系统管理,确保项目文档管理规范化(创新管理)课件.doc

系统管理，确保项目文档管理规范化 ——**集团有限公司**基地项目 [摘要] **基地工程，是**公司在烟台重要的培训基地。本工程文档管理严格执行**公司文档管理相关程序，在工程施工前，项目部明确管理目标，制定了详细的管理措施。在施工过程中，利用当代科技信息，通过系统化的管理，既确保了工程项目文档系统、完整、准确、有效，同时又实现了文档的安全性和有效利用性，创造了良好的经济和社会效益。 [关键词]集中管理 安全备份 动态管理 资料共享 一、成果背景 1、行业背景 工程是建筑工程项目管理的一部分，管理的好坏，直接关系到，影响企业的经济效益 2、制定详细的文档管理制度，细化责任，安排专人落实； （1）公司通过GBT19001、GBT28001和GBT24001体系认证，工程开工前将资料管理有关内容分解到管理体系目标中，通过系统的一套完整的制度将责任落实到人。 （2）结合建设单位管理要求，将资料内容按树形目录结构进行分类，共划分为10个大分部，82个子分部； （3）建立项目部统一收发文邮箱，并与资料员手机绑定，以便及时了解相关文件收发信息 3、集中管理、规范管理，利用科技化实现资料的共享和利用 （1）集中管理、动态管理 传统的资料管理，因项目部人员分工不同，资料管理较为分散，难以确保资料的完整性，资料的共享利用效率低下，如安全资料员仅负责收集安全相关资料的整理，技术员负责技术质量管理资料及验收资料的整理，主任工程师负责签证资料的管理，相关来往函件的管理也具有一定的随意性。随着工程进展、人员流动及变动也越来越频繁，传统的管理很难保证项目部资料的完整性。 鉴于上述情况，项目部在工地设置专职资料员一名，专门负责资料的归档与收集，文件的签收与发放。将纸质资料定期收集、分类归档的同时，对相应电子版的文档同步收集并分类存贮，对重要的文档同步扫描上传，工地所产生的影像资料定期收集，对因借阅等原因产生的文档，做到及时跟踪及时回收，资料目录同步更新。项目主任工程师负责定期对资料的管理情况进行检查。由于管理的统一性和规范性，项目部资料的完整性得到了进一步的保障。 （2）规范管理，实现资料的共享性，保障了资料利用的有效性 从传统的资料管理来看，由于资料的分散性，造成了资料的查阅和利用的不便捷性，从一定程度影响了工地管理的效率。由于工地实现统一规范管理，施工中所产生的资料同步存储，并统一共享，文档不再是一个信息孤岛，按项目对文档进行分类，支持为不同的人员设置灵活的权限，并通过设置链接实现文档间的相互管理，方便了查看，节约了查找所需时间，既方便了项目部每一个人员对资料的利用，又确保了资料利用的统一性和准确性。 同时，通过收集归档将其转为信息资源,而这些资源又能通过资料工作者之手将其提供给工程建设人员对新项目或类似项目进行有益参考、对比、借鉴,为进一步降低成本提高生产效率服务。 4、单独管理、专人负责、确保资料的安全性 （1）由于资料统一单独管理，专人负责，确保了资料的安全性； （2）文件集中存储，数据安全无忧，利用集中存储的平台，实现资料安全备份，当数据或硬盘因误操作或病毒感染等原因导致破坏时，可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复，充分保证内部核心数据的完整和安全。 （3）文档存储加密功能，支持文档加密存储，避免外部人员非法盗用数据资料。 8