时间管理与工作效率9教案.ppt

* 此处可提问： 例：对成效的挑战,衡阳大火引发消防管理法 * * * * * * * * * * 为了说明这个问题，我们再来介绍一个概念——优先矩阵 一般事情会按照优先矩阵中的重要程度和紧急程度来进行划分： 1、既重要又紧急：危机或投诉发生，必须马上处理 2、重要但不紧急：做规划、沟通、建立人际关系，虽然不紧急，但要多花时间在上面 3、不重要但紧急：电话、会议等，要尽量减少 4、既不重要也不紧急：无意义的闲聊，要尽量避免 好，我们回顾一下我们上周都做了哪些工作，把它们放在《优先矩阵》中，并写出所花时间的% 四个象限之间的关系是：如果不花时间在第二象限，那么则会增多第一象限的事情，如平时不关注健康，则会发生疾病，平时不注意设备的维护，则会发生故障，如果平时多多关注客户，则会避免客户的投诉。如果注意力总是放在第一象限和第三象限，则你会处于应变的状态中，如果你有意识调整你的注意力将其放在第二象限，则你会从应变状态转变到制变状态。所以我们应该多投资时间在第二象限。 我们不应全面否定按事情的“缓急程度”办事的习惯，但要强调的是，在编排行事的次序时应先考虑事情的“轻重”，然后再考虑事情的“缓急”。因此我们处理事情的顺序应按照M1—M2—M3—M4的顺序。 紧急情况会在毫无预警的情况下发生，而且要马上采取行动，以避免造成严重的后果。这种危机的处理工作，称为“救火”。真正的紧急事件必须立即处理。 如果能尽早计划避免紧急事件的发生是最理想的。如果你觉得自己总是化很多时间救火，就请以一星期或一个月为期，将这段时间发生的紧急状况一一记录下来，找出失火的地点及造成的损失，明确纵火犯、救火员是谁？找出每件危机的原因、行动及处理结果。然后比较各种情况，看看是不是有固定模式可循，经过分析后你可以采取某种培训、给予适当建议、设定适当的控制方式。 当危机发生时，应将受影响的时间减至最少： 1、保持冷静：在压力下解决问题 2、将主要的考虑独立出来:决定哪些损失可以忍受，哪些损失则一定要避免。你的目标是要解决问题，在不造成重大损失的前提下将事情处理好。 3、尽快恢复正常： 4、从每次危机中吸取教训： * * * * * 公私兼顾：工作+家庭 价值为先：以价值观为依据 * * * * 身体健康才能全身心的投入工作，才能有精力应对工作的种种困难。无论工作周期多紧，一定要抽时间锻炼身体，可以清晨起来跑步半小时，或者徒步上下班，或者周末踢球、游泳等，要坚持不懈，生命在于运动。健康的体魄是工作前进的动力。 7、健康体魄： 保证充足的睡眠，不仅能能恢复当天体力，还能为第二天提供充沛的精力。睡眠在人的生活中占据想当重要的地位，在一天的24小时中，睡眠占至少1/3的时间，可见睡眠是不能应付的。只有身体、大脑得到充分的休息，我们才能有旺盛的精力投入到工作中，才能提高工作效率。 8、充足的睡眠： PDCA是时间管理基本，任何事情没有转动PDCA 一定是一团乱。 P：Plan 为达成所设的指标，依你的经验要如何达成 的方法、标准 D：Do 依据计划标准去执行 C：Check 查核执行过程及结果，发现问题、分析问题 A：Action 排除不良现象及原因，修正原作业标准,继续 进行下一转的PDCA PDCA不是只转一圈而是不停的转动 二、如何做好时间管理 * 效果效率 ---- 做正确的事情 目标计划 ---- 书面界定结果 计划行动 ---- 缜密思考策划 排序罗列 ---- 优先高于一切 20 80 ---- 保证少数重点 集中分散 ---- 专注整块时间 人 事 ---- 投资情感帐户 罗盘时钟 ---- 平衡工作生活 时间管理的八大原则 * 1、明确角色、职责与目标 公私兼顾：工作+家庭 价值为先：以价值观为依据 时间管理的核心步骤－第一步 * 2、列出事件清单 主动性任务 --帮你实现工作目标 应对性任务 --不太重要却不可缺少 每日计划 会见 30-06-2015 时间管理的核心步骤－第二步 * 3、排定事业次序 根据： 工作的重要程度 (重要的工作需要安排足够的时间处理） 工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理） 时间管理的核心步骤－第三步 * 重要，紧急 重要，不紧急 重要 紧急 Ⅱ I Ⅳ Ⅲ 不重要，紧急 不重要，不紧急 扩大 减少 避免 缩小 要事第一的时间策略－时间矩阵 * 重要