记录控制程序002.docVIP

XDY/LT-CX-002-2011 记录控制程序 6 标 题：记录控制程序 编 制：刘艳丽 文件编号：XDY/LT-CX-002-2011 审 核：李明珠 版次/修改状态：C/1 实施日期：2011.08.10 1、目的 通过对记录的控制和管理，验证公司产品和服务达到规定的要求，并验证管理体系有效运行，为采取纠正预防措施提供依据。 2、范围 适用于本公司管理体系所要求的记录控制。 3、职责 3.1 行政办公室为管理记录管理的归口部门，负责对各部门的记录控制情况进行监督和管理，建立和保存记录清单,规定记录的保存期，对超 出保存期限的记录集中销毁处理。 3.2 各部门经理负责记录表格的编制和审核，分管副总批准。 3.3 各部门负责本部门记录的整理、归档，并按规定期限保存相关记录。 4、工作程序 4.1 记录表格的编制和确认 各部门根据本部门的需要设计出本部门的记录表格,记录表格经分管副总批准后由行政办公室依据文件编号规定对记录进行编号，并规定 记录的保存期限。各部门建立本部门的《管理记录清单》。 4.2 表格的受控 4.2.1行政办公室收到各部门的表格进行确认，在表格正背面加盖受控印章，登记于《管理记录清单》中。 4.2.2《管理记录清单》应保持最新状态,以便各部门查阅表格。 4.3 记录的填写 4.3.1表格记录人员填写相关记录时,应严格并按以下规定填写记录,以便追溯。 1）、记录填写必须及时、准确、清晰； 2）、不可使用铅笔； 3）、用统一、规范、合理的记录表格； 4）、记录不得随意涂改，若需涂改可用划线方式，并在划旁签名或盖章，且注明更改日期； 5）、客户有特殊要求时,需按客户要求填写。 4.3.2 记录完成后应签字确认。 4.4 记录的保存及查阅 4.4.1 各部门需指定专人收集保管相关的管理记录。 4.4.2 记录管理人员以周或月为期限,按管理记录的种类/性质分类、编号、规档保存,以便必要时能即时查阅 (包括来自相关方的记录)。 4.4.3 管理记录的保存期限按《管理记录清单》上的规定要求进行，《管理记录清单》列出保存的期限依据记录的重要性、时效性来制定。 4.4.4 管理记录应由所属部门妥善存放，以防止损坏和丢失。 4.4.5 记录也可采用???子形式保存。 4.4.6 各部门有关人员如因工作需要或当公司外来人员需查阅记录时，应先经记录保管部门负责人同意后方可借阅或复印。 4.5 表格的变更 4.5.1 记录表格格式变更,需经部门经理确认。 4.5.2 变更后的记录表格需重新进行确认和受控登记。 4.6 过期记录和表格的处理 4.6.1 各部门记录管理人员每年初整理上一年的记录, 超出保存期限的记录经记录管理人员填写《文件销毁批准单》，经部门负责人审核后交行政办公室确认,由行政办公室对其进行销毁.需做资料保留的过期记录,整理、标识后可继续保存。 4.6.2 批量印刷的记录表格需经行政办公室确认后印刷。新表格正式使 用时须将旧的受控表格交回行政办公室,未填写的印刷旧表格由部门自行处置,但需确认识别新旧表格混用状况。 4.6.3 当法规与顾客对记录控制有特殊要求时,则依据法规与顾客要求执行。 5、相关文件和记录 《管理记录清单》 《文件分发回收记录表》 《文件销毁批准单》