竣工归档案管理原稿研究报告.ppt

前 言 一、工程档案是工程建设者劳动成果和历史功绩的真实记录，它在某种程度上可以起到为工程建设者树碑立传的作用； 五、项目文件的组卷五 5.4.9 设计文件的排列。设计文件都有编号，可以按照原编号的顺序排列。如果一个卷内有两个以上专业（或项目）的设计文件，则可以先分专业（项目），然后按原有编号排列。 5.4.10 各种原始记录的排列。原始记录一般可以按形成的先后顺序排列。如果一个卷内有各种记录，或者一种记录反映不同的工序或部位，则应先分清记录的种类或记录所反映不同工序或部位，然后再按形成的先后次序排列。 5.4.11各种文字报告的排列。要求正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后。如果卷内有多份文件而且反映反映同一问题的，一般应本单位的文件在前，与之有紧密联系的外单位来文在后；同一类型的文件按时间先后顺序排列；综合性的在前，素材性的在后等。如果卷内文件反映问题不同，一般还要先把问题分清楚，然后再按其次序排列。 5.4.12 文字材料和图样材料混合组成的案卷，其卷内文件排列是先文字材料，后图样材料。 5.4.13竣工图按专业、图号排列。 5.4.14卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。 6.1卷内文件页码的编写 6.1.1页码须使用碳素墨水的钢笔填写或打号机打印；依据卷内文件的排列顺序，从正式的文件开始编，且卷内文件均应按书写内容的页面（包括原有的文字封面、图样目录）编写页号；每卷均应单独编写页号，空白页不编号。对虽有文字（图案）但鉴定为无保留价值的页面应用白纸粘贴或加盖“此页无效”章,可不编页码。 6.1.2页号编写位置：单面书写的文件在右下角编写页号；双书面写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸页号一律编写在图签栏外右下角。编写的页号距离纸张边缘一般在1cm以上。 6.1.3同一问题一卷装不下，分为两个以上案卷的，每卷页号及卷内目录均重新编写顺序号。 6.1.4成套图样或印刷成册的工程文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他工程目录组成一卷的，应排在卷内文件目录最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必从新编写页号，可在备注中注明总页数。 6.1.5案卷内封面、卷内目录、卷内备考表均不编页号。 六、案卷的编目一 6.2卷内目录的编制 6.2.1卷内目录是卷内登记文件及其排列次序的目录，排列在案卷内封面之后卷内文件首页之前；字体、字号详见参考模板。 6.2.2序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注，不虚编位（“1”不编为“001”）。应注意：正文与底稿为一件，正文在前，底稿在后；正文与附件为一件，正文在前，附件在后；原件与复制件为一件，原件在前，复制件在后；转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后；请示与批复为一件，批复在前，请示在后；函与复函为一件，复函在前，函在后；收文承办单与正文为一件，收文承办单在前，正文在后；发文稿纸与正文为一件，正文在前，发文稿纸在后。 6.2.3责任者：填写工程文件的直接形成单位或主要责任者，并且必须使用全称或通用的标准简称；名称太长的可填标准简称或通称，但要加注解。以个人名义制发的文件，应填写作者姓名。有多个责任者时，选择主要责任者，其余的用“等”代替。 6.2.4文件名称：①填写文件标题（图纸）的全称；②对文件标题不全或过于笼统不能确切的反应文件内容，应根据文件的内容和形式重新拟写一个符合文件材料内容的标题，用“[ ]”括起；③没有文件标题的，应根据文件的内容和形式重新拟写一个符合文件材料内容的标题，用“[ ]”括起；④卷内文件的题名不应重复。 六、案卷的编目二 6.2.5日期：每份文件以最后一个签字落款的日期作为该文件的形成时间，填写文件形成时间必须写全，“2013年”不得简写为“13年”，月、日均用二位数表示年、月、日之间用“-”间隔，如：“2013年5月11日”应写成“2013-05-11”；①原始记录以每个单元记录中的最早和最晚时间为该份文件的形成日期；②竣工图以每张竣工图章中的编制日期为该张图纸的形成日期；③厂家资料、专题报告以每册资料的报告封面的原日期为该册的形成日期；④设计修改通知单以每份通知单上的送出时间为该份通知单的形成日期；⑤验收签证和质量评定以监理工程师签字的落款时间为该份文件的形成时间。 6.2.6页次：填写文件在卷内编排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号(如XX~XX)。成套图样或成册文件填写其起止页号。 6.2.7备注：填写其他需要说明的事项。 6.2.8除成套图纸或印刷成册的工程文件自成一卷的，原目录可代替卷内目录外，其余的工程文件必须每卷都应填写卷内目录。 六、案卷的编目三 卷内目录示例 序号。应用阿拉伯数字从