第八章 档整理规则.pptVIP

档案整理规则 第八章　档案整理规则 学习目标 知识目标： 1、熟悉常见的档案分类方法 2、熟悉档案整理的步骤和方 能力目标： 1、能够根据企业单位的实际、制订档案分类方案 2、能够完成档案整理任务 第一节 档案分类方案的编制 情景案例 海潮分司随着实力的不断扩大，将同行业的天诚公司购过来，合并为“海潮集团”。天诚公司和润通公司原来的档案就由新组建的海潮集团档案室接收。海潮集团档案室管理员王洁在接收档案的过程中遇到两个方面的问题：一是合并前后三个公司以及新成立的集团的档案如何管理；是打破界限合并在一起呢，还是按照原来的组织界限分开管理呢？二是原来三分公司的档案管理状况较差，档案比较零乱，缺乏系统性。在这种情况下，王洁还需要对档案进行分类、立卷等工作，将其组成有秩序的整体。那么，王洁究竟应该如何完成这些工作呢？ 任务分析 档案的整理是指按照一定的原则和方法，对档案进行分类、整理、归档等一系统的过程。经过四个环节： 编制分类方案→初步整理→系统整理→归档 编制分类方案：是指在实际文书没有形成之前，档案业务部门根据企业活动规律，在研究企业性质、主要业务活动、组织结构及分工情况的基础上，预测企业可能形成文书的内容及形式等，按照一定的原则，拟订出来的文书类别设置方案。 初步整理：是工作人员根据档案分类方案并已经处理完毕的文书材料，以“件”为单位进行装订，并装入案盒，等待系统整理。 系统整理：按照国家档案局2000年12月6日颁布的《归档文件整理规则》（以下称《规则》）进行，对归档文件进行排序、编写件号、填写归档文件目录、装盒、填写案盒等工作。 归档：就是把整理好的档案移交档案室或是存入公司档案库房。 档案常用分类方法 一、档案常用分类方法 (一）保管期限分类法 是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。采取保管期限分类法，能够将不同保管价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定工作提供便利。 按照我国档案整理规则，保管期限一般分为： 永久（50年以上）、长期（16年～50年）、短期（1年～15年）。 2006年国家档案局发布新的规定，将我国档案保管期限分永久、定期两个期限，定期又可分为30年、10年。（切“两刀”方法） （二）组织机构（问题）分类法 1.组织机构分类法 是按照立档单位的内部组织机构设置对档案进行分类，每一个具体的内部组织机构就是一个具体类别。组织机构分类法适合企业内部组织结构较为健全且稳定的企业。 按组织机构分类应注意以下几个问题：P159-160 （1）机构的排列顺序问题 （2）文件的归类问题 （3）临时机构问题 （二）问题分类法 是按照文件材料内容所说明的问题对归档文件进行分类。 问题分类法适用于小型企业，因为这类企业往往存在档案数量少、形成年度少、年度界限不清、内部组织机构经常变动或是机构不健全等问题。采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于查找和利用。这类分类因档案人员知识结构和认识能力存在的差异，在类目的设置和归类上不好把握。 （三）年度分类法 年度归类法就是把文件资料按照时间来区分，每年的1月1日至12月31日为一年，所有这一年内形成的各类文件都归为一类。但是由于各类文件在形成和处理的具体过程中的差异。 运用年度分类法应当注意五点（P161-162 1.文件有多个时间特征. 2.跨年度形成的文件 3.几份文件作为一件时，“件”的日期应只有一个 4.文件没有标明日期时应当考证 5.有专门年度的文件分类方法。（如学校的教学年） 档案复式分类法 二、档案复式分类法 在企业实际档案工作中，当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况比较少见，多是几种分类方法结合使用，称为复式分类法。根据《规则》提供的年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法，可以组合成多种复式分类方法。 在复式分类法中，年度、保管期限是必备项。年度、保管期限、机构（问题）组合的先后顺序，《规则》未加限制。 三种