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浅谈毕业几年工作的一些习惯和心得 黄波2015-05-04 我一直认为人活着不应该盲目，适当的时候可以回顾和总结一下自己之前的得失、经验或者教训。生活是随意的尚且如此，工作却是目标性极强的，则更应该如此，以助自己前路走的更加顺畅和平坦。借此机会，我整理了之前工作的一些记录，写出来，供有兴趣的朋友了解和参考。 一、做好工作记录 行政工作是纷繁和琐碎的，工作的计划性较差，往往我们在手忙脚乱了一天之后，回过头去想想自己这一天的工作量时，却发现自己脑袋空空，竟说不出自己这一天都做了什么。所以，做好工作记录是一项非常有意义和重要的活动，与个人本身而言，是自己的历史；与工作而言，是填写周报或者月报的数据来源，在必要的时候也是向领导表明自己工作量的证明。 上图中，我们的周报数据来源全都是个人笔记本上的工作记录，从2012年度的第1周直至最后第52周（见图中下方的Excel表格分栏），当然，其他年度同样如此。 二、工作表格化，并适当进行归类 表格化的工作方法和思维，让我们的工作看上去简洁、清晰、全面、直观和有序，突出了我们工作和思维的逻辑性和连贯性，让我们的意思表达更加一目了然。 上图中，我们首先对公司所有的资料和证件进行了归类，见上图左下角的彩色分栏。之后我们为整个表格设置了字段，这里有两点需要强调一下：1、字段“文件链接”，我们根据Excel的文件链接功能可以直接调出此文件的电子扫描版本，而不用去寻找该文件的电脑存放位置或者去翻阅此文件所对应的纸质版原文件；2、字段“有效期”里有文件的起止时间，我们把所有文件摘出来另外建立表格，并根据“止”的时间进行排序，从而建立起这一年度需要维护或者处理的文件和证件的一个工作时间表。 上图是我们在收集公司上市资料时的进度进展情况表，表格以“日期+名称”的方式命名，我们根据投资机构主体（见Excel表下方的分栏）和所收集的资料进行分类，收集和未收集到的分别进行标注，未收集到的简要注明原因，定期向董事会秘书汇报资料收集的进展情况以及向上市中介机构报送所收集到的资料。 上图是我们根据之前公司的所有车辆情况做的一个信息汇总录入，希望对公司的相关工作有所借鉴和帮助。 三、数据的收集、归纳和分析 行政办公费用是公司费用支出里头的一个大项，从公司效益的角度出发，公司既要开源，也要节流，我们作为公司行政费用报销和审核管控的重要环节，在根据部门预算和年度预算许可的基础上签字的同时，也时刻在观察和思考公司行政费用的节流途径和方向。因为公司每一笔行政费用的报销都要经过我们这里，我们会汇总记录每一笔行政费用支出，然后根据所属财务项目、所属部门和所属月份定期进行归纳、筛选和分析，并制作成Excel表格、环比和同比的条形图或者折线图，并做简要分析说明，之后邮件发送各部门领导同时抄送公司领导，根据公司制度，部门月度费用支出超出预算费用幅度较大的，部门领导需要在公司例会上向公司领导作出说明并提出改进措施。此一因个人习惯所形成的公司治理手段，强化了公司各级领导的的成本概念。 遗憾的是，这里没有搜集到之前公司的行政费用支出数据和记录，所以，没有比较直观的图表说明。 四、工作留痕和存档 我这里所言及的留痕和存档，并不是公司正式的文件存档工作，而是个人自身的工作（对内和对外）在完成后，进行的非正式保存。 上图中的文件是我们2012年度部分对外报送资料以及相关外联事宜所形成的非正式存档文件电子版，文件标题有两部分组成，即：“日期+文件资料名目”，因为它是一个个人行为，所以是“非正式”的，即：个人业务工作完成后个人留痕存档。此一习惯有以下4点作用：1、个人工作的历史证明；2、如之后被发现有文件有错漏之处，可立即比对发现；3、为之后从未经手的类似工作从中寻找经验，起举一反三之效；4、员工培训或者工作移交后，新员工能对本职工作有比较直观的感受和认识。 上图中各个以日期命名的文件夹是我们在自己的工作电脑上处理工作过程中所形成的“垃圾”文件，既然是“垃圾”文件，在工作完成并形成正式文件后，它们自然是会被删掉的，但是我们的“删掉”并不是把这些“垃圾”文件进行物理删除，而是在自己的电脑硬盘里另外设置一个“垃圾”文件夹——历史文档文件夹，然后将定期清理的“垃圾”文件移至历史文档文件夹予以保存。此一习惯的最大好处就是防止有用文件的误删，或者“删掉”后仍然可以找回。 五、关注政府政策和信息 我们在办理公司各类资质申报过程中形成了定期关注各级政府部门和相关协会官网的习惯，各级政府部门和相关协会（包括国家和北京市发改委、商务部、国家工商总局、税务总局、外汇管理局、海关总署、国家知识产权局、商标局、证监会、北京市公安局、国家质量检验检疫总局、中关村高新技术企业