式是否统一； 图表格式是否简捷。 （四） 检查图表流程 目的是检查图表用途，检查图表流程是否适当。 方法： 1．绘出图表流程图（如上图） 2．分析目前图表流程； 3. 利用图表流程图，标出填制单位、参考资料单位、使用单位、审核单位、保存单位。 4.确定图表流程、填制、审核、联数。 (五) 检查图表的管理 检查图表的保密性 检查图表保留期限、保留单位、保留方法。 附：图表改善一般常用流程表 确定表格目的 ↓ 决定所需包含资料 ↓ 决定资料来源 ↓ 拟订格式 ↓ 决定流程 ↓ 决定格式及联数 ↓ 审 核 按照以上程序设计图表，可以避免缺失或遗漏，保证图表设计的完整性，对检查和完善图表设计也具有参考价值。 图表的改进 企业管理表格是针对企业生产经营情况而设计的，而企业的生产经营情况会随着外部环境的变化而变化，而且企业生产经营进程中也会有新情况出现。因此，为了生产经营管理而设计的企业管理各种图表就有定期作相应检查与改善的必要。 图表改善与原图表制定有密切联系，两者既有相同之处，也有不同的地方。无论原图表制定还是图表改善，都要以实际作业人员的作业程序、经验、知识及具体需要作判断，再利用管理人员的联想、判断，进行集体创意整理而设计出来。这是两者相同之处。原图表的制定依生产经营情况作业程序等进行设计，而图表改善则是依生产经营变化情况，在原图表的基础上进行改进设计。所以两者又有所不同。图表的改善侧重于对原图表的分析、比较，因此，图表改善多运用分析图法对原图表的系统、内容、格式，流程及管理诸方面进行具体分析，并找出原图表的各种缺陷，利用删除、合并、简化、重排、替代方法，改善原图表体系，增加表格的有效性