实用写作与口才第一讲公文重点.ppt

正文中的人名、地名、数字、引文应准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；应当使用国家法定计量单位；文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 正文在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。在正常一面满排公文正文的情况下，应按照这一规定执行。但如果遇到末页可能出现无正文时，则需要调整前面页面的行数和字数，以保证公文末页有正文内容。 （4）附件与附件说明：附件是附属于正件的其他文字或图表材料，是公文的重要组成部分。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。 附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.×××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件(或带序号)。值得注意的是，随文发布、印发、转发、批转、报送的文件，形式上是附件，实际上是公文的主要内容，主件只起批准、确认、上报或下发等作用，加上公文标题对这些文件已有提示，因此，这些文件不作为附件处理，无附件标识。 （5）发文时间：是公文生效的时间。发文时间以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；会议讨论通过的公文，以通过日期为准；电报以发出的日期为准；法规性文件以批准日期为准。 发文时间用小写汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。除法规、规章及决定、会议纪要等会议通过的公文成文时间常加括号标注于标题下方外，成文时间一般标注于正文右下方，文后标识位置有三种，随加盖印章情况而定。 （6）公文生效标识：印章和签署人姓名是公文生效标识，是证明公文法定效力的表现形式,是鉴定公文真伪的最重要的标志。 （7）附注：一般是对公文的发送范围、相关事项等加以说明，不是对公文内容、名词术语作出解释或注释。如“此件发至县团级”、“此件可见报”、“此件可翻印”等。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。 3．文尾（版记） 置于主题词以下的各要素（含主题词）统称为版记。版记即文尾部分，位于公文末页下部，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发时间等要素。 版记中各要素之下均加一条与版心同宽的黑色反线，其目的一是为了显示各要素之间的区别，二是为了设计美观。 （1）主题词：主题词由揭示公文主要内容、表明公文文种的规范化的词或词组构成,其作用是便于计算机检索、查询和管理公文。 主题词的标引顺序是先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标文种。如《××省卫生厅关于×××等同志职务任免的通知》，先标类别词“人事”，再标类属词“任免”，最后标文种“通知” ，其主题词为“人事 任免 通知”。除类别词外，最多不超过5个。 主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。 （2）抄送机关：抄送机关指除主送机关外需要执行、协助办理或知晓公文的其他机关。抄送机关应根据工作需要和抄送规则严格控制，不能过多、过滥。 行政公文如有抄送，在主题词下1行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。无论抄送机关是上级、下级，还是平级或不相隶属机关，均标“抄送”字样，不可分别标“抄报”、“抄送”、“抄发”或“报”、“送”、“发”。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。行文方向不同的抄送机关，按上行、平行、下行顺序排列；行文方向相同的抄送机关，按规定、惯例或按与该项工作的相关程度排列。若只有一个层次，各抄送机关间用逗号隔开；若有两个层次，则性质或级别相同的机关之间用顿号隔开，性质或级别不同的机关之间用逗号隔开。回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 （3）印发机关和印发时间：印发机关指公文印制的主管部门，不是指公文的发文机关。印发机关一般是机关的办公厅(室)或文秘部门；有的机关没有专门的办公厅(室)或文秘部门，也可标识发文机关。 印发时间是公文的生成时间，但不是生效时间，成文时间才是公文的生效时间。