4.21上综合档案室管理讲述.ppt

综合档案室管理 慈溪市档案局 马雪晴 综合档案室管理 一、综合档案室创建标准 二、我市档案工作情况 三、档案整理 四、全宗卷整理 一、综合档案室创建标准 1、本单位档案工作有明确的分管领导，设置了由办公秘书部门管理的综合档案室。综合档案室主任由办公秘书部门主要负责人兼任，配备专兼职档案员，并接受档案业务专业知识培训，有健全的档案工作网络。 一、综合档案室创建标准 2、各类档案实行集中统一管理，（各类档案由各业务部门立卷整理后移交综合档案室），确保档案的完整和有效利用。根据国家档案局的有关规定，各单位可结合实际制定档案分类方案，将档案分为文书档案、业务档案、特种载体档案（照片、光盘、实物、印章等）、会计档案、科技档案等六大类。可以以卷或件为整理单位。编号可采用分类号+年代号，分类号不变，年代号一年一个号，逐年增加。 一、综合档案室创建标准 3、制订了统一的档案工作各项管理制度。一般应有全面的档案工作管理规定，库房管理、借阅、保密工作制度，各种门类档案保管期限表，综合档案室工作目标展开图等。有些制度必须上墙，像档案人员岗位责任制、档案借阅利用制度、档案库房管理制度、保密制度、档案的移交制度等。 一、综合档案室创建标准 4、配置适应存放档案需要的专用库房和装具，并有相应的档案保护设施，达到防火、防盗、防虫、防潮、防温、防光、防尘等“七防”要求。所有档案室可配备空调、去湿机、灭火器、温湿度表等设施，档案员每天认真做好温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取控制措施。 一、综合档案室创建标准 5、做好本单位建立以来的各类文件材料的整理归档工作，无积存零散文件，案卷质量基本符合上级有关标准及市档案局具体要求。 一、综合档案室创建标准 6、建立相应的档案检索工具、各类台帐和档案编研资料。检索工具有案卷目录、全引目录、干部职务任免、离退休人员专题目录、荣誉档案一览表等；建立全宗卷，应包括全宗介绍、分类方案、交接凭据、年度检查记录等；健全统计台帐，完善档案收进移出登记簿，建立档案借阅利用登记簿和写好档案利用效果分析。编研材料有每年的大事记、年鉴和历年的组织机构沿革。 二、我市档案工作情况 1、机关、企事业单位档案工作： （1）建立综合档案室：至2014年，建立综合档案室806家，撤销246家（注：市联社下改制企业算撤销单位），实有561家。 年检，考核 （2）档案工作目标管理：宁波级111家（宁一46，宁二54，宁三9，宁波级2）。省级74家（省一21，省二25，省三17，省级7，省优2，省良2），国家级4家（国一1，国二3）。 8号令审批120家 （3）数字档案室创建：省级规范化数字档案室44家，示范9家。 二、我市档案工作情况 2、农业农村档案工作： （1）省级行政村（社区）规范、示范创建： 省级行政村规范化档案室195家，示范10家，社区规范化档案室30家，示范5家。 （2）农村档案信息资源共享：到2014年全覆盖 二、我市档案工作情况 3、重点建设项目档案 《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》第十九条第二款 “县级以上人民政府确定的重点建设项目、重大科学技术研究成果的档案，在竣工验收或者鉴定以前，应当经同级档案行政管理部门对其档案先行验收合格： 慈档[2006]3号，市级以上重点建设项目在总验收之前，必须由档案局进行档案专项验收。 三、档案整理 （一）文书档案整理 案卷号的编制方法：案卷号用三位阿拉伯数字标识，一个目录内或类别内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。 案卷的排列与编号 一般按保管期限排列。老的保管期限分永久（50年以上）、长期（15-50年）、短期（15年以下）。 案卷排列时永久、长期可以混排，短期卷放在最后，不可与永久、长期混淆。 或按永久、30年、10年顺序排列。 案卷加工整理 第一步：敲页码 第二步：填写卷内文件目录 第三步：去除订书钉、夹子等金属物 第四步：装订 第五步：填写案卷封面 第六步：填写卷内备考表 卷内文件目录 填写档案案卷封面 目录的编制 立卷：案卷目录 组件：归档文件目录 案卷目录 （二）照片档案管理 照片档案的收集 照片档案的整理 照片档案的保管 照片档案概念 照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。 照片档案的收集范围包括：记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片；领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片；本单位组织或参加的重要外事活动的照片；记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象