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秘書實務研討 ? 秘書歷史典故 ? 秘書的工作性質 秘書的人格特質 ? 專業秘書的條件 ? 秘書的座右銘(Golden Rule) ? ?秘書工作內容 ? 文書處理 ? 電話禮儀與技巧 / 客戶抱怨處理 ? 訪客接待 ? 辦公室管理 ? 時間管理 ? 檔案管理 ? 秘書禮儀 ? 人際風格的分析與運用 ? 如何管理老闆 ? 秘書的職涯規劃 專業秘書的條件 常用字眼 ? Private ? Personal ? Confidential ? Strictly Confidential ? Photo Inside ? Sample of No Commercial Value ? Urgent ? Printed Matter ? With the compliments of (人名) ? Attn: Irene Hsieh c/o James Lin 如何管理上司 1.認識人際風格, 採行合宜的互動模式 2.有效管理上司的時間 3.提醒及幫助上司做決策 4.不需要他的意見就不要去問他 5.不斷溝通, 建立信賴感 6. 善盡告知責任 7. 勿公開挑戰主管決策 Play video and remind the students to observe the above points Play video and remind the students to observe the above points Play video and remind the students to observe the above points Play video and remind the students to observe the above points Play video and remind the students to observe the above points Play video and remind the students to observe the above points Play video and remind the students to observe the above points Play video and remind the students to observe the above points Play video and remind the students to observe the above points Play video and remind the students to observe the above points Play video and remind the students to observe the above points By Irene Fang 秘書工作性質 秘書 輔佐主管 專業 公關 協調 一般行政工作 管理人才的訓練搖籃 秘書的人格特質 ? 喜歡秘書的工作, 仔細認真負責 ? 喜歡與人接觸, 親和力強 ?? 情緒管理佳, 溝通能力好 學習能力強, 做事有毅力 抗壓力夠, 身體健康? 人際關係技巧 經驗 專業知識與技能 人際關係重要原則 ?尊重信任 ?誠懇的雙向溝通 ?同理心 ?熱忱的服務態度 ?勿勢寵而驕 ?不計較 ?幽默感 秘書座右銘 ? Do the right things right at the first time ? Always treat your boss’ assignments as the first priority 工作內容(一般性事務) ? 文書處理 ? 電話禮儀與技巧 ? 訪客接待 ? 會議安排 ? 辦公室管理 ? 時間管理 ? 檔案管理 ? 行程掌握 ? 文宣展覽活動 ? 文件收發 電話禮儀 ( Opening ) ? 三響內接聽 ? 主動介紹自己： 您好! 逸凡科技, 我是xxx ? 微笑語音、咬字清晰、聲調適中、禮貌應對 ? 勿食零食或口香糖 電話禮儀 ( Communication ) ? 適時回應 ? 用心聆聽、用筆記錄 ? 適當發問 ? 確認問題、留言內容 電話禮儀 ( Closing ) ? 感謝來電 ? 告知處理程序 ? 輕放聽筒 ? 確實追蹤處理 電話禮儀 ：電話技巧 ? 適當過濾電話 ? 避免多次轉接 ? 電話轉接時應交待清楚 ? 機智處理 ? 勿隨意承諾 ? 誠懇溝通 ? 與客戶建立良好關係 ? 主動關心 ? 深信無不是的客戶