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北京广联达梦龙软件有限公司 2015年7月30日 合同执行情况 合同执行情况监控业务场景： 作为公司经营管控部门，对项目履约风险的把控至关重要，因此，按照公司要求经营部需要定期各项目的合同履约情况进行检查，主要负责检查合同台账；掌握各供应商的合同履约情况，分析合同履约风险 关 各类合同的签订情况 合同的履约、结算、支付、欠付情况 关 公司经营 台账信息一目了然 合同来自哪个项目部，合同的类型，每份合同的履约情况，累计履约情况 欠付款信息、付款比例是合同风险的重要把控点，也是财务付款的重要参考依据。 回场景集 对账结算 对账结算业务场景： 随着物资的供应，供应商每月凭送货单及发票（增值税发票）到物资部（材料员）进行对账结算 在进行对账之前，物资部（材料员）每次都有大量的整理工作，如整理供应商的送货凭证，并与每一张入库单做对应；按供应商将入库单和送货凭证进行分类 物资部（材料员）与供应商就凭证一一对账，开具结算单 特殊情况，（如果无现场收料凭证）按照供应商的送货凭证及发票核对数量和单价，办理结算 痛 难 票据多，整理对账耗时耗力，数据时常发生错误 项目管理不规范，无进场收料凭证，对账结算单凭供应商的信誉 痛 难 材料员 结算单据实时留存 对账结算自动生成 回场景集 材料帐务处理 账务处理业务场景： 每月底，按照物资管理制度，库房管理员需要上报项目经理、公司物资部当月的物资验收和消耗情况 随机按照公司的《物资消耗报表》开始进行数据整理； 整理当月发生的入库单、出库单、盘点单 将数据汇总到《物资消耗报表》中，同时将数据与原始凭证做一一校核 报表完成后，打印纸质文档报相关人员审核 难 报表信息量大，原始凭证设计明细种类繁多，要按照类别进行归集 库管员不仅要忙于现场的收发料，还要花大量时间做报表 随时响应项目经理或其他人对账表的统计，挑灯熬夜… 难 库管员 报表格式灵活，随时生成、省时省力 类别汇总 报表打印 导出Excel 单据追溯 自动计算 材料编码 材料名称 期初库存 本期增加 本期减少 期末库存 购入 调入 甲供 其他 按材料用途分析 工程耗用 临时设施耗用 安全文施耗用 其他耗用 按使用单位分析 劳务队1 劳务队2 劳务队3 …… 按核算对象分析 基础 主体 装饰装修 安装 回场景集 资金支付 资金支付业务场景： 供应商与物资部（材料员）对账结束后，向公司财务部（项目财务）申请付款，物资部（材料员）开具《请款单》连同供应商提供的发票及结算凭证递交财务审核 财务人员在决定要不要付，付多少资金钱，必须要核实： 合同中对供应商的付款条款是怎么规定的？ 供应商的合同履约情况，已经完成了履约金额是多少？累计结算了多少？累计支付了多少？累计的欠款是多少？已支付的比例是多少？ 供应商提供的发票是否正规、真伪？ 结果花了半天时间才把履约情况落实到位，开始资金支付的审批手续，然而审批过程中，各部门要不断与财务咨询供应商的履约情况 难 痛 过程结算支付数据整理困难，缺少付款审批的决策依据 合同履约与资金支付数据，信息不交圈 痛 难 财会员 1、查看供应商的欠款额，降低资金占用风险 2、结算额与发生额的对比，防范合同履约风险 3、对集采合同，可以同一供应商在不同项目上的到货情况 随时了解结算支付情况 付款审批提供决策支持数据 快速查询到供应商或合同的履约金额、结算金额、已支付金额、付款比例、按资金计划可支付金额等等 提供管控参数，付款额不能超结算额 回场景集 物资账表 财务记账业务场景： 根据财务制度要求，对供应商付款之前必须要在财务系统中体现供应商的往来账，并按照公司要求生成物资成本账 公司财务人员不能及时掌握现场的发生情况，因此在记往来账时必须经过如下几步： 项目库管员根据实际收料情况，整理每家供应商的送货单及现场开具的入库单、出库单，并编制每月的《物资消耗报表》 项目材料员要求供应商提交当月履约的正规发票 公司财务人员根据上述凭证在财务系统中记录每家供应商的往来账 月末，公司财务根据库管员编制、相关人员审核的《物资消耗报表》进行成本账归集 难 各库管员编制的入库单明细随意，数量、单价错误现象时有发生，不能作为入账凭证 原始票据报送不及时 材料报表汇总整理工作量大，耗时耗力，入账时经常发现原始凭证问题、核算结果错误 痛 难 痛 公司财务 票据众多 统计难 凭证数据有保证、实时打印 入库依据采购合同 单价并非手填，而是取自合同单价 随时生成报表、省时省力 类别汇总 报表打印 导出Excel 单据追溯 自动计算 回场景集 物资成本控制实际状况： 广义上的物资成本包括5个方面：1物资购买暨耗用成本，受制于价格、数量、时间等因素；2从事物资管理的人员工资薪水等，如耗费大量时间算账本身就是在消耗成本；3物资管控过程消耗，如固定资产磨损、包装材料等；4材料运