会务工作流程综述.ppt

会务工作流程 一、会前准备工作 *1、确定会议主题与议题 *2、确定会议名称 *3、确定会议规模 （大型、中型、小型） *4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要的领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。 5、确定会议所需用品和设备 包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、投影、音像设备等。（如租用外部会议室，则由场地工作人员准备，但秘书应提前到现场检查落实） 6、确定与会人员名单 7、确定会议地点 应考虑交通是否便利、会场与会议规模相适应、是否有良好的设备、避免外界噪音干扰、环境是否整洁、是否有停车场、场地租借成本是否合理。 --预定会议室的程序： 确认召开时间和人数，确认所需会议室类型—申请使用会议室—确认会议室是否已预留—落实会议所需用品—预先调试设备 *8、安排会议议程与日程 会议议程：对会议中所要解决问题的概略安排。 会议日程：会议在一定时间内的具体安排。 9、制作、发送会议通知 注意把会议有关的事项一次性交代清楚。 选择恰当的方式发送会议通知：书面、口头 确认会议通知是否送达。 10、制作会议证件 会议证件内容应包括：会议名称、与会者姓名、所在单位、职务、证件号码等。若重要会议，证件上必须贴上本人照片、加盖公章。 11、准备会议文件资料 12、安排食住行 （1）会议的餐厅和住宿应尽量选择离会场较近的地方。 （2）预定会议住宿 确认到会人员数量—选择住宿地点（应综合考虑价格、地理位置、安全性、环境、设施等）--确认预定 （3）其他注意事项：会议住宿的房间安排 （参照《培训教程》p23） 13、制定会议预算方案 文件资料费、通讯费、会议设备和用品费、会场租用费、食宿费、交通费等。 14、布置会场 15、检查 A.文件材料的准备情况 B.现场落实会场的布置情况 会中服务工作 1、完成接站工作 （1）接站的准备内容：《培训教程》p25 （2）接站的车辆安排：《培训教程》p25 2、完成会议签到和引导工作 —门前迎接（引领与会者到签到处） —会议签到和引导（核实与会者身份、发放会议证件和文件，把重要来宾引领到会场） —耐心解答与会人员的询问。 —安排合影（主人居中，主人右侧为上，引导参会者按照其身份按一定顺序排列） —引领会议领导进入会场 签到的方式 在签到表上签名。（签到表应事前制作，其内容应包括姓名、单位、职务、到会时间、签名栏） 小型会议或公司内部会议，秘书可自行在名单上批划。 有条件的重要大型会议可采用电子签到卡。 注意：秘书应根据签到名单及时统计到会人数，发现未到会的及时电话联系。 3、做好借用物品和代保管物品的登记工作 P33 事例分析 4、做好会议记录 格式： 1、记录头：会议时间、会议地点、会议主席（主持）；会议出席、列席、和缺席情况；会议记录人、会议主要议题 2、记录主体：与会者的发言（重要领导、嘉宾发言需详细记录）、议定事项。要求准确、完整、简洁、明确。 3、记录尾部：散会时，主持人、记录人签字。 会议记录模板 会议记录的重点 1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。 2、会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。 3、权威人士和代表人士的言论。 4、会议开始时代表人士的讲话和结束前的总结性言论。 5、会议中已通过的决议和未通过的决议。 6、对会议产生较大影响的其他言论和活动。 会议记录的方法 1、重点记录主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下。其他内容简要记录。 2、漏记内容先做记号，会后对照录音修改，或会后请发言者重复。 3、与会者提的意见、建议，要记人名。 4、如发现错漏，应及时修改。 案例分析 华夏企业协会举办了“华夏公司融资操作研讨会”，此次会议邀请了国内一批顶尖的经济学家、管理学家到场发表演说，各大媒体闻风而动，齐聚会场。秘书邓林负责会议的信息宣传工作。她事先对情况估计不足，当许多记者向她所要宣传资料、专家讲座大纲时，无法满足对方的要求；协会领导想她询问各大媒体对会议情况的报道情况时，她也没有做好简报收集、留起各种资料，无法为领导提供适用的信息。 一、返程工作 1、提早登记与会人员返程所需票据，并及时分发。 2、合理调配车辆 3、结算与会人员的会议支出，不符合财务管理制度的开支项目可以拒付。 4、及时归还代保管物品，提醒与会人员及时归还借用物品 5、妥善安排暂留人员 6、需要时可召开欢送会，尤其对重要宾客。 二、清退会议文件 1、会议文件清退的程序 （1）向会议主席团或主持人汇报发文情况，提出清退文件资料建议。 （2）待主席团或主持人批准后，下发收退文件资料目录，并做好必要的解释工作。 （3）会议结束后进行清退，清退要逐份清点、登记，发现丢失应查明原因，及时向领导汇报。 文件