文件控制程序概述.ppt

所有部门 文件控制程序 文件控制程序———乌龟图 文件控制程序 文件控制程序 文件控制程序 文件控制程序 文件控制程序 文件控制程序 记录控制程序 记录控制程序 记录控制程序 记录控制程序 4.6 记录的查阅 4.6.1 当需要查阅记录时，查阅人应征得记录保管部门负责人同意方可查阅。 4.7 记录的处理 各部门记录保管员应对本部门的记录保存情况按规定清理，对超过保存期限的记录，填写《文件/记录作废处置审批表》 ，经本部门和行政综合管理部部负责人批准后，予以销毁。 相关体系文件培训 TS16949管理体系程序文件培训 《文件/记录控制程序》 记录控制程序 文件编码导则 与文件控制程序相关的文件 ⑤使用什么方式进行 ((材料/设备/装置) 计算机资料存放处；相关费用； ②输入 (要求是什么？) 文件资料管理需求：⑴质量手册编制管理需求；⑵ISO/TS16949技术规范要求；⑶本公司体系管理所需的文件要求；⑷外来文件的管理控制需求；⑸顾客相关需求；⑹相关法律、法规 ④如何做？ (作业指导书/方法/程序/技术) 《文件控制程序》 《记录控制程序》 ①过 程 SOP/过程名称 文件、记录控制 使用的关键准则是什么？ ⑦( 文件失效率为0； 记录及时归档率为100%。 注：评估频次：每年一次文件失效率=失效的文件数/发放的文件总数×100%及时归档率=及时归档数量/计划归档数量×100% ③输 出 (将要交付的是什么？) 文件收、发清单受控文件清单文件更改清单技术文件清单外来文件清单文件/记录作废处置审批表文件借/查阅清单、质量记录清单 ⑥由谁进行？(能力/技能/知识/培训) 人资、技术部各部门负责人、文件使用人员 文件控制程序 通过对文件管理，使之处于受控状态，同时确保质量体系能够有效运行在各个场所，并在各个场所能随时得到相关文件的有效版本，防止使用失效文件和资料。 2、适用范围 本程序适用于公司对质量体系文件、外来文件/资料和技术文件的控制。 3.1质管部 负责组织质量手册、程序文件的制定、修改、发放和管理。 3.2技术部 3.2.1负责外来技术文件/资料的接收、发放与管理。 3.2.2负责技术文件的制定、修改、发放和管理。 3.3各相关部门负责本部门文件的使用与保管以及本部门文件的制定、修改、发放和管理。 3、职 责 1、目 的 4、工作程序 4.1 管理性文件的标识 如：《文件控制程序》，QG/HQⅡ4.2.3-2009 《岗位规范》，QG/HQⅢ6.2-2009 4.2 技术文件以编号为标识，编号原则为： 4.3 其它文件编号依据文件编码规则编制。 4.4 外来文件（包括外来标准、顾客提供的产品图、法律法规、顾客或供应商提供的文件及样件）、资料编号及来文所示的文件号，若该文件无编号，则编号按4.2条要求执行。 4.5 文件的编写和审批 4.5.1 质量手册由质管部负责编写，管理者代表审核，经总经理批准。 4.5.2 程序文件由各职能部门负责编制，由管理者代表审核，经总经理批准。 4.5.3 技术文件（包括作业指导书、检验文件）由技术部编制，技术部部长审批 。 4.5.4 在接到顾客提供的产品要求或产品图纸2个工作周内由技术部组织相关人员进行评审，填写《工程规范评审记录》。 4.5.5 质量记录的控制执行《记录控制程序》 4.6.1 质管部确定体系文件的发放范围并进行管理，建立管理性文件的《受控文件清单》。 技术文件的发放、管理，由技术部负责，建立技术文件的《受控文件清单》，作业文件要分发到工位上，由检查员和操作者共同使用。所有文件在发放时都应填写《文件收/发记录》。 4.6文件的发放和管理 《工程规范评审记录》《受控文件清单》《文件收/发记录》 4.6.2 通常情况下，由质管部组织于每年12月对体系文件（管理文件）进行重新评审，由技术部组织于每年12月对体系文件（技术文件）进行重新评审，当出现有拟开发的新产品、严重的产品质量事故、批量不合格品或有新产品时，应及时评审相关的文件，评审结果如需要更新，更新后的文件应再次经过批准后发放。 4.6.3 受控文件在发放时，由发放部门在文件上盖 “受控”章。 4.6.4 文件使用部门应妥善保管文件，任何人不得在文件上乱涂乱画，防止损坏或丢失， 4.6.5 各部门应注意文件的保密，未经总经理批准，任何人不得将体系文件转借外部人员使用或复印，文件借阅应征得文件综合管理部部长同意。 4.6.6 外来文件的发放、管理，分别由质管部和技术部负责，分别建立《外来文件清单》。 《外来文件清单》 4.6.7 外来文件需要分发时，由技