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基础资料编码方案 PAGE  PAGE 33 江苏大明 基础资料编码方案 （修订版V3.0）  文档控制 更改记录 日期作者版本备注更改参考2002015/07/09孙冬丽修订v3.0新增标准板编码新增组装件编码销售、财务、生产、仓库一起讨论确认新增新增切割件分类新增头尾板编码新增边丝编码新增金条编码新增废料编码新增固定资产编码新增低资易耗品编码新增辅材分类（原三级编码，改为四级编码）资材部在实际编码中同五金库确定后调整辅材编码分类 审校 日期审校人版本审校意见200 编码说明 静态数据包括：物料、客户、供应商、部门、职员、计量单位、科目等相对静止的东西。信息系统的分类编码是信息标准化工作的一项重要内容，规范的信息系统的分类编码是实现ERP信息化管理的关键。江苏大明信息依据实施文档“信息化系统编码的八项原则”为导向进行编码分类整理。“信息化系统编码的八项原则”具体内容为以下： 求唯一 通常情况下，只要物料的物理或化学性质有变化，只要物料必须要在仓库中存储，就必须为其指定一个编码，即通常所说的一物一码。比如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须编制不同的物料编码。 分类别 在编码时，一般会按一定的分类方式对编号进行分类，这样，在日常的查询或报表列印时，同类的资料才能排在一起，便于我们比较和汇总统计等。通常我们在对物料进行编码时，会按大类－中类－小类－流水号的形式进行编码，比如，第一码表示大分类，如主材、产成品、辅材、设备、备品备件等，第二、三码表示中分类，第四、五、六码表示小分类，最后是三位的流水号，通过这样的分类，我们可以保证相同类的物料在做统计分析时是可以排在一起的。 勿有意 非专业性的人员通常都要求让编号反映某些意义，使得编号容易记忆或者可以望“字“生义，常常会将英文单词的首几位或缩写字母编在编号上；再有，还要把物料的规格、尺寸等属性也要反映在料号中。在资料量不大时，这种编码方式的确可能比较方便，使用起来可能会比较符合使用者现时的习惯，但是当资料数量越来越大时，要记忆的东西太多了，实际上已经达不到当初设想的易于记忆的目的了，结果给后续新增编码造成很大的困扰，无法进行新增编码的编制。 在很多企业中，常常就是为了要整理理出有意义的料号体系，而使得编号工作变得非常困难，经常会组织很多部门，来讨论如何才能将这些有意义的东西编到编码中去，耗费了大量的人力、物力和时间，经常是编到一半发现无法编制下去。其实，料号仅是物料的代码。是为了便于计算机系统管理，而给的一个编号而已。它可以不具备任何意义，就如我们的身份证号码一样。这样，即使有上万条物料，也可以在短短的两、三周内就完成所有的编号工作。 在国外，有许多公司干脆就用乱数法则直接赋予物料编号，而丝毫不会影响电脑作业的运行。因为在交易数量庞大的信息化作业中我们不需要也不可能去记忆每一个料号所代表的物料。我们要知道的只是料件的名称规格，而所有的资料在列印或显示时，名称规格都可以随着料号出现。 避变化 如果资料的某项属性在未来有可能会发生变动，则绝不应该将此项属性纳入到编号中。否则，一旦发生变动时，是否要修改编号及如何进行修改都将会是一个十分困扰的抉择。常见的如员工编号，员工所属部门就不应该纳入员工编号中，因为部门的调整或是员工调动部门都可能会经常发生；另外如客户所属的地区，业务员分管区域等等皆是如此。通常，在系统上，可以用单独的栏位来记录这些属性。 数字好 编码最好全部用阿拉伯数字来编号。一则可提高填写、录入编号的效率，二则避免数字与某些英文字母因为形象或读音雷同而产生混淆的情形，如O与0，I与1等等。如果一定要用英文字母的话，则英文字母最好排在编号的前几码，且位数必须一致。一定要避免英文字母与数字混杂使用的情况。 在编码中，有些客户人员为了使编号段落分明而要求在编号中使用“－“符号，或者在编号中夹杂“*”、“/”等特殊符号。这些符号的使用必然影响编码的录入效率，在日常口述编号时亦会造成不便，因此最好避免采用。如果非用这些符号不可，则应该规定