文书档案管理论述.ppt

归档文件的装盒 5、每一盒归档文件应设置备考表。备考表设置项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。（见附图） 归档文件的装盒 归档文件的装盒 6、盒内文件情况说明，要求填写盒内归档文件需要说明的情况，包括该盒内归档文件的收集齐全完整程度，文件本身的状况(如字迹模糊、缺损）等。 8、整理人，填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任。 9、检查人，填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写，也可由机关内部机构负责人填写。 10、日期，填写归档文件整理完毕的年、月、日。 归档文件的装盒 最后办理归档文件移交手续，按归档文件移交清册（见附图）填写相关内容，移交人、接收人双方签字，一式两份，一份移交人保存，另一份接收人保存一并归档作为永久保存档案。 归档文件的装盒 河南油田档案馆 2014年4月 谢谢大家！ 划分保管期限 （二）、以文件的特征作为判定保管期限的依据 (1)从文件的内容上看：①记述和反映本单位主要职能活动的比记述和反映本单位非职能活动的保管期限长；②方针政策法规性文件比一般业务性、行政事务性文件的保管期限长；③领导指导性文件比一般事务性的保管期限长；④全面性、综合性比局部性、单一性、专题性文件保管期限长；⑤依据性、针对性文件比普发性、参考性文件保管期限长；⑥典型性、首创性、代表性重大事件比一般性工作事项保管期限长；⑦中心工作比日常具体事务保管期限长。 划分保管期限 (2)从文件的来源上看：主要指文件的制发机关，本单位发文比外机关来文保管期限长；上级机关比同级机关、下级机关文件保管期限长；直属上级机关比非隶属上级机关保管期限长。具体如何划分上级机关的保管期限，可参照下列方法： A、上级机关直接针对、专指本单位工作的文件，如干部任免、表先、考核文件等，为永久保管。 B、上级机关颁发的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的方针、政策、法规性文件或重大问题的普发文件。如命令、指示、决定、办法、规定性通知等，这类文件系针对本单位主管业务的发文，在本地区收文单位仅限于本单位，是孤本，故应为永久保管。 划分保管期限 C、上级机关颁发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的一般性业务或行政事务等类的文件，为10年保管。 D、上级党政领导机关对本单位人事、财务、劳资及机关事务等进行监督管理的文件；①直接针对本单位工作的文件，如机构设置、人员编制、干部任免、奖惩、调资、纪检、审计文件等为永久保管。②不属于本单位主管业务，但需要贯彻执行的方针政策法规性或重大事项的意见、办法等，如干部管理、生活待遇等规定，应为10年保管。 划分保管期限 E、转发、批转文件与被转发、批转原件，不管是上级机关转发、批转本机关的文件，还是本机关转发上级机关的文件，或者是本机关转发、批转下级机关的文件，凡是文件内容属于本机关主管业务或重大事情的，均为永久保管，凡是属于阶段性、临时性工作的，则为10年保管。 F、联合发文，属于本单位主办的，又属于本单位主要职能的文件，为永久保管；属于本单位会签、联办或协助办理的，且不属于本单位主要职能的文件，为10年保管。 划分保管期限 G、本单位编辑出版的刊物(含公开出版和内部发行)，样本(印件)列为永久保存，刊物的定稿(原稿)，重要的如社论、评论、机关领导人和知名人物撰写的重要稿件、题词等作为永久保存；经验、消息等一般性稿件作为10年保存。 H、没有批复的请示，等于所请示的问题未得到解决，这类文件一般应划分为10年保管，待批复之后，再根据其重要程度确定保管期限，抽出和批复放在一起，归人批复年度内。如请示虽未批复，但问题已经解决，应由承办人在原请示上注明是如何解决的，并根据其重要程度确定保管期限。 划分保管期限 (3)从文件的时间上看，文件内容涉及的时间跨度大(年度以上的)或有效时限长比时间跨度小、有效时限短的保管期限长。 (4)从文件的名称上看，条例、规定、办法、命令、决定、方案以及指示性、规定性、决定性通知比一般性工作意见、通知的保管期限长。 (5)从文件的可靠程度上看，文件正本(指原稿、手稿、定稿和打印件)、抄本(副本、复制件)、草稿、草案等标志着文件的可靠程度和保存价值。一般来讲，正本比抄本价值大，但在没有正本的情况下，抄本的保管价值也相应提高。重要文件、著作，其草稿、草案也有价值，可看出其制定、创作的过程。 划分保管期限 (