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中央电大开放教育行政管理专科 《办公室管理》课程辅导4 第十二章 办公室用语 【知识与能力】 口头语 敬语 报告 说明 说服 拒绝 听话 【教学要求】 通过本章教学，使学生了解书面语言与口头语言的不同区别，正确使用敬语，能够在适当的场合用好接待语；掌握说话要领，注意说明、报告、委托、拒绝、说服等方法的应用；掌握听话要领，注意指示与忠告的接受方法应用。 一般了解： 口头语言的特征 敬语的种类 说话的要领 二、基本掌握: 1．敬语的用法 2．接待用语 3．说明的方法 三、重点掌握： 1．报告的方法 2．说服的方法 3．拒绝的方法 4．听话的方法 【教学建议】 注意加强说话的各种方法的具体应用与练习。 第十三章 印信、值班工作 【知识与能力】 印章、印信管理工作 【教学要求】 通过本章教学，使学生了解各种印章的使用规定，了解介绍信的使用与保管，清楚值班的制度要求。 一般了解： 1．印章的种类 2．印章的刻制 3．印章的保管 4．公章的停用与销毁 5．值班工作的组织形式 二、基本掌握: 1．印章的使用 2．介绍信的使用 3．值班工作的任务 4．值班工作的制度与要求 【教学建议】 模拟进行印章、介绍信使用操作训练。 第十四章 文书与档案实务 【知识与能力】 1．公务文书的种类与特点 2．文书处理的内容与方法 【教学要求】 通过本章教学，使学生了解公务文书处理和公文流转的基本程序，掌握档案收集工作制度，能够根据立卷的不同标准立卷、编制类目并归档。有效利用和开发档案资源。 基本掌握： 1．公文性文书的种类 2．文书的保密管理 3．档案收集的对象和制度 4．立卷类目的编制 5．案卷的编目与装订 二、重点掌握: 1．公文的格式 2．收文处理 3．发文处理 4．立卷归档要求 5．文书立卷标准 6．立卷类目的编制 7．年终组卷 8．案卷归档 9．档案的保管和利用 【教学建议】 模拟运作公文流转过程； 模拟实施文书立卷、编目、组卷、归档； 组织文书档案资料的利用与开发的学习讨论。 附件：日常教学案例实践 以下说明文秘人员工作方法以及应给予注意的事项。从这些事项中，请选出你认为最不适当的。（ ）谈谈为什么。 A．文秘人员要揣摩上司的情绪，并判断工作的未来发展，即使上司没有指示，也必须做好准备工作。 上司为管理者时，文秘人员应努力了解上司，但不能干预上司主要工作的经营管理。 文秘人员要经常注意不辜负上司的期望，也要注意周围有关人员的期望，并正确了解他们期望的是什么？ 文秘人员应该注意的事项之一，就是上司通常都希望文秘人员能够守口如瓶，所以，为了不泄密，文秘人员最好是缩小交友范围。 为了使上司不必忙于处理杂务，文秘人员必须积极地去做不需上司亲自处理的工作。 2．案例分析 某公司经理收到一封措辞无礼的信，是由某个与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把文员李小姐叫来，要她写封回信，与这位代理商断绝一切交易和关系，并命令李小姐立即将信打印寄出。李小姐可以有以下做法，哪一种做法做妥当，为什么？ 按照经理指示立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。 写完了信，想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，为了公司利益得罪了经理也值得。于是对经理说：“经理，这封信不能发，把它撕掉算了！” 没有马上去写信，而是向经理提出忠告：“经理，请您冷静一点！与对方断绝关系会产生什么后果呢？在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗？” 当天快下班时，将打印好的信递给已经心平气和的经理：“经理，可以将这信寄走吗？” 3．设计题 根据下面给出的材料及要求，填写“日程表”。 日程计划表 2010年1月20日（星期三） 2010年1月19日制作 时间 事项 地点 备注 9：00 9：30 经营计划部会会议（约两小时） 董事长室 10：00 10：30 11；00 11：30 12：00 12：30 13：00 干部会议（约两小时） 第一会议室 13：30 14：00 14：30 15：00 15：30 16：00 16：30 17：00 17：30 18：00 大阳股份公司创立30周年纪念会 太平洋饭店3楼 18：30 19；00 19：30 20；00 20：30 上司今天的行动日程如上表。 上司9：30左右到公司上班，立即到董事长室开会，因此今天没有确认日程表及接受上司指示的机会，在这种情况下，上司于是交给文秘人员以下的六张便条。 青山特产公司的王先生送来礼品，要写一封致谢信。 北京经济发展有效公司的张先生要来公司访问。要紧急约会