PPGRP0001PPGPC-HSE-PR-0014 HSE记录管理程序.docVIP

中委合资广东石化 2000万吨/年重油加工工程 HSE记录管理程序 文件编号:PPGRP0001-PPGPC-HSE-PR-0014 0 版号 日期 发布说明 编制 审查 审核 批准 目 录 1 目的 1 2 范围 1 3 定义 1 4 职责 1 5 指导 1 5.1 记录分类 1 5.2 记录编制 1 5.3 记录填写 2 5.4 记录的保管 2 5.5 记录的保存期限和销毁 3 6 参考文件 3 7 附件 3 附件1：HSE记录清单（样式） 4 附件2 ：HSE记录借阅登记表 4 附件3：HSE记录清单 5 1 目的 为规范HSE管理体系的记录管理，提供HSE管理体系运行的客观证据，明确记录控制的管理范围、职责和要求，特制订本程序。 2 范围 本程序适用于广东石化建设项目的HSE记录管理与控制。 3 定义 无 4 职责 4.1 健康安全环保部是HSE记录控制的归口管理部门，负责制定与修订HSE记录控制程序。 4.2 各部门、单位、承包商应指定专（兼）职人员负责责任范围内的HSE记录管理与控制，并按相应的HSE 程序、管理规定中的要求进行填写、标识、整理、存档、备案等。 4.3 相关方提供的HSE记录，由业务归口部门负责管理。 5 指导 5.1 记录分类 HSE记录分为外来记录和内部记录，其中内部记录分为原始性记录、基础性记录和综合性记录。 5.1.1 原始性记录 产生于现场，是管理体系活动过程中最初形成的凭证资料，如许可证、检验和试验记录、操作 记录等。 5.1.2 基础性记录 是指包括各种经过初步整理、汇总的记录，或反映实物状况和各种HSE特性以及各种活动的数据、文字的资料，如应急演练记录、会议纪要、环境监测记录等。 5.1.3 综合性记录 是指反映管理体系运行状况并具有固定格式或内容的各类报告。这类报告比较完整，综合地反映和记录了某项活动的全过程，如管理体系内审、管理评审记录与报告等。 5.2 记录编制 5.2.1 各单位、承包商HSE记录格式首先使用广东石化程序/规定提供的固定格式，其它记录可自行设置。 5.2.2 HSE记录至少包括名称、标识、填表人（或单位）、审核人和填写时间等内容。 5.2.3 记录采用法定计量单位。 5.2.4 外来HSE记录的标识由归口管理部门制定，标识应位于记录的右上角，按以下方法标识： J—HSE—PR/RG—XXX—201X 各代码的含义为： 1、J—代表记录； 2、HSE—代表HSE专业记录； 3、PR/RG—PR是程序文件中规定的记录，RG是管理规定中规定的记录； 4、XXX—记录顺序号； 5、201X—年代号，为记录审批的年度。 5.2.5 HSE记录也可用磁盘、光盘的形式承载，记录需输入计算机内的，其标识按5.2.4条款执行，标识应位于记录首页的右上角。 5.2.6 所有在用的记录标识应是唯一的。 5.3 记录填写 5.3.1 HSE记录必须按规定内容填写，字迹工整清楚，填写及时，内容齐全真实，正式的记录不能用铅笔填写。 5.3.2 原始记录不允许涂改，若出现笔误，可以在笔误处或错误的位置打双横线（原文可辨识），并于旁边或夹缝处填写正确的记录，填写者签名或盖章。数字、符号、单位的更改只能由记录人员进行。 5.3.3 HSE记录表格一般不得有空。特殊情况下出现空格时填写应遵循下列要求： 1、若该栏目全为空格，对空白栏栏目名称进行杠改（杠改为两条横线或两条竖线）； 2、若该栏目不全为空格，在空格上划“—”； 3、对空格作文字说明； 4、记录“备注”栏可留空格； 5、以计算机输出的由软件程序编制而成的记录中的空格可不填。 5.3.4 填写人、审核人、负责人栏目均应由当事人签名或盖章（随时更新的记录除外）。 5.4 记录的保管 5.4.1 HSE记录由产生或使用该记录的单位妥善保管，产生记录的单位应将填写好的记录及时从现场收回，保存在规定的地方，环境要适宜，防止损坏、变质和丢失。 5.4.2 相关方的HSE记录，由归口部门使用保管。 5.4.3 对需要装订成册的HSE记录，应按照一定的顺序进行装订，并标明记录名称及形成时期，便于查阅。记录应定置管理，上架归档；以盒、夹、袋等保管的记录，应在其上标明记录的类别、期间等字样。 5.4.4 HSE记录一般不外借，如确需借出，应办理借阅手续，填写“HSE记录借阅登记表”，记录保管人员应督促其及