入伙流程及演练程序.ppt

入伙流程及演练 目　录 入伙是 是业主和建设单位的节日 是物业管理企业最忙碌的日子 一、入伙（入住）的概念 二、入伙前准备工作 三、入伙流程图 四、各职能组的场景描述 　售楼部（建设单位） 1．客户接待组 2．资料审核组 3．财务收费组 4．协议签约组 5．验房交接组 其它：1．找几间空房间，作隔离室；2．联系各供应商，如电话、有线电视、燃气、网络等等。 　　装修审批组 五、案例分析 六、模拟实战演练 谢谢大家！ （二）要求 　1．选一人扮演业主，按流程办理入伙手续。 　2．各组成员要细心观察，发现并记录问题 　3．展开讨论，改正错误。 * * 　目　的 1、了解全过程流程　　 2．了解本岗位工作职责 一、入伙（入住）的概念 二、入伙前准备工作　 三、入伙流程图　 四、各职能组的场景描述 五、案例分析 六、模拟实战演练 入住：是指物业管理企业受建设单位委托，将已具备使用条件的物业交付给业主，并办理相关手续的过程。 　　　　　　　　　　　　　　 入伙：是指业主收到《入伙通知书》，并到管理处办理完相应手续的过程。 （一）与建设单位 1．协商入伙安排，拟定《入伙业主名单》， 2．提示媒体公告，并邮发《入伙通知书》 3．准备办理时需要的资料： （1）《住宅质量保证书》、《住宅使用说明书》 （2）《入伙通知书》 （3）《房屋交付验收记录》 （4）《临时管理规约 》 （5）礼品。　　　　　　　　　　　　　　 （二）本公司暨管理处 　　以每户一袋为单位，放入相关文字、表格 　 　　　1．人员保证： 　（1）组织架构： 　（2）各职能组人员　　　　　　　　　　 　　　2．入伙相关资料的准备： 　（1）文字类：《入伙指南》、《入伙预交费用一览表》、《安全防火责任书》、《住户手册》 。 　（2）表格类：《入伙登记册》、《业主家庭成员登记表》、《入伙手续单》，以及《房屋交付验收记录》　　　　　　　　　　 　　3．装修相关资料的准备： （1）文字类：《装修指南》、《装修管理规定》、《装修管理协议书》和《装修收费标准》 （2）表格类：《装修申报表》、《装修施工人员登记表》、《装修许可证》、《装修巡视检查记录表》、《装修验收记录表》等。　 　　　4．拟定《入伙策划方案》： （1）确定的人员细化到各流程组 （2）各组成员要熟悉本组流程及该做的工作 （3）根据入伙时间，工作进入倒计时。 　　　5．场景布置： （1）入伙现场装饰装扮：条幅、标语、吊饰、背景音乐 （2）入伙现场资料展示：[建设单位及项目简介；物业管理企业简介]　《入伙指南》和《入伙预交费用一览表》；《装修指南》、《装修管理规定》和《装修收费标准》 （喷绘或张贴） （3）入伙现场物品备置：桌椅、席卡、钥匙、相关资料、饮水设施、复印机、电脑、文具、礼品 （4）外部现场：彩旗、标识、导引标识 （5）入伙仪式策划：（建设单位布置） 5．组织进行相关培训： （1）承接查验培训 （2）入伙流程办理及实战演练培训 （3）入伙应急预案培训（交通堵塞、矛盾纠纷） （4）装修流程办理及巡查培训 （5）住户违章装修诊断培训 （6）客户服务中心流程培训 （7）客户抱怨处理培训 客户接待组 验房交接组 协议签约组 财务收费组 资料审核组 售楼部 装修审批组 　对媒体公告入伙信息 　向业主发出《入伙通知书》，并告知办理入伙手续的相关事宜 　提供物业管理企业《入伙业主名单》 要求：语言亲和、告知准确，做好记录 　与建设单位售楼部的沟通 　答疑入伙流程、受理并反馈抱怨 　对业主按时间排序，引导办理手续 　对验房问题归类，安排整改、跟踪及反馈业主 　整理入伙完毕后业主资料档案。 要求：礼貌待人、热情服务、善于观察 　查验业主入伙资料：　　　提示：非业主代办？ 　　1 ．是否是通知入伙的业主（《入伙业主名单》） 　　2．是否持《入伙通知书》原件或通知入伙日 　　3．是否业主本人 　建立业主档案（一户一袋），并传递给协议组 　会签《入伙手续书》 　 要求：登记入册、建立档案、签章会签（下一组） 本组准备物料： 1 ．《入伙业主名单》 （建设单位提供） 　　2．《入伙登记册》 （复印5页） 　　3．《入伙手续书》（一户一表） 　　4．《业主家庭成员登记表》 　　5．资料袋（一户一袋／2－4项入袋） 收档： 　　1．袋内收：《入伙通知书》、《业主家庭成员登记表》、身份证复印件及照片 　收取业主缴纳的物业服务费等相关费用。 　开具相关凭证 要求：验钞无误、热情服务、签章会签（下一组） 　对（未签约）业主进行《临时管理规约》的补签工作。 　对有车业主，建立车辆档案，签订《停车协议》。 　签收文件资料。 　发放礼品。 要求：耐心细致、解释到位、签章会签（下一组）