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如何采取有效的纪律处分 　　课程目的 　　完成本课程后，你就学会 　　■掌握机会，善用所学的技巧，采取有效的纪律处分。 　　■按照“重要步骤”及“基本原则”策划及主持讨论，研究如何采取有效的纪律处分。 　　适当时候 　　在下列情况下，课程所介绍的技巧相当有用： 　　■与员工讨论数次后，他的工作表现或工作习惯仍没有改善。 　　■员工严重违反公司政策或工作程序，必须立即纠正。 　　学习原因 　　学习及运用这些技巧，可以帮助你 　　■及时执行公平和合乎公司政策及规则的纪律处分。 　　■把纪律处分记录在案。 　　■协助员工改善工作表现或工作习惯。 　　如何采取有效的纪律处分 　　“书面警告？这对我并不公平！” 　　“停职三天？这算是什么意思？你怎能这样对付我？” 　　你听过这些话吗？也许没有，因为只有少数员工会牵涉纪律问题。大多数人都希望把工作做好，并且愿意遵守工作规则。但是，无论你是客户服务经理、生产线的主任、银行出纳员的组长、还是医院的放射治疗督促员，你在工作上总有机会遇上员工纪律处分的问题。 　　什么时候需要采取纪律处分 　　一般主管都会尽量避免采取纪律处分，但是有时候，仅管你已经多次与员工讨论他的工作表现或习惯，但他仍然没有改善；总使你已给与支持，并与员工重视讨论问题，以期待他有所改善，但他只有少许改善，甚至毫无进展。这时，我们没有其他选择，只好采取纪律处分，以解决问题。 　　在某些情况下，主管必须立即采取纪律处分。最常见的情况是员工严重违反公司的政策或工作程序，例如：严重违反安全规则、在公司藏有违禁物品、偷窃等。 　　假如不改善员工的工作表现或工作习惯，可能会有深远的影响。工作小组内的每位成员你的职责都是公司的一份子，如果有员工的工作表现不如理想，或违反了既定的工作规则，对于其他员工来说并不公平，因为其他员工要为他承担工作上的后果，同时会理所当然地要求公司内人人都遵守规则。你有责任维持工作小组内的公正及秩序。你采取纪律处分，目的是协助员工改善，使他的工作表现符合既定的标准，并且注意安全，以理智的态度处事。 　　让我们研究一下“纪律”的含义。你听到这两个字的时候有什么联想？许多人都会想到惩罚。但对于你喜爱的球队来说，纪律又是指什么呢？你希望球员纪律良好，合作精练纯熟。纪律处分帮助球队取胜的因素就是纪律，所以“纪律”也有积极的意义。 　　事实上，调查显示采用积极的态度去执行纪律处分是会最有效的。积极的态度是指与员工合作，一起解决问题或提高工作水平，你应该以改善为主要目标，而不是惩罚员工，或把员工解雇。 　　坚决与积极的纪律处分是坚决和公正的，只有在必要时采取适当的纪律处分。这些行动也是公正支持员工的方法，因为你籍此与员工合作，并表示你有信心他能够解决问题。 　　态度坚决就是表示有需要采取纪律处分时，你不会为了方便工作或偏视员工而避免采取纪律处分是你的决定，并清楚解释对员工的处分，也要说明如果问题不解决，你将会采取什么行动。你当然不希望因为沟通有问而引致任何误解。 　　采取纪律处分时，怎样才可以保持公正呢？你应一视同仁，对每个人都引用同样的规则采取同样的行动在；所给与的处分要适当，不应该太严厉或宽容。 　　准备要在采取行动之前，你必须做妥准备工夫，翻阅已有的档案、政策守则、已往与员工讨论的纪律、或其他手头上的资料；此外，你要给与员工解释的机会。请记着，你这次讨论充分是针对员工的行为，而并非员工本人。只有收集各项有关的资料，才可以集中讨论事实。 　　主持有关纪律处分的讨论并不容易。没有人喜欢受惩罚，尽管他有错，情形也是一样。员工可能生气或变得激动，甚至用言语攻击你。很多时候你会听到这样的原因，不要让员工有受到恐赫的感觉。保持态度坚决、公正，在必须采取适当的纪律处分时，也应该对员工表示信心及支持。 　　渐进式的今天，愈来愈多机构采用渐进的纪律处分方式。就是说，如果员工的工作水平仍然未符合标准、工作习惯仍然不理想、或者继续违犯规则，他所受的惩罚会愈来愈厉害。渐进纪律处分式的纪律处分让员工有足够的机会改进，也让员工有自由选择如何反应。处分最终的目的是协助员工积极改进，但也清楚指出员工如果再不改善的可能后果，并确保所采取的纪律处分是公正的。 　　沟通管理学为渐进式纪律处分提供了一套有系统的方法。你大概已经学会了如何处理各种讨论，以求改善员工的工作表现和习惯及采取有效的督促行动；在本课程里，你将会学到如何进行有效的纪律处分讨论。请记着，公式的处分讨论应该是最后才使用，目的是要解决问题，而非处罚或开除员工。 　　重要步骤 　　当你需要处分员工时，采用以下的重要步骤，与基本原则配合运用，可以帮助你有效地主持讨论： 　　1.说明当前的情况，简略复述以前讨论的要点 　　2.询问导致问题产生的原因 　　3.专心聆听，表示了解对方感受 　　4.说明你