標準作業流程(sop)的編製.pptVIP

標準作業流程研習 標準作業流程(SOP)的編製--以楊梅高中「註冊組」之實作為例-- 國立楊梅高級中學 註冊組長 陳岫傑 2007年10月30日 一、參考文獻 二、標準作業流程之意義 (一)標準作業流程 (Standard Operating Procedure，SOP)為企業界(機構)常用之一種方法，其目的是要使每一項作業流程(事)均能清楚呈現，任何人(人)只要看到流程圖，便能一目了然，有助於相關人員對整體工作流程的掌握。 (二)採用之機構 企業、政府機構(行政機構、學校)、軍方、醫院等。 三、流程編製之負責單位 (一)依事或依人？ 1.以業務編製：可綜合多處室或單位，但 個人可能缺乏參與之自覺。 2.以人員編製：可以專責人員掌握，不怕 業務調動或更迭，但細緻程度需考量。 (二)依對象來分:(相互參酌、對照） 1.業務人員：承辦人員的規範。 2.申請人士： 有規則、法令、表件可循。 四、編製標準作業流程之準備 (一)詳讀分層負責表，確定專責業務內容。 (二)將「業務內容」分類： 1.依時間劃分：以全年之52週別，參考一般之進 行時間，置於合適之週別計畫。一般性工作可 置於最末處。 2.依重要、急迫程度劃分：可約分為：重(重要)、 普(普通)、急(急迫)、例(例行)四類 (三)蒐集所有相關辦法(R)、表件(I)，並確定協辦單位或處室。 五、重要工作內容 (一)項目分類：以數字編號。 (二)主要項目名稱：依分層負責表之大類別編寫。 (三)細部項目：以次編號(如1-1)編寫，詳細繕寫各工 作項目，且每一工作項目將對應至每 一個「流程圖」。 (四)辦法及說明：每一細部項目之法源依據，依「校 務章則」之規定，或是一般政府公布 之遵行辦法(可擷取，並附註出處)。 (五)表格、文件：需要填製之表格、文件。 六、編定行事週曆 (一)業務事項之重要、急迫程度說明。 (二)依學年(或年度)與週別劃分。 (三)工作內容：與「細部項目」不同。其每一項工 作內容，應包含於細部項目中，但是否需要 畫製流程圖，則應以「業務單位」之人員來 分。(如主任、組長或職員) (四)協辦單位：註明協調、會辦單位(於流程圖中需 標示) (五)參考之辦法、表格：如R1-3-1、I1-3-1。 七、繪製流程圖(1/3) (一)流程圖(Flow Chart)：依照邏輯順序，確定起 點、進行點、轉折、選擇、循環與終點。 (二)以「固定符號」繪製：各有意義，需統一標定。 (三)流程圖的優點：(走過一遍，留下痕跡) 1.流程一目了然，工作人員、申請人士能有了解。 2.更換人手時可按圖索驥，容易上手。 3.繪製時可以「學習」，重跑流程，可發現疏失， 適時更正。 七、繪製流程圖(2/3) (一)流程圖符號：參考教育部之規範，以及相關機構之繪製原則，製作符號及範例。 (二)由「上而下、結構化」程式設計。 (三)圖示選取：由WORD軟體中，選取：工具列→插入→圖片→快取圖案→流程圖。 七、繪製流程圖(3/3) 八、流程圖之結構說明(1/5) (一)簡單順序(Sequence)： 1.依處理程序，逐一製作 2.最為簡單。 3.由上而下進行。 八、流程圖之結構說明(2/5) (二)二元選擇結構 (Dual-Selection)： 1.依某些條件，進行不同處理程序。 2.選擇之結果，可用「是、否」、「通過、不通過」或是其他對應文字敘述。 3.經過選擇後之程序，就此分流。 (三)多元選擇結構 (Multi-Selection)： 1.依某些條件，進行不同處理程序。 2.通常選擇之結果，仍歸結到一至二個「後續程序」。 3.若後續程序過多，需有「分頁」之計畫。 (三)重複處理結構A： (Iteration，Repeat Until) 1.重複執行某些條件，直到條件變成「真」為止。 2.當符合「是」的條件時，即離開迴圈，至下一「後續程序」。 3.先執行處理程序，再決定是否要繼續執行。 (三)重複處理結構B： (Iteration，Repeat While) 1.重複執行某些條