招采部部门职责及工作流程概述.docx

PAGE  第  PAGE 28 页 共 15 页 招采部部门职责及工作流程 一、总 则 1.1 目的和意义 （1）为了促进项目总体目标的实现、合理控制工程成本、优化资源配置，特制定本工作职责及流程。 （2）通过本流程明确采购部的内部职责和范围，以求提高工作效率。 1.2 适用范围 （1）本流程适用的项目管理阶段是：从“获得土地使用权益”起，到“工程竣工决算完成”止，项目的全过程管理。 （2）管理范围：公司所有开发项目所涉及的工程招标、工程服务招标（工程监理、工程检测、工程咨询等）、工程物资（材料、设备、设施）的采购、工程造价管理与成本控制。 1.3 工作内容 1.3.1 计划管理工作 按照需求部门要求，编制招标采购实施计划，并纳入“项目总控进度计划”范畴。 1.3.2 招标、采购及合同管理工作 （1）组织进行资格审查，负责组织本地区建筑材料设备价格信息的市场调研，建立、完善和维护资料信息库； （2）主持编制招标文件； （3）统一发布招标信息和招标文件发放； （4）主持答疑会议、组织现场踏勘； （5）组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程（供应能力）等进行考察，依据项目公司提出招标要求，推荐选择入围投标单位； （6）组织和参与评标、评审和合同谈判； （7）组织商签合同； （8）编制合同台帐，建立采购部招标采购档案。 1.3.3 工程造价管理及成本控制工作 （1）负责工程方案的造价对比分析； （2）负责设计变更、签证的造价管理； （3）负责工程项目的预算、结算工作； （4）编制付款台帐，并定期与财务核对。 二、工作职责 2.1 招标、采购及合同管理 （1）按照需求部门提供的工程实施进度计划和需求部门的招标要求，主持编制招标文件，组织招标、评标、定标工作； （2）发布招标信息和招标文件的发放； （3）主持发标、答疑会议，审核投标单位资质； （4）组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程（供应能力）等进行考察，依据需求部门提出招标要求，推荐选择入围投标单位报总经理批准； （5）组织和参与评标、评审； （6）组织签署《评标报告审批表》报总经理批准，以最终确定中标人； （7）组织和参与合同谈判，进行合同分析和合同交底； （8）组织和参与样板封存； （9）组织商签合同和发中标通知书； （10）负责收集归档有效招标资料； （11）负责编制合同台帐； （12）组织收取和退回投标保证金； （13）在通用合同范本的基础上规范工程合同条款； （14）参与工程“甲供”物资的到货验收工作。 2.2 工程造价管理 （1）项目成本测算，制定目标成本； （2）工程标底的编制与审核，编制施工图预算，进行工程进度的支付审核，工程变更及签证，工程结算的造价管理； （3）参与施工现场的实测实量工作； （4）审核工程竣工结算； （5）建立工程造价档案，进行工程造价分析； （6）编制工程款支付台帐，并定期与财务核对。 三、组织机构 总经理 运营副总 材料设备采购工程师 造价管理工程师 工程 招标 合同管理 材料采购 设备采购 土建造价管理 安装造价管理 招采部部长 工程招标工程师 招采部组织机构图 四、工作方法和程序 4.1工程招标及合同管理 4.1.1 工程招标工作 严格按照公司《招标管理规定》（试行）执行： （1）根据需求部门的需求计划，编制招标采购工作计划。 （2）组建招标小组。 （3）编制招标文件，组织招标文件在招标小组中进行会签。 （4）组织和参与资格审查，推荐符合要求的投标人报总经理批准。 （5）发放招标文件，并组织收取招标文件费、图纸押金以及投标保证金。 （6）组织和参与开标、评标及定标。 （7）组织和参与样板封存。 （8）组织和参与商签合同和发中标通知书。 （9）进行资料归档。 （10）招标过程中涉及的表格包括： 招标文件审批表 投标人资格预审情况汇总表 考察报告及考察情况会签表 评标报告审批表（中标候选单位推荐表） 中标通知书 合同审批表 （11）需求部门和管理部应在以下时间对下列文件资料完成签认（超过以下时间未进行书面确认，应视为默认，相关资料文件自行生效）： 资格审查文件：收到后48小时内； 招标文件：收到后48小时内； 招标答疑会会议纪要：收到后24小时内； 对投标人考察报告：收到后24小时内； 招标文件的补充通知：收到后24小时内。 （12）由于需求部门的需求计划提交迟于“工程招标采购需要时间表”，而影响了工程实施，责任由需求部门自行承担。 4.1.2 合同管理工作 （1）合同谈判 ① 负责起草合同，组织招标小组成员参加合同谈判。 ② 负责招标文件实质性条款和投标人承诺在合同签订中的落实情况。 ③ 对合同谈判过程、内容进行详细记录，并作为合同交底的依据。 （2