电脑资料及桌面资料管理规定.docVIP

为保证公司的电脑资料及纸制资料的安全，防止丢失损坏，进一步维护稳定的经营秩序，根据公司实际情况，对各部门电脑中存储的资料及桌面摆放的资料的日常管理、归档存储作如下规定： 一、管理原则：与公司实际采购量、生产量、销售量等有关的工作文件，一律不得摆放在桌面上、散放到无锁的抽屉里以及保存在电脑主机的硬盘上。 二、对各部门电脑资料及纸制资料的日常管理要求： 1、市场营销部（含销售办公室、市场部、各营销区域办公室、订单处理中心）： 销售办公室：所统计的所有关于客户销量、区域销量、各种费用、预算资料等与数字有关的东西，以及各种合同、协议等一律不得存放在桌面、无锁的抽屉里以及电脑主机的硬盘上。 市场部：存放的各类广告宣传品进货及出库记录、其他资料（无正式发票的各项资料及使用记录）等一律不得存放在桌面、无锁的抽屉里以及电脑主机的硬盘上。 各营销区域所在办公室：存放的关于客户进货的发货单、业务人员出差详细记录、销售返利、冰柜返利、各种合同、协议等一律不得存放在桌面、无锁的抽屉里以及电脑主机的硬盘上。 订单处理中心：按照《开票员日常工作管理条例》的具体要求执行。 2、物流中心（采购部、原材料、包装材料仓库及成品仓库、物流办公室）： 采购部：供应商档案（部分无法取得发票的供应商除外）可以整齐的摆放于桌面上。供货记录、汇款记录等与增值税发票无关的资料一律不得存放在桌面、无锁的抽屉里以及电脑主机的硬盘上。 原材料、包装材料仓库及成品仓库：所使用的入库单、出库单要正确区分，与指定帐套无关的一切资料都要及时收到指定位置，一律不得存放在桌面、无锁的抽屉里以及电脑主机的硬盘上。 物流办公室：所保存的发货单、驾驶员出车记录、工资计算表格、各种费用及预算资料等一律不得存放在桌面、无锁的抽屉里以及电脑主机的硬盘上。 3、生产管理部： 生产办公室：车间领料单、人员档案及考勤、费用及预算资料、产量产值、经营分析等资料一律不得存放在桌面、无锁的抽屉里以及电脑主机的硬盘上。 配件仓库：配件购入及领用记录、相关存货等数据报表一律不得存放在桌面、无锁的抽屉里以及电脑主机的硬盘上。 4、技术中心： 检验产品、材料批次及班号的相关记录文件、费用及预算资料，一律不得存放在桌面、无锁的抽屉里以及电脑主机的硬盘上。 5、财务部（财务办公室、结算中心、核算中心）： 与指定帐套无关的日常收付款单据及凭证、发货单、补货单、合同、经营分析、产值产量日报、工资结算资料等一切资料一律不得存放在桌面、无锁的抽屉里以及电脑主机的硬盘上。 三、存储原则： 不允许存放在电脑上的文件要按照要求存放到移动存储器中，并由各部门负责人指定专人妥善管理相关移动存储器。 四、检查及处罚： 公司人力资源部与财务部会对各部门使用的各种移动存储器、电脑存档资料、办公的纸制文件资料按照上述要求做使用检查，如果发现违例行为，将对相关责任人处以每次50元的负激励罚款，对部门负责人处以每次30元的连带责任罚款。移动存储器及相关数据如出现丢失、损坏的，将对相关责任人处以每次200元的负激励罚款，对部门负责人处以每次100元的连带责任罚款。情节严重的，按照以上标准的2至5倍进行罚款。如因违例行为给公司造成经济损失的，相关责任人要一并承担相应的经济损失。 附表：《移动存储器专管人员名单》 山东美伦食品有限公司管理标准 名 称：电脑资料及桌面资料管理规定 类别：管理标准 编号： 发 布：财务部、人力资源部 状态：制定 时间：2011年7月6日 起草： 李晓青 审核：王彬 审批：总经理 1 执行范围： 全公司 生效日期：2011年7月6日 美伦食品有限公司