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制度文件报批流程及注意事项 培训提要 一、信息来源 二、信息联络单 三、修订时间 四、文件报批 五、质量部审核 六、制度专员打印 七、评审 一、信息来源 部门内部发现不足需要进一步完善 由其他部门提出需要整改 公司上级领导要求 相关方或法规要求 二、信息联络单 一次性申请修改文件数量在5份以下，信息联络单由质量部经理签核 一次性申请修改数量≥5份时，需经副总裁签核 信息联络单中须准确注明文件名称、编号、版本版次、生效日期 (索要制度电子版本) 三、修订时间 原则上申请修订制度，在得到批准后三个工作日内必须修订完成（由部门提出的申请） 若由公司高层领导指令需修订制度，以领导要求期限为准。 四、文件报批 提报文件包括： ①文件更改申请/评审表 ②文件发放范围 ③制度内容（本身） ④记录 ⑤附件 (送审时需将以上五项内容压缩打包发送 质量部审核) ①文件更改申请/评审表 ②文件发放范围 ③制度内容（本身） 文件格式模板 ③.1文件编号 ZX / QESM-YYYY ZX / QESP-XX-YYYY ZX / QES-XXX-XX ZX / QER-XXX-XX XG:00 E替换为MM ③.2文件编号 ③.3版本/修改 文件的版本由版本号和修改状态组成。格式为： A/0。 文件的版本号规定为：首版为A版； 第一次再版或换版为B版；其余依次类 推。 文件的修改状态是对同一章节要求的内容所进行的修改次数而言，用阿拉伯数字表示，未作修改记为 “0”；第一次修改记为 “1”；依次类推。当一个文件修改的次数较多(四次以上)或更改的篇幅较大(占原文件篇幅的40%以上)时，应视为换版。 附：记录应有记录编号，并在记录编号后注明修改状态，首版为XG:00（XG：即修改两字的第一个字母）；第一次修改记为01；依次类推。 ③.４记录 ⑤附件 附件（字体：黑体三号） 修改条款： （字体：黑体五号加粗） 4.1.1C原为：特殊岗位员工（保安、保洁、驾驶员）的工作 时间可根据具体工作需要确定，报行政人事部 备案后。 （字体：宋体五号） 修改为：特殊岗位员工（保安、保洁、驾驶员、IT专 员）的工作时间可根据具体工作需要确定，报 行政人事部备案后。 新增条款： 4.1.4E总部一楼保安负责每次在考勤机开机后将考勤机时间 调整至与国家授时中心发布的北京标准时间一致，误 差不得超过一分钟。 删除条款 4.1.4E总部一楼保安负责每次在考勤机开机后将考勤机时间 调整至与国家授时中心发布的北京标准时间一致，误 差不得超过一分钟。 记录 五、质量部审核 各中心、部门编制好的文件需先将电子版从outlook发送至“制度主管”邮箱，同时在邮件上标注文件的编制人、部门审核人姓名，若未标注姓名的，制度主管将视为无效的“需审核文件”，不纳入审核范围，由此影响工作结果应由提报部门自行承担。 一般情况下在接到电子文件的半个工作日内给予提报部门明确签复，特殊情况（如同一时间段提报的文件太多，超过4份），在1个工作日内给予明确答复。 审核中发现的错误按《文件过错追究管理制度 》进行处罚。 六、制度专员打印 制度专员对审核后的文件进行打印，并盖“CHECKED”章标明，提报部门及时到制度专员处索取，按《文件报批管理办法》相关流程报批 不允许任何人员私自打印制度，走报批流程 七、评审 提出部门首先参与评审 质量部和运营中心必须参于评审 其他则根据需要 各部门评审完成后，由质量部经理在制度“会审”栏和文件发放范围“审核”栏签字确认 在评审过程中制度有进行重新修改，则需要重新发给质量部制度主管审核。 处罚 评审过程中发现错误按《文件过错追究管理制度 》进行处罚 八、上报总裁秘书 经质量部经理确认后报总裁秘书处登记，进行报批 九、呈报副总裁 由总裁秘书按《文件报批管理办法 》规定报副总载审批 十、呈报总裁 经副总裁审批后制度，总裁秘书转呈总裁进行终批。 十一、制度终批后 一日内（15:00前）接到4份（含）以下制度时，质量部制度专员在一个工作日内完成局域网上挂及纸型版分发 一日内（15:00前）接到4份以上制度时，质量部制度专员在2个工作日内完成局域网上挂及纸型版分发 十二、其他 纸型版申请 十二、工作质量价值表 谢谢大家！！！ * 真心食品 质量部----吴昌连 八、上报总裁秘书 九、呈报副总裁 十、呈报总裁 十一、制度终批后 十二、其