电子文件的整理详细资料.pptVIP

四．电子文件著录的组织 文件级以及案卷级的著录工作一般应由电子文件形成部门完成，著录文件与电子文件同时归档 。 在电子文件管理系统设计阶段，设计人员必须完成由档案部门设计的著录单（记录设计项目的名称、时间、来源、责任者、设计者等），方可进入设计系统的界面开始设计工作。 五、电子文件的标引 电子文件的著录是对文件全方位的描述，而标引仅是对电子文件内容的描述，即分析电子文件的内容并赋予其规范化检索标识的过程。 ———标引是著录的一部分，是著录工作中最需要发挥工作人员智慧的一个环节，由于标引需要从全面分析文件内容，提炼出最能反映文件主题的概念。 全文自动标引 主要有单词标引、短语标引及语义标引三种类型。 题名关键词自动标引 从题名中自动抽取关键词的方法主要有词典匹配法和分词抽词标引法。我国档案部门主要采用的自动标引方法。 分类号自动标引 基本算法是基于对分类号人工标引思维方式和思维过程的分析和模拟。 电子文件标引的主要内容 第四节 电子文件整理的质量标准 归档电子文件在： 遵循电子文件的自然形成规律； 保持电子文件之间的有机联系； 区分不同年度和价值； 便于保管和利用； 之基础上，整理时要达到以下质量标准： 1、归档电子文件齐全完整 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕，应作为电子档案保存的电子文件的齐全完整，特别是相关电子文件的支持软件和管理数据的齐全完整。 2、归档电子文件