《文书处理与公文制作实务陈金进校长》.ppt

陳金進簡歷 現職：國立臺中高農校長 學歷：臺灣師大教育系教育研究所碩士、 60年全國高考教育行政人員及格。 經歷：臺灣省教育廳股長、視察、督學、總務主任、第一科科長、第三科科長、國立嘉義高中校長、國立台中高工校長。 目次 壹、前言 貳、文書處理的流程與要領 叁、公文製作實務 肆、常見的文書處理與公文稿缺失 伍、結語 文書處理與公文製作實務陳金進校長 2013.11.21 壹、前言 一、 文書的定義─ 係指處理公務或與公務有關的一切資料 ，包含機關與機關或機關與人民往來的公 文書，機關內部通行之文書，以及公文以 外之文書與公務有關均含在內。 二、 公文的重要性─ 公文是機關無聲的語言，以表達機關的 意志，關係個人之工作能力及公務處理的 能力，並影響機關的行政效率與形象。 貳、文書處理的流程與要領 一、公文流程 貳、文書處理的流程與要領 二、公文處理的要領 1.主動敏捷 2.正確周延 3.協調溝通 4.明確負責 5.角色認知 貳、文書處理的流程與要領 三、常用的公文書 簽、報告、函、書函、公告、 開會通知、箋函、提案、 定型化表單、申請書、陳情書、 聘書。 叁、公文製作實務 一、簽、稿之撰擬 (一)簽─公務員對處理之公務表達個人 之意見做為上級長官裁示之依據。 (二)公文稿─承辦人所初擬公文之草本 ，須依規定程序核判後發出始成公文。 叁、公文製作實務 二、簽、稿之辦理方式 （一）、以稿代簽。 （二）、簽稿並陳。 （三）、先簽後稿。 叁、公文製作實務 (一)結構 主旨： 說明： 辦法： (二)適用格式 1.一段式(主旨一段完成) 2.二段式(分主旨、說明或主旨、擬辦) 3.三段式(主旨、說明、擬辦) 三、公文的結構與適用格式 叁、公文製作實務 四、公文的用語 (一)公文的稱謂用語 1.直接稱謂用語 本 鈞 (機關) 大 (機關) 鈞 (長官) 貴 (首長) 台端 (個人) 貴 貴 (機關) 貴 (機關) 空 一格 空 一格 不空格 不空格 不空格 不空格 空一格 不空格 叁、公文製作實務 2.間接稱謂用語 (1)對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及稱「該」。 (2)對個人稱「先生」、「女士」或君。 叁、公文製作實務 (二)公文的期望及目的用語 視實際需要用請、希、「查照」「惠辦」 、 「辦理見復」、「核備」、「備查」、 「鑒核」、「核示」、「請照辦」、 「惠允見復」、「鈞參」。 (三)常用的按語與連接詞 按語 用在一段之起頭，點出該段要表達的意指。 連接詞 用在文章中，以承上啟下，使語意通暢。 (三)常用的按語與連接詞(續) 查─於案情說明後，要進一步敘明事實、引述規定或依據時用。 經查─於敘述背景或指示後，接續要敘述查明之事實或有關規定時用。 叁、公文製作實務 (三)常用的按語與連接詞(續) 復查、再查─繼續要敘述其他有關之事實、狀況或規定時用。 另查─要敘述不同面向之事實、狀況或有關規定時用。 案查─要敘述以往曾經辦理之有關檔案資料，或曾作之有關處理情形時用。 第查─要探究敘明有關事實或規定時用。 叁、公文製作實務 (三)常用的按語與連接詞(續) 茲以─要轉向敘述緣由時用。 經──要敘述已作如何處理時用。 茲經─於事故發展過程中，要敘述已作如何處理時用。 茲據─於緣由說明後，要提出建議意見或實施辦法前，先引述有關依據時用。 叁、公文製作實務 (三)常用的按語與連接詞(續) 頃經─要敘述剛剛所作的處理情形時用。 甫經─要敘述於近期內已作之處理或發生之情形時用。 案經─要敘述有案可查之處理經過時用。 復經─要繼續敘述已作如何處理時用。 嗣經─要接續敘述時間在後而具有銜接性、階段性、或步驟性之處理情形時用。 叁、公文製作實務 (四)公文製作的要領 1. 敏捷正確 2. 條理分明 3. 用詞妥切 4. 整潔清晰 5. 完整周延 叁、公文製作實務 叁、公文製作實務-簽 (五)公文製作案例 案例一 主旨：擬恢復辦理本校102年日本教育旅行，請 鑒核。 說明： 一、本校辦理日本國際教育旅行因遭逢日本福島災變而停 辦兩年，茲因日本災變已恢復平靜，為因應師生之反 應，擬於本年10月間恢復辦理。 二、本次旅行預計6天5夜，地點以日本東京及長野、群馬 地區為主。 三、檢附本校102年日本教育旅行實