(SMP-YJ002-000)医院文件标准管理规程.docVIP

医院文件标准管理规程编制部门药剂科编号/版本号SMP-YJ002-000页数:  PAGE 6/ NUMPAGES 6分发部门各部门 起草人:审核人:批准人:执行日期年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日文件盖红章(或受控章)有效 修订记录 修订日期修订版本参考文件修订内容 1.0:目的 制订医院文件标准管理规程,使文件管理工作标准化﹑规范化。 2.0:适用范围 对医院文件的编写、审核、回顾、修改、批准进行规范。 3.0:职责 3.1 由医品部负责医院管理文件与资料的收集、分类编号、整理、存档、保管和发放。文件的发放范围根据文件内容由各职能部门决定。 3.2 各医疗、护理、医技、行政后勤各科室应指定人员负责本科室所使用文件管理 4.0:程序 4.1 文件编号原则 4.1.1 专属性：文件与编号一一对应，一文一码，一旦文件停止使用，此文件编号亦随之作废，不再使用。 4.1.2 稳定性：任何人不得随意编号，若有需变动时，必须经批准，并随之变更所有文件的编号。 4.1.3 可修订：文件修定后，必须给予新的修定号，同时对其相关文件中出现的该文件编号进行修定。 4.2 文件编号结构 □ □/□ □ □ - □ □ □ □ □ - □ □ □ 文件类别代码 文件归属(英文字母)及编号 文件版本号 4.3 文件的分类 4.3.1 文件类别代码 4.3.1.1 质量方针/目标 文件类别代码:QP 4.3.1.2 质量手册 文件类别代码:QM 4.3.1.3 标准管理规程 文件类别代码:SMP 4.3.1.4 标准操作规程 文件类别代码:SOP 4.3.1.5 记录表格 文件类别代码:REC 4.3.2 文件归属(英文)及编号 4.3.2.1 管理委员会 文件归属简写:GL 4.3.2.2 人力资源部文件 文件归属简写:HR 4.3.2.3 药剂科文件 文件归属简写:YJ 4.3.2.5 医品部文件 文件归属简写:YP 4.3.2.6 医务部文件 文件归属简写:YW 4.3.2.7 护理部文件 文件归属简写:HL 4.3.2.8 总务部文件 文件归属简写: ZW 4.3.2.9 财务部文件 文件归属简写:CW 4.3.2.10 客服部文件 文件归属简写:KF 4.3.2.11 营业管理文件 文件归属简写:BM 4.3.2.12 文件号码各部门按管理方便编号。 4.3.3 文件版本号 文件版本号由3位阿拉伯数字组成，“000”为第一版，“001”为修订第二版，以此类推。 4.4 举例说明 如编号/版本号为“SMP-YJ001-000”的文件，其中“SMP”表示此文类为标准管理文件，“YJ”代表药剂科管理文件，“001”表示该文件是此类别第一个文件，“000”为版本号（修订次数）。 4.5 标准文件格式及内容要求 4.4.1 标头﹑标尾编写格式 4.4.1.1 标头文件名栏填写文件的正式名称，字体采用三号字。 4.4.1.2 文件编号/版本号由医品部及文件编写部门制定。 4.4.1.3 文件的页数填写如“1/ 4”栏内，表示为第1页，共4页。 4.4.1.4 编制及分发部门按编写部门及使用部分填写。 4.4.1.5 执行日期为文件的生效日期。 4.4.1.6 文件盖红章（或受控章）有效。 4.4.2 文件一律采用A4纸，行文行间距为1.5倍，行文字体采用宋体小四号字，字符间距采用标准间距。 4.4.3 文件第1页为文件的修订记录。 4.4.4 目的：简明扼要地说明制定该文件的目的是什么。 4.4.5 适有范围：该文件适用于哪些范围或应用领域。 4.4.6 职责: 哪些部门、岗位或人员对该文件负有责任。 4.4.7 程序：正文部分。 4.4.8 参考：该文件编写时参考的文件。 4.4.9 附