第十章商务秘书会议管理工作汇总.pptxVIP

第十章商务秘书会议工作;第一节 会议管理工作概述;二、会议的作用 1.企业科学决策的重要方式 2.企业民主决策的必要手段 3.商业企业实施统一领导的重要工具 4.企业宣传、教育员工的重要方法 ;三、会议、会见、会谈的区别 1.对象 2.内容 3.功能;四、会议的分类 （一）一般的会议分类 1.组织类型：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议 2.时间方面的规定性：定期和不定期 3.出席对象：联席会、内部会、代表会、群众会等 ;4.功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、动员性等 决策性会议——指各级政府的常务会议，省、市、县长的办公会议，企业中厂长经理办公会等等； 专业性会议——这类会议具有极明显的专业性，多以各部门名义召开，如教育工作会议，金融工作会议，人事工作会议等等； 动员性会议——这类会议以宣传动员群众，提高群众认识为目的，如征兵动员会； 纪念性会议——纪念重大事件或重要人物的会议，如纪念辛亥革命九十周年大会； 外事性会议——指与外宾会谈，与外商谈判的会议等； 综合性会议——这类会议多以各级办公室名义召开，讨论和研究各种问题。 ;5.议题性质：专业性、专题性、综合性等 6.规模：特大型、大型、中型、小型等，大型——千人乃至数千人参加的会议，如政治和群团组织的全国性大会，一些庆祝大会、纪念大会等。 中型——百人至数百人参加的会议，如报告会、庆功会、经验交流会等。 小型——少则几人，多则几十人参加会议，如座谈会、办公会、现场会等。在某些地方、某些时候，还有在露天广场举行数以万计的人参加的特大型会议、庆典活动，如万人集会庆典活动、焰火晚会、特大型工程的奠基、开工及竣工典礼等。 ;7.会议采取的方式：常规会、广播会、电话会、电视会等 8.与会者的国籍和议题的范围：国内会议和国际会议等 9.机密程度：公开会议、内部会议、机密会议等 ;（二）公司常见会议的类型和作用 1.经理例会与特别会议 2.员工例会 3.股东大会和董事会议 4.公司年会 5.客户咨询会 6.产品展销订货会 7.业务洽谈会 8.新产品新闻发布会 ;五、会议议程与会议日程;六、会议的成本计算;七、 会议的申报与审批 1.会议申报与审批的形式 一般而言，会议申报与审批大体有三种形式。 一是口头申报形式。 二是书面申报形式。 三是会议申报形式。 2. 会议审批的原则 尽管各种会议的申报与审批形式不同，但精简从严的审批原则却大体一致。 秘书部门对有关职能部门申报召开的会议，要本着精简从严的审批原则，严格把好审批关。要分析会议是否有必要开，能否合并开，可否用其他方式解决问题等。 会议审批还应遵循“一支笔”的原则。 ;第二节 会议的准备工作;（二）会议筹备方案的内容 1.确定会议的主题与议题 2.确定会议的名称 3.确定会议的议程 4.确定会议的时间和日期 5.确定会议所需设备和工具 ;6.确定会议与会代表的组成 7.确定会议文件的范围，做好文件的印刷和发放工作 8.确定会议经费预算 9.确定会议住宿和餐饮安排 10.确定会议的地点 ;二、会议议程会议日程的安排 注意事项 一般安排;三、确定会议地点 确定会议地点应该注意： 1.秘书人员应综合考虑各种因素选择恰当的会议地点 2.会场位置必须让上司和与会者方便前往 3.会场的大小与会议规模相符合 4.场地要有良好的设备配置 5.场地不应受外界干扰 6.选择会议地点应考虑有无停车场所 ;四、确定与会人员范围 五、准备会议资料 体现会议议题的主要文件 服务于议题的辅助材料 会务工作资料 ;六、发放会议通知 办公会因属例会，时间、地点一般是相对固定的。对于工作程序已形成多年的企业，办公会会议通知一般不必另行制作，而是在企业每周重大会议活动安排表中注明（见会议活动安排表）。办公会组成人员对已成惯例的办公会，自然会在看到会议活动安排表后预留出时间。但对与议题相关的职能部门，秘书人员应在发送会议活动安排表时，对职能部门额外叮嘱下周办公会时间及出席人员。某些企业，因工作程序或企业领导人工作习惯等原因，办公会仍需制作会议通知。 秘书人员无论用何种方式事先通知了与会者，在会前仍要当面或用电话再次确认与会者是否能按时出席。如不属会议的第一个议题相关的职能部门，还应另行明确何时到会和候会地点。 ;会议通知必须简明扼要。那种用“为了”起句，然后摆出一大堆依据，把会议时间、地点放在最后的写法，不能使人开门见山地得到会议信息，应尽量避免。 会议通知必须具备七要素（也有称之为“七个清楚”）：会名、会期、开始时间（月、日、星期，上、下午或晚上几时）、地点、参加会议人员范围、入场凭证、筹办会议的联系单位等。 会议通知的一般体例是： 兹定于×月×日（星期×）×午×时在××地点召开××会议，会期×天，参加人员为××，