归档文件整理办法讲述.ppt

五、文书档案整理细则阐释 ⑷归档文件目录必须按保管期限分别装订，不同保管期限的不能装订在一起。一般3-5年一种保管期限的归档文件目录装订一册。平时可用文件夹或档案盒管理，满3年或5年再装订成册。 ? ?  归 档 文 件 目 录 ? 全宗名称 年 度 保管期限 归档文件目录 全宗名称 类 别 号 年 度 保管期限 4.归档文件目录（加封面）的装订，应使用统一规格的目录夹。  全宗号 ? 归 档 文 件 目 录 ? ? ? 全 宗 号 年 度 保管期限 年 度 保管期限 五、文书档案整理细则阐释 ㈦ 装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。 ? 五、文书档案整理细则阐释 1.装盒要求 不同年度不同保管期限的文件不能装入同一盒； 档案盒尺寸：一般选用3公分档案盒，2公分和5公分作为补充； 新旧档案盒：同一年度、同一保管期限的文件尽量不混用新旧档案盒； 盒内文件顺序：按照件号从小到大放置，不倒放，不反放： 2.档案盒格式 （全宗名称） ?  （全 宗 名 称） 全 宗 号 年 度 保管期限 起止件号 盒 号 ? ? ???? 五、文书档案整理细则阐释 3.备考表 备考表置于盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。⑴盒内文件情况说明。填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。⑵整理人。负责整理归档文件的人员姓名。⑶检查人。负责检查归档文件整理质量的人员姓名。⑷日期。归档文件整理完毕的日期。 297  ? ? 备 考 表 ? ? ? ? ? ? 盒内文件情况说明 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 整理人： 检查人： 年 月 日 ? ? ? ? 课程结束 谢谢！ 五、文书档案整理细则阐释 3.选择分类方法应该注意的问题 ⑴市直机关：一般情况为年度-保管期限分类法；较大机关年度-保管期限-机构分类法； ⑵各区市：建议采用市直机关通用的分类法； ⑶保持一致性，不能随意更改或交叉。 五、文书档案整理细则阐释 ㈣排列 1.排列原则 从既简化整理又便于利用的角度出发，在兼顾事由原则的基础上，强调“时间”原则，即按归档文件形成时间排列。 五、文书档案整理细则阐释 2.排列方法 ⑴按年度—保管期限分类，在“保管期限”这一最低类目内，归档文件完全按形成时间排列即可。 五、文书档案整理细则阐释 ⑵按年度—保管期限—机构分类，在“机构”这一最低类目内，归档文件按形成时间排列，机构之间按习惯性顺序排列即可，一般的顺序是党群机构（党、工、团、妇）在前，行政机构在后（综合机构在前，业务机构在后）。 ⑶统计报表等成套性文件可集中排列。 五、文书档案整理细则阐释 ㈤编号 1.编号项目 全宗号、类别号、年度、期限、件号。 2.归档章 编号项目确定后，要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”。 五、文书档案整理细则阐释 3.归档章设置 归档章的项目设置与编号项目相同，目前使用的归档章有新旧两种格式，增加类别号项目。 （1）全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号，没给定的暂空； 五、文书档案整理细则阐释 （2）类别号：指文书档案的代号。类别号一般由档案门类前两个字的拼音首字母和同一门类的3位顺序号构成，WS代表文书档案。在归档系统中文书档案的类别号已经给定，易初暂用“文书档案”表示；机读目录著录时，顺序号不足3位的应补零，如WS001等，在纸质档案上标注时，顺序号不需补零，如WS1等。 如没有临时性的重要工作不需要增加文书档案类别号，归档系统中统一开通。 五、文书档案整理细则阐释 （3）年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000 （4）期限：归