龙湖现场文控管理工作总结A.docVIP

**文控管理工作总结 林洋 2005年3月目 录 **一组团文控管理概述 文档管理体系的构成 建立文件实体的分类分级管理模型 表格的建立 （一）、文件登记表的建立 （二）、管理理用表模板 文件编号及存档编号规则的建立 文件查询体系的建立 标准流程及样板 文件处理流程 图纸收发流程 档案验收流程 规划验收样板 备案样板 项目资料移交样板 维保合同移交样板 八、计算机运用技巧 一、**一组团文控管理工作概述 **于2002年底成立到现场已是两年多了，经过两年的不断摸索和总结，对文档管理有一定的体会。我认为作了项目文员，基本职责有两项，一项是文控管理，一项是项目部内部协调，即协助项目经理做好办公室日常事务，后勤保障等。在这里我主要对文控管理工作进行总结。 **文控工作在项目部成立之初就开始建立了。经过了大约两个月的摸索，建立了一套较为有序的文档管理体系，为以后的工作打下了良好基础。但实际上在工作中有很多因素导致了最开始建立的体系不得不作许多调整，这种调整过程也是一种完善过程、一种优化过程。文控管理主要包含两方面的工作，一方面是对文档的处理归类，一方面是从各种文档中进行统计和分析，为管理提供有用的数据。在文档处理归类方面，由于前期建立了较系统的分类体系，文件的归类较合理，比较容易查询。在数据统计分析方面，做了大量工作，但还需进一步提高系统性。对于统计分析应形成一套标准的表格，形成标准流程，利于标准化管理，也易于数据的查询和使用。 **在文控管理方面有一定的自身特色，有优点也有许多不足。下面就例举一些实例说明**在文控管理方面的优点与不足。 在工程变更管理方面，做得比较好，主要体现在：第一，工程变更的编号体系很完善，很容易查找到一个单位工程有多少份变更，为造价结算提供了方便。第二，每份工程变更均进行了扫描，建立了电子文档，用链接的形式实现网络查询。第三，每份变更单及时复印到工程师手里，督促工程师将变更内容用专用表格登记在图纸上，随时跟踪实施。第四，工程变更单按单位工程分类成册，易于查询，不易丢失。工程变更管理也存在不足，主要体现在：第一，由于工程变更单采用一个单位工程一个编号，当一份变更单对应多个单位工程时，在统计上出现误差，不能真实反映变更数量，应采取改进措施。第二，工程变更在产生过程中存在把关不严的现象，应增加技术负责人的审签手续。 **的图纸管理总体较好。建立了图纸管理制度，图纸由专业工程师使用保管。专门制作了图纸柜，用于图纸堆放。所有图纸收到后均在封面加盖收图的时间专用章，用于版本控制。图纸管理也存在不足，主要体现在：第一，图纸收发记录不完善，不利于查询收发记录，特别是对于过程中的变更图纸，记录不详。应建立一套较为完善的表格，可以很方便的查找到什么时间收到什么图纸，数量多少，发给哪些单位和部门等。第二，图纸的电子版管理不完善，设计院未对拷贝的电子版进行清理分类，往往拷贝回来的图纸存在漏、缺、错等情况，由于图纸量大，专业性强，作为文员也不可能一一进行整理。 文件的处理跟踪上，**做得较出色，较少出现文件在处理过程中丢失的情况。这主要是因为建立了文件处理跟踪记录表，对每一份需处理的文件进行编号跟踪。最初容易丢失的文件是施工单位报送的签证单。由于施工单位报送的签证单有的没有编号，不易表述，造成丢失后也不知什么内容的签证单丢失了。后来，采用扫描跟踪的形式，即使用出现丢失，也可立即查找到文件的内容是什么，以便补办。 文件查询系统的建立上，总体做得较好。主要以电子表格建立多级索引的形式进行查询。文件的共享区主要是在fileserver01文件服务器上，在每个人的桌面上建立快捷方式，当需要查询时只需点击桌面上的快捷方式即可打开最新的表格。但这种方式存在很大不足，主要体现在：由于界面不友好，工程师极少去查看它，工程师对文件的查询还主要依赖于人工查找，给文员工作带来很大压力。目前**正在偿试建立网页式查询方式，依靠局域网资源，将需要的数据、文件放在网页上，以友好的界面实现各种数据的查询。 文控管理最核心最重要的工作是数据统计和分析。所有资料只有统计和分析后才能从中提练出可沉淀的数据，为以后的工作积累经验，为管理提供可靠的依据。**在数据统计分析上还做得不够，虽做了很多表格，但还需进一步理清思路，将统计分析表格结构化，形成标准模式。这些统计分析表包括对面积指标的统计、对工程变更的统计分析、对工程进度的统计、对节点计划执行情况的统计、对项目部人力资源管理的统计、对项目进展有着重要影响的大事记的统计等。 以上内容仅是对文控管理工作中的部分内容进行了总结，下面将对文控管理工作的一些思路和方法作阐述。 二、文档管理体系的构成 项目工程文档管理体系由两大类构成：文件实体和表格。 文件实体包括建设方文件、监理文件、施工单位文件及政府职能部门有关文件。建