项目四会议善后工作程序讲述.ppt

五、 会议文件的整理归档 （ 一） 确定归档范围 会议文件的归档范围包括： （ １ ） 会议的正式文件， 如决议、 决定、 指示、 领导讲话、 开幕词、 闭幕词等； （ ２ ） 会议的参考文件； （ ３ ） 会议上的各种发言稿； （ ４ ） 会议正式文件的历次修改稿； （ ５ ） 会议上领导同志的讲话记录稿、 修改稿； （ ６ ） 会议的各种简报； 五、 会议文件的整理归档 （ ７ ） 会议纪要； （ ８ ） 选举材料； （ ９ ） 各种证件； （ １ ０ ） 记事表； （ １ １ ） 其他有关材料。 五、 会议文件的整理归档 （ 二） 整理归档文件 这里的会议归档文件整理指将单份文件整理装入“ 案盒” 的过程。《 归档文件整理规则》 规定， “ 归档文件整理， 即将归档文件以件为单位进行装订、 分类、 排列、 编号、 编目、 装盒， 使之有序化的过程” 。归档文件整理的单位是“ 件” 。一般以每份文件为“ 一件” ， 文件正本与定稿为一件， 正文与附件为一件， 原件与复印件为一件， 转发文与被转发文为一件，报表、 名册、 图册等一册（ 本） 为一件。 五、 会议文件的整理归档 （ 三） 按“ 件” 装订 归档文件的装订应按件装订。装订时， 正本在前， 定稿在后； 正文在前， 附件在后； 原件在前， 复制件在后； 转发文在前， 被转发文在后； 来文与复文作为一件时， 复文在前， 来文在后。 （ 四） 归档 任务三　会议精神的传达与落实 一、 会议精神的传达 （ 一） 传达要求 会议精神， 特别是会议决定事项的传达一定要遵循准确、 及时、 到位的要求。准确， 即原原本本地传达会议精神， 既不断章取义， 也不随意取舍； 及时， 会议开完后， 与会人员要按会议要求按时传达到相关人员， 既不拖延， 更不能隐瞒； 到位， 根据会议精神的传达范围， 会议精神的传达要直达其人。对于保密性的会议事项， 与会者要严格遵循保密规定。 一、 会议精神的传达 （ 二） 传达方式 传达的方式有口头传达、 书面传达、 录音录像传达等。口头传达包括个别传达、 会议传达或电话传达； 书面传达包括会议纪要、 会议简报、 会议决定和决议、 会议决定催办通知单等。一般说， 口头传达最为快捷， 书面传达最为可靠， 录音录像传达需要确保其来源的真实可靠。 一、 会议精神的传达 （ 三） 传达注意事项 传达会议精神， 必须确定内容、 程度、 范围和层次。 传达会议精神的内容与程度， 应视会议的性质、 任务与要求而定。 传达会议精神， 要明确会议传达对象的范围大小和层次高低。 二、 会议精神的落实 （ 一） 对会议决定事项进行催办 催办是指秘书人员对有关单位或部门落实会议议决事项办理情况的检查和催促。会后催办对做好会议精神的传达贯彻， 落实会议的各项决定具有重要意义。主要催办形式有三种： １ 发文催办是向执行单位发送催办函或催办单。 二、 会议精神的落实 ２ 电话催办比发文催办更为快捷、 方便， 适用于本地区、 本系统、 本单位的一般工作部署。电话催办除快速、 方便外， 还有两个优点： 一是可以直接找到执行的当事人； 二是可以双向沟通。 ３ 重要、 紧急的决定、 决议下达之后， 领导机关往往派秘书去催办。 二、 会议精神的落实 （ 二） 会议决办事项落实情况反馈 会议决办事项落实情况反馈指将会议精神传达给执行者后， 秘书人员通过各种途径将执行者的意见及执行情况收集起来， 反映给领导者的过程。它既是实现会议决策目标的主要环节， 又是对会议决策的检验、 制约和完善的主要环节， 同时， 通过信息反馈， 领导者可以及时了解下情， 以便正确行使指挥职能。 二、 会议精神的落实 （ 三） 会议决办事项的具体实施 会议精神按程度和范围传达到位之后， 执行者的任务就是对会议决策的具体实施。为使会议决策执行到位， 一般采取下面具体实施措施： １ 会议决议传达到位之后， 就要进行执行任务的具体分工。 ２ 会议决策的实施是一项复杂的系统工程， 需要各部门、 各系统的沟通与合作。所以， 各部门必须搞好沟通， 团结配合， 步调一致， 以保证任务的顺利完成。 二、 会议精神的落实 3 执行者可以根据任务分解情况及完成计划， 制定出任务完成进度表； 组织者则对进度表或其他反馈渠道进行监控管理， 以保障任务的按时按质完成。 ４ 在整个实施过程完成后， 组织者对执行者进行效益考核。考核可采取多种方式， 一般采取领导考核、 自我评定与群众评议相结合的方法。 任务四　会议评估与总结 一、 会务工作评估 一次会议议程的结束并不意味着会议组织管理工作的结束， 会议的评估总结也是会务管理的重要环节， 它关系到会议组织者的会议管理水平能否不断提高的大问题。没有一个会议的组织是完美的， 只有不断总结， 才能不断提高。