档案管理讲座讲义.pptVIP

档案借阅 1、 因工作需要查阅业务档案时，借阅人需填定《借阅登记表》，写明查阅事由，由分管领导审批同意后，档案员方可办理查阅手续，查阅时档案员不能脱离业务档案。 2、档案原则不借出档案室，确因需要借出，要经领导批准后，档案员与借阅人当面清点借出档案，借阅人予以签字确认，借出档案确认归还期，借阅人应保证在归还期内完整齐全归还。归还时档案员要进行清点，发现有档案缺失或损毁，要及时向领导汇报，并要求借阅人找回归档。 3、担保项目解保之后，需要退还物要凭证的，档案员要查看该业务的相关材料，方可办事退还和置换手续。 4、档案员应每年对库藏档案进行清查，并形成相关台帐，以书面形式向公司领导汇报。 电话QQ：495813049 * * * * * * * * * * * * * * 分类方法，年度和保管期限是必选项，分类层次最多三级，最少二级 小单位选择二级分类法　　大单位选择三级分类法 制定分类方案： 1、确定分类方案 年度—分机构—分保管期限 小单位选择二级分类法：年度—分保管期限 大单位选择三级分类法：年度—分机构—分保管期限 分年度 按年度归类 1、一份文件有多个时间的，比如有成文日期，有签 发日期、有批准日期、有公布日期，统一以 签发日期为准（落款日期）。 2、跨年度的文件，总的原则是：跨年度形成的文件，统一放办结年度归档。 ①、跨年度的会议文件，放闭幕年 ②、跨年度的请示与批复，放批复年 ③、跨年度的计划，放第一年 ④、跨年度的总结，放最后一年 ⑤、跨年度的案件材料，放结案年 ⑥、跨年度的法规性文件，放公布年。 3、几份文件作为一件时，统一以排在前的文件的日期为准。 正本与附件以正本为准，转发文与被转发文以转发文为准，请示与批复以批复文为准。 4、无落款日期的文件，同样要标明日期，要想办法推准文件日期，不能不写日期。 ②分保管期限 归档文件属于永久、30年、10年中的哪个保管期限就归入哪个保管期限类中 ③分机构分类时，文件内容属于哪个机构产生就归入机构类。 某单位历年积存档案 2010年 2011年 办公室 人事处 宣传处 业务处 办公室 人事处 宣传处 业务处 办公室 人事处 宣传处 业务处 永久 30年 10年 永久 30年 10年 文件的排列原则：在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。 　　同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。 　　　　　　　　人事处材料为例： 　　　　 排 列 人事任免 人事工作制度、规定、办法 人员表彰 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤 人事考核 职称评审 职工调动 某单位历年积存档案 2010年 2011年 办公室 人事处 宣传处 业务处 办公室 人事处 宣传处 业务处 办公室 人事处 宣传处 业务处 相同问题相应集中 相同问题相应集中 相同问题相应集中 相同问题相应集中 时间排列或重要程度排列 永久 30年 10年 永久 30年 10年 相同问题相应集中 相同问题相应集中 相同问题相应集中 相同问题相应集中 相同问题相应集中 相同问题相应集中 相同问题相应集中 相同问题相应集中 相同问题相应集中 相同问题相应集中 相同问题相应集中 相同问题相应集中 二级分类排例： 2014永久文件排列： 办公室（永久）－人事处（永久）－宣传处（永久）－业务处（永久） 1、2、3、4、－－5、6、7、8、9、10－11、12、13、14－15、16 三级分类排列： 2014办公室（永久）：1、2、3、4、5、6…….. 2014人事处（永久）：1、2、3、4、5、6…….. 盖归档章、编号 盖归档章 在文件首页（文件处理单）上方中部空白处加盖归档章。 归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号等项目。归档章的格式为长60mm，宽22mm，分为6格。 件号编写： 同一年度同一保管期限同一机构内的档案材料,件号从1开始编制流水号，此流水号也即我们所说“件号”盒号跨年度编大流水号  由档案室将归档章的各个项目依次填写； 全宗号：是指档案馆给立档单位编制的代号。???? 年度：是指文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2000”。?? 保管期限：是指文件在归档时划定的保管期限，直接标注“永久”、“30年”、“10年”。??? 机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。不设机构（问题）的立档单位此项可空。??? ? 件号：件