excel表格到期提醒操作手册技术分析.docx

EXCEL表格到期提醒设置操作手册 为了让大家更方便的检索Excel表格中的到期事项，可以进行到期提醒设置。 操作一共分两部分： 插入函数，让系统自动计算到期，临近和过期的项目； 对已经进行函数处理的表格进行条件格式设置，让到期，临近和过期的项目自动填充颜色。 一、插入函数。 下面是一张只列了表头的空表，用的时候大家可以在表中直接添加这些列。 提醒时间的函数设置 按照下图的位置，选中G2，点击工具栏中的“公式”，选插入函数； 1.1 、会出现如下图1内容： 1.2、我们选择DATE函数，确定后如下图2： 图1 图2 1.3、输入需要提示的日期，假设是2014-11-6，如图3。 1.4、确定后表格中G2单元格就会显示提醒时间如图4： 图3 图4 大家根据需要设置提醒时间，这里先把时间都拉成2014-11-6， 然后就是设置到期提醒的函数，选中H2单元格，依次选“公式”、“插入函数”（与操作1）相同）： 这里我们需要用IF函数进行设置，如图5： 图5 图6 在Logical_test一栏输入：G2=TODAY()，即逻辑条件是，如果H2单元格的日期是系统所显示的当天日期； 在Value_if_true一栏输入：到期，即如果逻辑条件是真，则在此单元格输出到期，具体输出内容大家可以根据需要自由设定； 在Value_if_false一栏输入：“”，即如果逻辑条件是假，则在此单元格输出“”。 如图6。 点击确定后，H2单元格会根据IF函数的设定输出内容；然后拉H列将H2单元格的格式套用整列。 设置临近时间，选中I2单元格，设置函数，还是用IF函数； 在Logical_test一栏输入：AND(G2-TODAY()=14,G2-TODAY()0)，即条件是，G2单元格的日期减去当天日期大于0，小于等于14 （14代表提醒14天之内的项目，大家可以根据需要自由设置提醒期间）； 在Value_if_true一栏输入：G2-TODAY()天到期，即如果上述条件是真，则输出n天到期； 在Value_if_false一栏输入：“”，即如果上述条件是假，则输出“”。 点击确定后，I2单元格会根据IF函数的设定输出内容；然后拉I列将I2单元格的格式套用整列。 我们把更改一下G列中的个别数据，会输出不同内容，如图7： 图7 4）设置过期提醒，选中J2单元格，依然使用IF 函数： 在Logical_test一栏输入：G2-TODAY()0; 在Value_if_true一栏输入：过期； 在Value_if_false一栏输入：“”。 点击确定后，J2单元格会根据IF函数的设定输出内容；然后拉J列将J2单元格的格式套用整列。 如图8： 图8 这样我们的函数设置部分就完成了，下面是条件格式设置，即给不同条件的项目填充不同的颜色。 二、条件格式设置 设置条件格式时，我们需要全选表格（随意选中一个有数据的单元格，ctrl+A就会全选表格）；然后选择“开始”，“条件格式”，如图9： 图 9 1）点开条件格式后，选择新建规则，如图10；先设置到期的项目，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入=$H1=”到期”，如图11。 图10 图 11 2）点击格式，选择填充，如图12： 图 12 可以任意选择颜色，这里选的是红色，点确??后，表格就如图13所示，到期的行全部标红： 图13 设置临近提醒项目： 全选表格后，依次点开条件格式，新建规则，同样是选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入=COUNTIF($I1,*天到期*)=1,即I列中包含“天到期”的项。 同样选择格式，填充，选择颜色，这里选的是黄色