如心国际温泉酒店酒店主管技能培训系列时间管理解析.ppt

Supervisory Skill Training Series 主管人员技能培训系列之 Objectives目标 发现和消灭阻碍您更有效地工作的“时间强盗”。 对工作分清轻重缓急。 使用每日“应办事”清单和每周计划日历。 最常见的时间强盗有以下几类： 工作被打断。 接电话和打电话。 拖延。 任务不下放。 危机。 现在我知道了 时间管理不善的问题能够加重，并引发许多其他问题。 坚持做每日时间记录能够帮助我评估自己的时间使用。 如何发现最经常阻止我有效工作的时间强盗。 决定某项任务的重要性之前，问您自己： 该任务必须完成吗？我不做会怎样？ 如果我现在不做，以后我会后悔吗？ 我应该自己完成，还是交给下面的人去做？ 现在我知道了。。。 如何决定哪些是我必须完成的任务，哪些事情完成了。 哪些工作任务优先于其他任务。 如何确定哪些任务最重要。 现在我知道了 如何编写一份每日“应办事”清单。 为什么要使用日历。 如何不忘记提前做活动计划。 对付工作被打断的秘诀 当您必须立即处理一项打断您的工作的事情时，不要被那件事陷住。抓紧解决问题或答复请求，然后趁记忆忧新继续您刚才的工作。 让您的雇员知道，您的哪些工作是除了发生紧急情况外不得打扰的工作。 如果可能，在上班后或下班前举行五分钟的会议，雇员有问题或要求可在那时提出。 在您的办公地点附近挂起公告牌，雇员有不急的要求或问题可在上面注明。您务必要在当天已注意到他们的请求或问题，并让他们知道您何时能够处理这些事情。 减少电话耗用时间的秘诀 打电话时态度要随和，但不漫无边际。例如，说“喂，老金。我有个简单的问题，你最有资格回答”，是态度友善的作法，但拉开亲谈的话匣子就不可取了，例如这样说：“喂，老金。家里怎么样？” 对电话里要说的话有所准备。在打电话之前，搜集通话时所需的全部信息。 在您的办公桌上放一个小型厨用定时器，以帮助您控制通话时间。 告诉您的办公桌上放一个小型厨用定时器，以帮助您控制通话时间。 告诉那些说话没完没了的人您另用电话、约会或紧急情况。 站着打电话，或者把电话搬到不适合长时间讲话的地方。 安装自动拨号器，以节约拨电话的时间。 经常记录和分析您的通话，以了解您都在电话上讲了些什么。 关于反拖延的秘诀 对一项工作，不要端详得太久才动手做。端详得太久只能使它看上去比实际更重、更艰巨。 不要以没有时间或正在寻找更好的方法作借口来拖延工作。 把工作化整为零。大块头的任务令人望而生畏。 不要用舒适的活动、如喝咖啡、吃小零食或聊天等来助长您的拖延。 如何做到“任务下放” 事先计划任务的下放：写出您将下放给他人的任务的全部内容。 决定正确的人选 对选中的人表示信任 说明您将如何介入这项工作 说明这种安排对大家都有好处 危机 对付危机的秘诀 给危机分类。有多少危机是独一无二的？多少危机属于屡次发生的类型？有多少危机的责任在于您本人？调查您遇到的危机。发现其中的模式。预想问题，制定一旦问题发生将如何加以解决的计划。 发现谁手中掌握着防止危机的控制权。学会适应那些不以您的意志为转移的危机。例如，您的上司制定不现实的期限，机器坏损，信息中阴一对这些危机，您几乎无能为力，所能做的只是试图影响他人去改进作风。 力求从危机中学习。有时危机为您提供推动工作改进的机会。 每年压力问题会给美国经济造成1500亿美元的损失导致压力的一些重要因素： 被解雇 不得不解雇某人 眼见您的一位朋友被解雇 被调至另一岗位，或领导提拔了别人 接受工作评估或对别人的工作进行评估 加薪水平低于预期 被指名表扬，特别是在大庭广众之下或公共场合里。 作正式讲话 感到职位可能不保。 导致压力的一些重要因素： 被通知调换工作地点 工作的目标不明确 觉得不称职或大材小用 在工作中同别人发生争执 工作量突然变化 招聘一名新的雇员 面临重大政策变化或换了新上司 被安排新的工作时间 工作频频被打断 职权太少 出差太多 “A”型性格 我有作出成绩的强烈欲望 我比自己认识的大多数人有更大的雄心壮志。 我在竞争中如鱼得水。 我对名声的追求是多多益善。 我对自己的要求明显高于上司对我的期望 我喜欢分秒必争地工作。 我不断寻找加快进度的办法。 有时人们说我讲话太快。 我必须采取进取的姿态，以获得公平的承认和加薪。 避免压力的秘诀 向有同情心的人诉说您的总是或者把问题写在纸上。不要把它们憋在心里。 在卷人一个压力很大的情形之前，斟酌一下花费那些时间、经受那些压力是否值得。例如，带家里自制。例如，带家里自制的点心参加学生家长和教师联谊 会会议自然好，但为烤点心熬到夜里一点钟是否值得？ 即便只有15分钟到20分钟的空余，也要离开您的工作区用午餐。这样您就能够清醒一下头脑，以旺盛的精力对付下行的工作