03会议管理实务(大型活动组织)介绍.ppt

讲义 落实评估实务 1、跟催决议落实及精神传承 原则：及时性、严肃性 案例一、年度技术创新大会的精神传承－违反及时性原则 1月3日－4日召开大会，2月13日下发精神传承的通知； 8月7日召开大会，8月25日下发精神传承通知； 案例二、八六庆典大会 王主席八六报告是集团战略的集中体现，往年除了配套学习之外，没有进行系统的落实 今年集团专门组织了八六学习月主题活动，使会议的精神得到切实有效的落地。 落实评估实务 2、效果评估与整改检讨 会议效果和传承情况的总结和分析是大型会议组织过程中必不可少的环节，是会议管理中的反思，是经验的积累和知识的积淀。 评估和检讨要及时，一般筹备情况的反思在会后一周内进行，参与筹备过程的人员全部参加，对过程中出现的问题和收获的经验进行分享和思考，对今后类似活动中如何避免各抒己见，使会议筹备形成闭环。 传承情况的总结视具体要求而定。 落实评估实务 3、归档与反馈 归档、反馈要及时和全面 大型会议的组织过程作为一个整体项目来看待，项目结束后一周内要将形成的知识文档存档备查，将会议费用等进行及时清理结算，相关信息要及时沟通完成。 《一份总结动员大会的归档清单》 谢谢大家！ 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 * * 大型会议组织实务 2006年10月18日 明确大型会议性质特点 1 了解组织流程和关键点 2 清楚常见问题与规避技巧 3 课程目标 目 录 第一章大型会议特征 第三章会前筹备实务 第四章会中跟踪实务 第五章会后落实实务 第二章会议策划实务 第一章大型会议特征 2、会议特点 3、会议筹备本质 4、筹备简易流程 1、会议性质 5、控制关键点 大型会议特征 1、会议性质 大型会议一般是从参会人数上讲参会人员超过千人的会议，它能在最短的时间内在最大范围内达到信息共享、政策宣贯、沟通一致、鼓舞士气等作用，同其他会议形式相比有较大影响力。 例如： 年度总结动员大会、 八六庆典大会、 年度专业系统大会等等。 大型会议特征 2、会议特点 从会议的内容上讲：大型会议一般都有规定性的议程和日程，明确的目的和主题。 从会议的形式上讲：很多大型会议属于会而不议的会议（如报告会、动员会、表彰会、纪念会等）；如果确需讨论达成一致，一般会采取分组讨论的形式。 从会议的要求上讲：一般大型会议需要营造一个隆重的、正式的会议氛围；除非特别情况，会议中间不以个人意志改变会议形式。 从会议的场地上讲：一般用专用的场地（如大礼堂），要求设施齐全，配套衣食住行方便，交通便利。 从会议的日程上讲：一般配合着宴会、文娱活动、参观等活动。 从会务的组织上讲：工作重点是会前的筹备和会后的落实。 大型会议特征 3、大型会议筹备的本质－项目管理 成本 质量 目标 （加强沟通） （加强跟催） （加强控制） 时间 （加强验收） 大型会议特征 3、会议组织简易流程 确定会议主题 组建筹备小组 审核主体方案 编写主体方案 制定筹备方案 下发主体方案与通知 实时跟踪协调 分工筹备 验 收 主体方案全面落实 效果评估与整改检讨 跟催决议落实及精神传承 归档与反馈 方案策划阶段 具体筹备阶段 组织实施阶段 落实评估阶段 公司领导 筹备总协调 筹备小组 大型会议特征 5、控制关键点 从会议组织的四个阶段来讲：具体筹备阶段和落实评估阶段的任务量比较繁重； 从会议组织的具体活动来讲：制定筹备方案和实时跟踪协调是工作重点，组建筹备小组、跟催决议落实和精神传承、效果评估及整改检讨是容易忽视的环节。 从会议组织的角色分工来讲：会议效果的优劣主要取决于总协调的流程控制能力和组织协调的能力。 大型会议特征 会议纪要、传承通知等 会议精神落实 费用报销单 费用结算 当天分工表 现场跟踪 会议纪要 召开总结与分析会 前1天 前5周 前6周 整套档案 文件存档 验收单 阶段性验收 会议通知 下发会议有关通知 跟踪报道 进入实质运作 分工表 明确各项目的详细分工与要求 方案（预算）定稿 与集团领导沟通确认方案 总方案初稿子方案初稿 讨论总体方案和分方案以及预算 会议纪要 召集筹备会议 确定会议内容、主题 后1周 当天 前夕 前1周 前2周 前3周 前4周 前7周 前8周 支持文档 关键行为 以八六庆典大会筹备为例，关键控制环节如下： 第二章会议策划实务 1、确定会议主题 2、组建筹备小组 3、编写主体方案 4、审核主体方案 会议策划实务 1、确定会议主题 会议主题是 的体现，是整个会议的 。 常见问题：会议筹备方案多次被领导推翻、筹备将近尾声时被全盘否定。 症结所在：没有与领导充分沟通会议主题，或者没有真正达成一致认同。 历次八六庆典主题：04