第3章Execl高级技术应用与实践.doc

第3章　Execl高级技术应用与实践 本章概述 　　Microsoft Excel 是美国微软公司开发的Windows 环境下的电子表格系统，它是目前应用最为广泛的办公室表格处理软件之一。自Excel 诞生以来Excel 历经了Excel5.0、Excel95、Excel97 、Excel2000和Excel2003 等不同版本。随着版本的不断提高，Excel 软件的强大的数据处理功能和操作的简易性逐渐走入了一个新的境界，整个系统的智能化程度也不断提高，它甚至可以在某些方面判断用户的下一步操作，使用户操作大为简化。这些特性，已使Excel成为现代办公软件重要的组成部分。Excel 具有强有力的数据库管理功能、丰富的宏命令和函数、强有力的决策支持工具，它具有以下主要特点： 　　（一）分析能力 　　Excel 除了可以做一些一般的计算工作外，还有400 多个函数，用来做统计、财务、数学、字符串等操作以及各种工程上的分析与计算。 　　（二）操作简便 　　当需要将工作表上某个范围内的数据移到工作表上的另一个位置时，只需用按鼠标键，选定要移动的资料，将该范围资料拖动至所需的位置，松开鼠标即可。如果要将公式或数据复制到临近的单元格内，可以拖动“填充柄”’，公式或数据就会被复制到目标单元格中。此外，在使用Excel 时，可以单击鼠标右键，屏幕上将出现相应的“快捷菜单”它将帮助用户尽快地寻找到所需要的常用命令。Excel 内有许多工具按钮，每一个按钮代表一个命令。例如，要建立一个新的工作簿文件，就可直接按下工具栏第一个按钮，而不必先选择“文件”菜单，然后再选择其中的“新建”命令。 　　（三）图表能力 在Excel 中，系统大约有100 多种不同格式的图表可供选用，用户只要做几个简单的按键动作，就可以制作精美的图表。通过图表指南一步步的引导，可使用不同的选项，得到所需的结果，满意的话就继续，不满意则后退一步，重新修改选项，直到最后出现完美的图表。 （四）数据库管理能力 对于一个公司，每天都会产生许多新的业务数据，例如，销售数据、库存的变化、人事变动的数据资料等。这些数据必须加以处理，才能知道每段时间的销售金额、某个时候的存货量、要发多少薪水给每个员工等。要对这些数据进行有效的处理，就离不开数据库系统。所谓数据库系统，就是一组有组织的信息。例如，将每位职员的简历写在一张卡片上，卡片放在盒子内，盒子内的数据通常组成列和行。再如，每种产品的产地、规格、单位、单价、数量组成一列，每一行都包含同一属性的数据，每列都包含同一品种的数据，即每列都有产地、规格、单位、单价、数量。管理数据库可用专门的数据库管理软件，如FoxPro，Access， Oracle，Sqlserver 等。在Excel 中提供了类似的数据库管理功能，保存在工作表内的数据都是按照相应的行和列存储的，这种数据结构再加上Excel 提供的有关处理数据库的命令和函数，使得Excel 具备了能组织和管理大量数据的能力。 （五）宏语言功能 利用Excel 中的宏语言功能，用户可以将经常要执行的操作的全过程记录下来，并将此过程用一简单的组合按键或工具按扭保存起来。这样，在下一次操作中，只需按下所定义的宏功能的相应按键或工具按钮即可，而不必重复整个过程。例如，可以定义一个打开最后编辑文件且可以自动执行的宏，以后当用户打开Excel 后，将自动打开上一次编辑的工作簿。在Excel 中，高级用户可使用Visual Basic 语言，进行宏命令的开发。利用宏命令，用户可以将Excel 的下拉菜单和对话框更改或将图形按钮的说明更换，使它们更适合于用户的工作习惯和特殊要求。 （六）样式功能 　　在Excel 中，用户可以利用各种文字格式化的工具和制图工具，制作出美观的报表。Excel 工作表里的资料，在打印以前可将其放大或缩小进行观察，用户可以对要打印的文件作微调。用户可将要打印出的格式制作好，并存储成样本，以后可以读取此样本文件，就可依据样本文件的格式打印出美观的报表。Excel 的专业文书处理程序具有样式工具。所谓样式，就是将一些格式化的组合用一个名称来表示，以后要使用这些格式化的组合时，只要使用此名称即可，因此可大幅度地节省报表格式化的时间。 　　（七）对象连接和嵌入功能 　　利用对象连接和嵌入功能，用户可将其他软件（例如，画笔）制作的图形插入到Excel 的工作表中。当需要更改图案时，只要在图案上双击鼠标键，制作该图案的程序就会自动打开，图案将出现在该图形编辑软件内，修改、编辑后的图形也会在Excel 内显示出来。也可以将一个声音文件或动画文件嵌入到Excel 工作表中，使工作表变成一幅声形并貌的报表。 　　（八）连接和合并功能 　　通常，每个工作在一张工作表上执行即可，早期的工作表软件都只能在一张