会议组织综述.ppt

第五章 会议组织 第一节 会议概述 一、会议的涵义与作用 1.会议的涵义 三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。 两个人谈话或讨论，叫交谈或会谈； 三个人以上，没有主持人、中心议题，叫闲聊； 多人聚在一起，不是为了讨论或解决问题，而是为了显示某种精神或力量，叫“会”，但不是会议，如庆祝会、欢迎会等； 多人聚在一起，不是为了讨论或解决问题，而是为了同一目标而进行的活动，也叫“会”，但不是会议，如运动会、展销会、宴会、舞会、追悼会等。 第一节 会议概述 一、会议的涵义与作用 2.会议的种类： 按内容、性质：代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等； 按会议的形式：小组会、座谈会、报告会等； 按与会人员的成分：党委会、董事会、记者招待会等； 按人数、规模：大型会议、中型会议、小型会议； 按召开的规律或日期：定期例会、临时性会议； …… 第一节 会议概述 一、会议的涵义与作用 3.会议的作用 围绕会议中心议题进行讨论，弄清什么问题，或解决什么问题，或得出什么结果，总之，要达到预期的目标，这就是会议的作用。 参与会议的三种人： 会议的主持人或召集人：组织、引导会议达到预期目标； 参与会议的正式成员：认真听取、积极思考并发表意见，负责地表态或庄严投票； 受邀请参加或列席的人员：表示祝贺、学习了解、会后宣传。 此外，并非前三种人，但参加会议，为会议服务，发挥重要作用的，就是秘书。 第一节 会议概述 二、会议的要素 会议有六个要素：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。 1.与会者 必要性：如组织内部的工作例会，与会者通常是组织的领导人和各部门的分管负责人。研讨会的与会者，是专家和有实际经验者。 重要性：与会议没有必然的、直接的关系，但有利于会议的进展或扩大效果的人员。如上级组织的领导人，友好单位、地区、国家的来宾，报社、电视台的记者。 合法性：具有合法身份和法定的资格。如人大会的与会者必须是人大代表，党代会的与会者必须是党员代表。 第一节 会议概述 二、会议的要素 2.主持人 是会议过程的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。 一种是当然主持人，是由其职务和地位决定的。 另一种是临时的主持人。各种代表会议，或几个单位、地区的联席会议，由代表们选举或协商产生。特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。 第一节 会议概述 二、会议的要素 3.议题 是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。 必要性和重要性 明确性和可行性 议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。 议题的产生：一是领导根据需要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后提出，再经领导审定的。有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。 第一节 会议概述 二、会议的要素 4.名称 会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。 如“中国共产党第十四届中央委员会第一次全体会议” 如“上海各届人士纪念反法西斯战争和抗日战争胜利五十周年大会” 大中型会议名称被制成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。会标必须用全称，不能随意省略，以免误会。 第一节 会议概述 二、会议的要素 5.时间 会议召开时间。考虑多种因素。首先是需要，其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。 会议需要时间。可长可短，尽量紧缩。 会议时间限度。每次会议时间最好不要超过一小时，如果需要更长时间，应该安排中间休息。 第一节 会议概述 二、会议的要素 6.地点 会址，既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。还要考虑设施、交通、气候等条件。 专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。 小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室不应靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。 第二节 会前准备 一、会议计划和成本预算 1.会议计划 首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。 其次是会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件、会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其他活动。 再次是决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。 第二节 会前准备 一、会议计划和成本预算 2.会议成本预算 一部分是显性成本，即会议明显的耗费，