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问题报告技巧 前 言 我们经常有这种经验: 台上的人侃侃而谈,而台下的表现： 有些场合听众听得津津乐道,由衷佩服 有些场合听众频频点头,进入梦乡,与周公打交道 同样的数据，同样的报告： 有些人既被表扬又有实惠 有些人既挨批又没有效果 如果是你，结果会如何？ 屡败屡战，屡战屡败 报告与管理都是一种艺术， 重点是要达成目的 不同的报告项目，表达的效果有很大的差异， 例如讲课、心得报告等场合，表达效果以“表情”影 响最大约占55%，声音约占37%，文字最少仅约8%。 (表情除了脸部表情外，还包含眼神及肢体语言) 但正式的工作汇报、评估报告时，太多的表情反而 有副作用，内容（文字）的影响占的比率最高。 表 达 效 果 常 见 的 问 题 文不对题，避重就轻：过程一大堆，原因、 对策 简单带过 没有重点，寡然索味：论点平淡空泛，结论空虚 （加强，提高…）例：IBM广告，停止空谈行动起来 内容太多，没有条理：过多叙述，缺乏图表比较 缺乏共同语言：避免太多专业术语 引不起听众的共鸣：对象错误，野人献曝 没有信心，照本宣科:文章别人代笔， 自己又没做好功课 说话含糊，或太多口头禅 如何确定报告方向？ 不同的报告有不同的要求，因此，在编制报告内容前， 须以5W2H的思维模式来确定方向： WHO 对象是谁？ ※ WHY 目的为何？ WHEN 时间长短？ ※ WHERE 报告地点？ WHAT 对方想知道的内容？ HOW 报告格式? HOW MUCH 是否发生费用? 报 告 方 向 事先准备 内 容 架 构 ※编制报告内容架构：对象，目的确定后，就要开始 组织内容的顺序： 架构大纲：内容的逻辑为顺畅，严谨 收集资料：整理有用资料 设定每个单元的时间：控制好时间 准备补充资料：应付临时状况 制作格式确定：加深听众的印象 事先准备 抓住时代动脉—目前各界重视的话题 例：环保减排，金融风暴，阿扁 在写作过程中，最重要的并不是“写”，而是“想”。不 同的报告，其思维的方式方法也不相同，但不管任何 的报告，绝对不能作假，因为一个谎言需要十个谎言 来掩盖，最后一定会被拆穿，造成无法弥补的后果。 报 告 写 作 写作的一般步骤是： (1)明确报告目的 (2)收集有用材料 (3)拟出报告大纲 (4)认真起草正文 (5)反复检查修改 要保证内容的正确性，不可作假 要实事求是，保持客观，切忌牵涉个人 清晰易懂，简明扼要，多用主动语，少用被动语 要突出重点、切忌报流水帐 思维要连贯，不可偏离主题 尽量用图表代替文字，但要避免用错图表 语气要强而有力——它会让你倍感自信 写作的基本要求 写 作 方 式 ※ 内容要简要，详细说明可以用附件补充说明 ※ 按照ＱＣ手法顺序叙述，尽可能使用数据、图表 ※ 使用电脑时最好用PowerPoint格式，画面要整洁， 字体要大，一页约10行，每行在20个字左右 ※ 标题提示，仅书写主题及重点，细节用口头说明 ※ 文字要清晰易懂，简明扼要。避免使用不纯正的 词语，也不要牵连生枝。 可以加入插图或动画，但不可喧宾夺主 写作小技巧 听众的耐心很有限，从专心曲线图可以看出，前5分钟 兴致最高，随后递减，20分后基本是无效时段，到结束 前才会提升，写作时要善用专心曲线，例如： 自我表扬或效益明确，就要先提结论或建议，加深印象 自我批评或效益不明确，则前段着墨于努力度及重要性， 争取加分效果 讲课者就要在过程安排一 些激励话题或活动，争取 多次高潮 5 20 40 45 0 50 高 专 心 低 听众的专心曲线 专心度 多次高潮 善 用 专 心 曲 线 数 据 处 理 报告一定需要数据来支撑，如何处理这些数据？ 有效数据：时间性（表扬、分析），可比较性 （相同级别），相关性（同性质） 相同基础：当量值，排除差异，相同单位 数据归纳：复杂问题简单化（整理归纳）， 简单问题复杂化（了解背后的事实） 实绩与预估：展现实力，预测未来 统一口径，并分三六九等 以图表显现趋势走向（可不可控） 写作小技巧 分析： 08年公司实绩为11件/百台，通过改善， 09年可以提高30%，达到7.7件/百台 评价时间增加，检出件数增加3.2件/百台 国产化加快，增加2件/百台 标准修订和检出率提升，增加4件/百台 其他因素：如评价台数、生产和评价天数的 变化，增加3~5件/百台 建议：必达目标订为…… 例：09年S-VES目标设订 例：09年S-VES目标设订 - 图 表 的 使 用 写作小技巧 图表的使用，基本上离不开QC七大手法的图表，但要 避免使用错误的图表而贻笑大方。常用的