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处理邮件 教学目标 知识点 了解收取邮件及发出邮件处理过程的步骤和方法。 能力点 掌握邮件的恰当呈送，做好上司辅助工作。 引言 邮件的范围：信件、电报、传真、印刷品、邮包、电传； 办公室的主要工作是对信息的处理：接收信息、记录信息、整理信息、发出信息四个环节。每个环节都与处理邮件有着极为密切的关系。 处理邮件 简单的工作：邮件的收取、分类、拆封、登记、阅理、分送等； 复杂的工作：对收到的邮件中所包含的信息作出准确的判断，并在此基础上作出正确的反应。 一、情景案例 　　　周一上班，公司秘书刘珊发现当天工作很繁重，导致忙乱的原因主要是邮件收发处理工作很多： 1.处理发给总经理的函件，封面上有“急件”字样； 2.复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 3.处理寄给人事部刘部长的包裹； 4.处理由市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理的批办意见：“交各部门负责人传阅”； 5.正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求秘书立即寄送本一个商品的样本过去； 6.处理一批收到的商业信函、若干封和私人信件报刊、小册子等印刷材料； 7.一个客户的邮件需要在四小时内回复， 8.江苏分公司今天催要广告宣传单等文字材料。 项目任务 　　　如果你是该公司的秘书，你将如何按照正常的程序和规范的要求处理今天邮件的收发工作而不致于影响其他工作？ 二、办公室的邮件类型 　　　 三、邮件的接收 第一：分类 　 　 (一)邮件分类 　 ⑴ 将私人邮件与公务邮件分开； 　 ⑵ 将重要或紧急邮件和普通邮件分开； 　 ⑶ 把优先考虑的邮件放在一起。 第二：拆封 　 　 　 误拆邮件的处理 １.停止阅读。 ２.按原样折好、装好。 ３.在信封上贴一张字条，注明“误拆”， 　并签上名字。 ４.尽快送交收信人。并当面致歉。 ５.吸取教训 投误邮件的处理 1.划去错误的地址，“该地址不对。” 2.“误拆”，自己姓名的缩写。 3.封好退回。 第三：登记 　　　　　　　　　1.实收邮件登记表 　　　　　　　　　　　　　　　　年　月　日 2.预期收到邮件登记表： 第四：分发 秘书在分发邮件之前，必须要对邮件再次分类，主要是按由谁处理的标准分：　 　1.按责职规定必须留下由秘书自己处理的。（邮件摘要表） 2.必须转送给有关部门或人员处理； （邮件转送单） 3.必须呈送给经理处理的 ； 　 　 呈送邮件给经理处理（重点） 呈送给经理前，应做好下面5件事： 1）再次阅读。确保只有老板可以受理。 2）附上参考资料。 3）标出重点。 4）做旁注。 5）分类。分三类： 　A.优先处理的（电信类邮件）； 　 　　　　B.例行的（普通邮件）； 　　　　　　C. 印刷品（报纸、杂志、广告） 　 　 　 1）要一事一夹。 2）不要越级呈送。 3）要在领导刚上班时呈送。 4）文件材料较多时，要让领导细看。 5）领导审批结束时，要及时反馈。 小技法 　 可用不同颜色的文件夹放置 不同处理要求的邮件，急件、要件、例行公事归入三个规格一致但颜色不一样的文件夹内。 　　　呈送前可以使用带颜色的笔在信件上标出重要的词句，但最好使用黄色的笔，这样复印时就不会留有痕迹。如果有些办公室不允许在信上写字或做记号，可在信上贴一张能够移动的粘贴条。 邮件的寄发 信封打印要注意的问题信封打印要注意的问题 ⑴　最好用黑色的色带； ⑵　用规范的印刷体； ⑶　英文信：左侧对齐； 传统首字母大写，或全部字母大写都可以； 字与字间空1—2字，邮编前空多些2—5字； ⑷　用规范的信封。 英文信封(Envelope) 折叠要注意整齐美观，根据所使用信封的大小，信纸可不折叠，也可采用二折法、三折法或四折法。多页应按顺序折叠成一叠，不能单页折叠。　 实践训练1 星期二，刚过九点，前台就给公司秘书林璇送来一堆邮件（包括一个包裹）。林璇把它们放在一边，便开始忙昨天没完成的工作，直到临近中午，才腾出时间处理这些邮件。她